Всички версии на Microsoft Outlook използват PST файлове за съхраняване на имейли, контакти, календарни данни и други данни на Outlook. С течение на времето тези файлове нарастват по размер и тъй като тези файлове стават по-големи, производителността на Outlook се влошава. Поддържайте малки размери на PST файловете чрез изтриване на стара информация или архивиране, за да поддържате Outlook в най-добрия си вид.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook за Microsoft 365.
Долен ред
Outlook използва PST файлов формат, способен да съхранява Unicode данни, стандарт, който представлява повечето азбуки на компютри. Тези PST файлове нямат ограничение за размера, но се препоръчва практическо ограничение от 20 GB до 50 GB.
Как да архивирате автоматично по-стари PST елементи
Използвайте функцията AutoArchive на Outlook за автоматично преместване на елементи в архив, за да държите вашите папки и входяща кутия под контрол.
- Стартирайте Outlook.
- Изберете Файл.
-
Отидете на Информация и изберете Настройки на акаунта.
Image -
Изберете Настройки на акаунта.
Image -
Отидете до раздела Файлове с данни и изберете Добавяне.
Image -
В текстовото поле Име на файл въведете името на архива.
Image -
Изберете падащата стрелка Запиши като тип и изберете Файл с данни на Outlook.
Защитете файла с парола. Поставете отметка в квадратчето Add Optional Password и следвайте инструкциите.
Image - Изберете OK.
- Изберете Затваряне.
Може никога да не ви се наложи достъп до вашите архивни файлове, но не е трудно да възстановите PST архив на Outlook.
Как да промените настройките за автоматично архивиране за една папка
Променете настройките на отделните папки, за да отговарят на вашите нужди.
- Стартирайте Outlook.
- В Навигационния панел щракнете с десния бутон върху папката, която искате да промените.
-
Изберете Свойства.
Image -
Изберете раздела AutoArchive.
Image - Изберете настройките, които искате да приложите, като Не архивирайте елементи в тази папка или Окончателно изтриване на стари елементи.
- Изберете Прилагане и след това изберете OK, за да приложите промените и затворете прозореца.
