Какво да знаете
- Използване на миниатюри: Отидете на File > Info > Properties > Разширени свойства > Резюме и отметнете Запазване на миниатюри за всички документи на Word.
- Актуализиране на свойства: Отидете на File > Info > Properties > Разширени свойства > Резюме. Въведете коментари, ключови думи и друга информация.
- Други съвети: Създавайте папки, за да запазвате и сортирате вашите Word файлове, и използвайте последователна система за именуване на файлове, за да намерите бързо файловете, които искате.
Тази статия предлага предложения за организиране на вашите файлове в Microsoft Word. Инструкциите обхващат Word 2019 до 2010 и Word за Microsoft 365.
Запазване на всички Word файлове с миниатюри
Запазването на Word файлове с предварителен преглед или миниатюра улеснява идентифицирането на документа, от който се нуждаете, без да го отваряте.
За да запазите всички документи на Word с визуализация или миниатюрно изображение:
-
В Microsoft Word отворете празен или съществуващ документ, след което отидете в раздела Файл.
Image -
Изберете Информация.
Image -
Изберете падащата стрелка Properties и изберете Advanced Properties.
Image -
В диалоговия прозорец Properties отидете на раздела Summary.
Image -
Поставете отметка в квадратчето Запазване на миниатюри за всички документи на Word.
Image -
Изберете OK.
Image
Актуализиране на свойствата на документа на Word
Ако работите с няколко документа на Word, които имат подобни имена и местоположения, използвайте функцията за свойства на документа на Word.
-
Отворете документа, към който искате да добавите описателни свойства, след което отидете в раздела Файл.
Image -
Изберете Информация.
Image -
Изберете падащата стрелка Properties и изберете Advanced Properties.
Image -
В диалоговия прозорец Properties отидете на раздела Summary.
Image -
Въведете коментари, ключови думи, категории, заглавие и информация за темата, за да ви помогне да различите вашите файлове.
Image - Изберете OK, за да приложите промените и затворете диалоговия прозорец. Когато дойде време да извършите търсене, Word може да намери точно това, от което се нуждаете.
Създайте папки на вашия компютър и ги използвайте
Настройте една папка за вашите документи в Word и я наименувайте нещо, което няма да забравите, като например MyWordDocs Попълнете я с папки, наречени по начин, който има смисъл за вас, и използвайте тези папки, за да запазвате и сортирате вашите Word файлове. Ако създавате седмични бележки за срещи, например, направете папка за тези бележки и включете допълнителни папки в нея за месеци или години.
Ако имате години документи на Word на вашия компютър и нямате време да отворите всеки от тях и да решите дали да го запазите или не, направете папка за всяка година и преместете документите в тези папки. Това е добър начин да съхранявате по-стари файлове, докато имате време да организирате файловете по начин, който работи за вас.
Използване на последователна система за именуване на файлове
Създайте система за именуване, за да намерите бързо файловете, които искате. Има много начини да наименувате вашите файлове. Изберете система за именуване и я използвайте последователно.
Ето няколко предложения:
- Включете вида на документа в името на файла, например договор, лизинг или бюлетин. По този начин можете да погледнете името на файла, за да намерите файл.
- Започнете името на файла с името на клиента (или фамилното име на получателя, ако документите са букви).
- Включете датата в името на файла.
Не бързайте
Ако на твърдия диск на компютъра ви няма място за съхранение, не се захващайте с организационните си задачи наведнъж. Разделете работата на управляеми парчета и прекарвайте 15 минути на ден в работа върху нея.
Докато организирате Word файлове на вашия компютър, поставете всеки файл в една от папките, които сте създали, направете нова папка или изтрийте файлове, които вече не ви трябват. Ако не сте сигурни какво да правите с файл, поставете го в папка, озаглавена HoldUntilDate и изберете бъдеща дата, която ако не сте отворили папката дотогава, ще се чувствам удобно да го изтрия.
Каквито и типове папки да създавате, поставете ги в главната папка на Word, за да знаете къде да търсите.
