Какво да знаете
- Отворете файл в Google Диск. Изберете Споделяне. Въведете имейл адресите на сътрудниците.
- Изберете Edit и задайте роля: View, Comment илиРедактиране . Изберете Настройки зъбно колело, за да добавите ограничения. Изберете Готово.
- Споделяне на папка: Изберете папката. Изберете Споделяне и въведете имейл адреси. Задайте правила и ограничения.
Тази статия обяснява как да споделяте папки и да работите съвместно върху файлове с помощта на Google Drive. Статията включва информация за справяне с нежелани заявки за сътрудничество и предупреждение за рисковете от споделяне на папки.
Как да добавите сътрудници към документ в Google Диск
Google Диск е страхотен за сътрудничество с колеги по проект. Той предлага фино настроен контрол върху това кой може да вижда вашите файлове и какво може да прави с тях. С Google Drive можете да добавяте сътрудници, за да преглеждате или редактирате вашите документи. Ето как:
- Отворете Google Drive и след това отворете файла, който искате да споделите.
-
Изберете Споделяне (намира се в горния десен ъгъл на документа).
Image - Въведете имейл адресите на хората, които искате да добавите като сътрудници.
-
Изберете падащата стрелка Edit и изберете дали сътрудниците могат или не да редактират, коментират или преглеждат документа.
Image -
Щракнете върху Настройки (икона на зъбно колело), за да добавите ограничения за споделяне.
Image -
Проверете Редакторите могат да променят разрешенията и да споделят, за да позволят на вашите сътрудници да споделят документа с други. Поставете отметка Зрителите и коментиращите могат да виждат опцията за изтегляне, отпечатване и копиране, за да дадете на зрителите и коментиращите тези възможности.
Image -
Изберете Готово, за да затворите.
За да следите редакциите на сътрудниците, маркирайте диапазон от текст, щракнете с десния бутон и изберете Показване на редакциите. Ще видите списък с редактори и техните промени, заедно с клеймото за време.
Как да споделяте папка в Google Drive
Споделянето на цяла папка със сътрудници работи подобно на споделянето на един документ. Изберете папката, която искате да споделите в Google Диск, след това отворете падащото меню и изберете Споделяне, след което следвайте стъпките по-горе.
След като споделите папка, всеки документ или файл, поставен в тази папка, наследява същите привилегии за споделяне. Това е доста мощно сътрудничество, но сега, когато Google Docs е също Google Drive, става сложно. Разбирате ли, всеки файл може да съществува само в една папка, но хората, споделящи привилегии за редактиране, могат да местят файлове.
Файловете могат да съществуват само в една папка
Ако използвате настолното приложение Google Drive, изкушаващо е да преместите споделен файл в My Drive или друга папка, за да го организирате или за достъп до него в папката на Google Drive на вашия работен плот. Тъй като даден файл може да съществува само в една папка, преместването на файл извън споделена папка означава, че премествате файла извън споделената папка на всички останали. Преместването на споделена папка в Моят диск означава, че спирате да я споделяте с всички.
Ако случайно преместите файл извън споделена папка, преместете го обратно и всичко се възстановява.
Ако вие или някой, с когото си сътрудничите, случайно преместите споделена папка в друга папка в My Drive, получавате предупреждение и съобщение, което ви казва какво сте направили и ви предлага шанс да го отмените. Ако пренебрегнете и двете предупреждения, ще трябва да споделите папката отново, за да възстановите настройките. Ако работите с организация, уверете се, че всички знаят тези правила и че споделяте документи с хора, на които имате доверие, че ще ги спазват.
Как да се справим с нежелани заявки за сътрудничество
Може също да получавате заявки за сътрудничество от хора извън вашата организация. Тези непоискани документи може просто да са досадни, но могат също така да представляват възможен опит за събиране на чувствителна документация. Не трябва да отваряте непознат документ или файл в Google Drive; вместо това можете да блокирате лицето, което го е изпратило, като щракнете с десния бутон върху името на файла от главната страница на Диск и изберете Блокиране [имейл адрес] След това щракнете върху Блокиране отново в прозореца за потвърждение.
