Когато разполагате с големи количества данни, може да бъде непосилно, ако не са сортирани правилно в работната ви книга. Научете различни методи за сортиране на данни в Excel, за да станете по-продуктивни и да направите вашите електронни таблици по-лесни за управление.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Microsoft 365, Excel Online и Excel за Mac.
Изберете данни за сортиране
Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон, който трябва да бъде сортиран. Excel ще избере области от свързани данни, стига данните да отговарят на следните условия:
- Няма празни редове или колони в област със свързани данни.
- Празните редове и колони са между областите със свързани данни.
Excel определя дали областта с данни има имена на полета и изключва реда от записите за сортиране. Позволяването на Excel да избере диапазона за сортиране може да бъде рисковано, особено при големи количества данни, които са трудни за проверка.
За да сте сигурни, че са избрани правилните данни, маркирайте диапазона, преди да започнете сортирането. Ако един и същ диапазон ще бъде сортиран многократно, най-добрият подход е да му дадете име.
Ключ за сортиране и ред на сортиране в Excel
Сортирането изисква използването на ключ за сортиране и ред на сортиране. Ключът за сортиране е данните в колоната или колоните, които искате да сортирате, и се идентифицира от заглавието на колоната или името на полето. В изображението по-долу възможните ключове за сортиране са ID на ученик, име, възраст, програма и месец на започване.
Бързо сортиране на данни
За да направите бързо сортиране, изберете една клетка в колоната, съдържаща ключа за сортиране. След това изберете как искате да бъдат сортирани данните. Ето как:
- Изберете клетка в колоната, съдържаща ключа за сортиране.
- Изберете Начало.
- Изберете Сортиране и филтриране, за да отворите падащото меню с опции за сортиране.
- Изберете как искате да сортирате данните. Изберете възходящ или низходящ ред.
Когато използвате Сортиране и филтриране, опциите за ред на сортиране в падащия списък се променят в зависимост от типа данни в избрания диапазон. За текстови данни опциите са Сортиране от A до Z и Сортиране от Z до A. За числови данни опциите са Сортиране от най-малките към най-големите и Сортиране от най-големите към най-малките.
Сортиране на множество колони с данни в Excel
В допълнение към извършването на бързо сортиране въз основа на една колона с данни, функцията за персонализирано сортиране на Excel ви позволява да сортирате по множество колони, като дефинирате множество ключове за сортиране. При сортиране с няколко колони ключовете за сортиране се идентифицират чрез избиране на заглавията на колоните в диалоговия прозорец Сортиране.
Както при бързото сортиране, ключовете за сортиране се дефинират чрез идентифициране на заглавията на колоните или имената на полетата в таблицата, съдържаща ключа за сортиране.
Пример за сортиране в няколко колони
В примера по-долу данните в диапазона A2 до E12 са сортирани в две колони с данни. Данните първо се сортират по име и след това по възраст.
За сортиране на няколко колони с данни:
- Маркирайте диапазона от клетки за сортиране. В този пример са избрани клетки от A2 до E12.
- Изберете Начало.
- Изберете Сортиране и филтриране, за да отворите падащия списък.
- Изберете Персонализирано сортиране, за да отворите диалоговия прозорец за сортиране.
- Поставете отметка до Данните ми имат заглавки.
- Под заглавието на колоната изберете стрелката надолу Сортиране по и изберете Име от падащия списък, за да сортирате първо данните по колоната Име.
- Под заглавието Сортиране по оставете настройката като Стойности на клетките. Сортирането се основава на действителните данни в таблицата.
- Под заглавието Поръчка изберете стрелката надолу и изберете Z до A, за да сортирате данните за името в низходящ ред.
- Изберете Добавяне на ниво, за да добавите втора опция за сортиране.
- Под заглавието на колоната изберете След това чрез стрелката надолу и изберете Възраст, за да сортирате записи с дублирани имена по колоната Възраст.
- Под заглавието Поръчка изберете От най-големи до най-малки от падащия списък, за да сортирате данните за възрастта в низходящ ред.
- Изберете OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните.
В резултат на дефиниране на втори ключ за сортиране, показан в примера по-долу, двата записа с еднакви стойности за полето Име се сортират в низходящ ред с помощта на полето Възраст. Това води до рекорда за студента Уилсън Дж., на 21 години, преди рекорда за Уилсън П., на 19 години.
Първият ред: Заглавия на колони или данни
Диапазонът от данни, избран за сортиране в примера по-горе, включва заглавията на колоните над първия ред с данни. Този ред съдържа данни, които са различни от данните в следващите редове. Excel установи, че първият ред съдържа заглавията на колоните и коригира наличните опции в диалоговия прозорец Сортиране, за да ги включи.
Excel използва форматиране, за да определи дали даден ред съдържа заглавия на колони. В примера по-горе заглавията на колоните са с различен шрифт от данните в останалите редове.
Ако първият ред не съдържа заглавия, Excel използва буквата на колоната (като Колона D или Колона E) като избор в опцията Колона на диалоговия прозорец Сортиране.
Excel използва тази разлика, за да определи дали първият ред е заглавен ред. Ако Excel направи грешка, диалоговият прозорец Сортиране съдържа квадратче за отметка Моите данни имат заглавки, което отменя този автоматичен избор.
Сортиране на данни по дата или час в Excel
В допълнение към сортирането на текстови данни по азбучен ред или числа от най-голямото до най-малкото, опциите за сортиране на Excel включват сортиране на стойности за дата. Наличните поръчки за сортиране, налични за дати, включват:
- Възходящ ред: от най-старите към най-новите.
- Низходящ ред: от най-новите към най-старите.
Диалогов прозорец за бързо сортиране срещу сортиране
Дати и часове, които са форматирани като числови данни, като Дата на заемане в примера по-горе, използват метода за бързо сортиране, за да сортират в една колона. За сортиране, включващо множество колони с дати или часове, използвайте диалоговия прозорец Сортиране по същия начин, както сортирането на множество колони с числови или текстови данни.
Пример за сортиране по дата
За да извършите бързо сортиране по дата във възходящ ред, от най-старите към най-новите:
- Маркирайте диапазона от клетки за сортиране. За да следвате примера по-горе, маркирайте клетки от G2 до K7.
- Изберете Начало.
- Изберете Сортиране и филтриране, за да отворите падащия списък.
- Изберете Персонализирано сортиране, за да отворите диалоговия прозорец за сортиране.
- Под заглавието на колоната изберете стрелката надолу Сортиране по и изберете Заето, за да сортирате първо данните по датата на заемане.
- Под заглавието Сортиране по изберете Стойности на клетката. Сортирането се основава на действителните данни в таблицата.
- Под заглавието Ред на сортиране изберете От най-старите към най-новите от падащия списък.
- Изберете OK в диалоговия прозорец, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните.
Ако резултатите от сортирането по дата не се окажат според очакванията, данните в колоната, съдържаща ключа за сортиране, може да съдържат дати или часове, съхранени като текстови данни, а не като числа (датите и часовете са само форматирани числови данни).
Смесени данни и бързо сортиране
Когато използвате метода за бързо сортиране, ако записите, съдържащи текстови и числови данни, са смесени заедно, Excel сортира числата и текстовите данни отделно, като поставя записите с текстови данни в долната част на сортирания списък.
Excel може също да включи заглавията на колоните в резултатите от сортирането, интерпретирайки ги просто като още един ред от текстови данни, а не като имена на полета за таблицата с данни.
Възможно предупреждение за сортиране
Ако се използва диалоговият прозорец Сортиране, дори за сортиране в една колона, Excel може да покаже съобщение, което ви предупреждава, че е срещнал данни, съхранени като текст, и ви дава избор да:
- Сортирайте всичко, което прилича на число като число.
- Сортирайте числата и числата, съхранени като текст отделно.
Ако изберете първата опция, Excel се опитва да постави текстовите данни на правилното място на резултатите от сортирането. Изберете втората опция и Excel поставя записите, съдържащи текстови данни, в долната част на резултатите от сортирането, точно както прави при бързото сортиране.
Сортиране на данни по дни от седмицата или по месеци в Excel
Можете също да сортирате данни по дни от седмицата или по месеци от годината, като използвате същия вграден персонализиран списък, който Excel използва за добавяне на дни или месеци към работен лист с помощта на манипулатора за попълване. Тези списъци позволяват сортиране по дни или месеци хронологично, а не по азбучен ред.
Както при другите опции за сортиране, стойностите за сортиране по персонализиран списък могат да се показват във възходящ (от неделя до събота или от януари до декември) или в низходящ ред (от събота до неделя или от декември до януари).
В изображението по-горе бяха последвани следните стъпки за сортиране на извадката от данни в диапазона A2 до E12 по месеци от годината:
- Маркирайте диапазона от клетки за сортиране.
- Изберете Начало.
- Изберете Сортиране и филтриране, за да отворите падащия списък.
- Изберете Персонализирано сортиране, за да отворите диалоговия прозорец за сортиране.
- Под заглавието на колоната изберете Начало на месеца от падащия списък, за да сортирате данните по месеци от годината.
- Под заглавието Сортиране по изберете Стойности на клетката. Сортирането се основава на действителните данни в таблицата.
- Под заглавието Поръчка изберете стрелката надолу до опцията от А до Я по подразбиране, за да отворите падащото меню.
- Изберете Персонализиран списък, за да отворите диалоговия прозорец Персонализирани списъци.
- В левия прозорец на диалоговия прозорец изберете Януари, февруари, март, април.
- Изберете OK, за да потвърдите избора и да се върнете към диалоговия прозорец Сортиране.
- Избраният списък (януари, февруари, март, април) се показва под заглавието Поръчка.
- Изберете OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните по месеци от годината.
По подразбиране персонализираните списъци се показват само във възходящ ред в диалоговия прозорец Персонализирани списъци. За да сортирате данните в низходящ ред, като използвате персонализиран списък, след като сте избрали желания списък, така че да се показва под заглавието Поръчка в диалоговия прозорец Сортиране:
- Изберете стрелката надолу до показания списък, като например януари, февруари, март, април, за да отворите падащото меню.
- В менюто изберете опцията за персонализиран списък, която се показва в низходящ ред, като декември, ноември, октомври, септември.
- Щракнете върху OK, за да сортирате данните в низходящ ред, като използвате персонализирания списък.
Сортиране по редове за пренареждане на колони в Excel
Както е показано с предишните опции за сортиране, данните обикновено се сортират чрез заглавия на колони или имена на полета. Резултатът е пренареждане на цели редове или записи на данни. По-малко известна и следователно по-рядко използвана опция за сортиране в Excel е сортирането по ред, което води до пренареждане на реда на колоните отляво надясно в работен лист.
Една от причините за сортиране по ред е да се съпостави редът на колоните между различните таблици с данни. С колоните в същия ред отляво надясно е по-лесно да сравнявате записи или да копирате и премествате данни между таблиците.
Персонализиране на реда на колоните
Много рядко обаче поставянето на колоните в правилния ред е проста задача поради ограниченията на опциите за възходящ и низходящ ред на сортиране на стойности. Обикновено е необходимо да се използва персонализиран ред на сортиране и Excel включва опции за сортиране по клетка или цвят на шрифта или по икони за условно форматиране.
Най-лесният начин да кажете на Excel реда на колоните е да добавите ред над или под таблицата с данни, съдържащ числа, които показват реда на колоните отляво надясно. След това сортирането по редове се превръща в прост въпрос на сортиране на колоните от най-малката до най-голямата по реда, съдържащ числата.
След като сортирането приключи, добавеният ред от числа може лесно да бъде изтрит.
Пример за сортиране по редове
В извадката от данни, използвана за тази поредица за опциите за сортиране на Excel, колоната ID на ученик винаги е била първа отляво, следвана от Име и след това Възраст.
В този случай, както е показано на изображението по-горе, към колоните са добавени числа, за да подготви работния лист за пренареждане на колоните, така че колоната Програма да е първа вляво, последвана от Начало на месеца, Име, Възраст, и студентски ID.
Ето как да промените реда на колоните:
- Вмъкнете празен ред над реда, съдържащ имената на полетата.
- В този нов ред въведете следните числа отляво надясно, като започнете от колона A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Маркирайте диапазона за сортиране. В този пример маркирайте A2 до E13.
- Изберете Начало.
- Изберете Сортиране и филтриране, за да отворите падащия списък.
- Изберете Персонализирано сортиране, за да отворите диалоговия прозорец за сортиране.
- Изберете Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции за сортиране.
- В секцията Ориентация изберете Сортиране отляво надясно, за да сортирате реда на колоните отляво надясно в работния лист.
- Изберете OK, за да затворите диалоговия прозорец Опции за сортиране.
- С промяната в ориентацията, заглавието на колоната в диалоговия прозорец за сортиране се променя на ред.
- Изберете Сортиране по стрелка надолу и изберете Ред 2. Това е редът, съдържащ персонализираните числа.
- Под заглавието Сортиране по изберете Стойности на клетката.
- Под заглавието Поръчка изберете От най-малкото до най-голямото от падащия списък, за да сортирате числата в ред 2 във възходящ ред.
- Изберете OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате колоните отляво надясно по числата в ред 2.
- Редът на колоните започва с Програма, последвана от Начало на месеца, Име, Възраст и ID на ученик.
Използване на опциите за персонализирано сортиране на Excel за пренареждане на колони
Въпреки че персонализираните сортировки са налични в диалоговия прозорец Сортиране в Excel, тези опции не са лесни за използване, когато става въпрос за пренареждане на колони в работен лист. Опциите за създаване на персонализиран ред на сортиране, налични в диалоговия прозорец Сортиране, са да сортирате данните по цвят на клетка, цвят на шрифта и икона.
Освен ако към всяка колона вече не е приложено уникално форматиране, като различен шрифт или цветове на клетките, това форматиране трябва да се добави към отделни клетки в същия ред, за да се пренареди всяка колона.
Например, за да използвате цвета на шрифта за пренареждане на колоните:
- Изберете име на всяко поле и променете цвета на шрифта за всяко. Например променете Програмата на червено, Началото на месеца на зелено, Името на синьо, Възрастта на оранжево и ID на ученика на лилаво.
- В диалоговия прозорец Сортиране изберете Сортиране по и изберете Ред 2.
- Под заглавието Сортиране по изберете Цвят на шрифта.
- Под заглавието Поръчка задайте ръчно реда на цветовете на имената на полетата, за да съответства на желания ред на колоните.
- След сортиране нулирайте цвета на шрифта за всяко име на поле.
