Формулярът за данни на Excel е удобен начин за въвеждане на данни в база данни на Excel и за преглед на ред информация в работен лист, без да превъртате листа. Формулярите за данни изброяват заглавията на колоните в електронна таблица, така че цял ред от данни да може да се види наведнъж. Формулярите за данни също се използват за търсене на записи и редактиране на съществуващи записи.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel за Microsoft 365.
Добавете иконата на формуляра за въвеждане на данни към лентата с инструменти за бърз достъп
Първата стъпка към използването на формуляра за въвеждане на данни е да добавите иконата на формуляра към лентата с инструменти за бърз достъп. Това е еднократна операция. Веднъж добавена, иконата на формуляра остава налична в лентата с инструменти за бърз достъп.
Лентата с инструменти за бърз достъп се използва за съхраняване на преки пътища към често използвани функции в Excel. Това е и мястото, където можете да добавите преките пътища към функциите на Excel, които не са налични на лентата.
За да добавите иконата на формуляр към лентата с инструменти за бърз достъп:
- Изберете падащата стрелка Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
-
Изберете Още команди.
Image -
В диалоговия прозорец Опции на Excel се уверете, че разделът Лента с инструменти за бърз достъп е избран.
- Изберете Избор на команди от падащата стрелка и изберете Всички команди.
-
Превъртете през азбучния списък с команди и изберете Формуляр.
Image - Изберете Добавяне.
-
Изберете OK, за да добавите бутона Form към лентата с инструменти за бърз достъп.
Image - Ще намерите бутона Формуляр в десния край на Лентата с инструменти за бърз достъп.
Добавяне на имена на полета в базата данни
Формулярът за въвеждане на данни е един от вградените инструменти за данни на Excel. За да използвате формуляра, въведете заглавията на колоните, които да се използват във вашата база данни, щракнете върху иконата на формуляр и Excel ще свърши останалото.
Най-лесният начин да добавите имената на полетата към формуляра е да ги въведете в клетките на работния лист. Формулярът може да включва до 32 заглавия на колони.
За да следвате този урок, отворете празен работен лист в Excel и въведете данните за заглавието на колоната в клетки A1 до E1, както е показано на изображението по-долу:
Отворете формуляра за въвеждане на данни
След като вашият работен лист съдържа заглавията на колоните, е време да отворите формуляра за въвеждане на данни.
- Изберете клетка A2, за да я направите активната клетка.
-
Отидете до Лентата с инструменти за бърз достъп и изберете Формуляр.
Image -
В диалоговия прозорец за предупреждение изберете OK.
Image -
Формулярът, съдържащ всички заглавия на колони, се появява на екрана.
Image - Сега сте готови да използвате формуляра за въвеждане на данни.
Добавяне на записи с данни с формуляра
Добавянето на записи към работния лист е просто въпрос на въвеждане на данните в правилните полета на формуляра.
Добавете първия запис към работния лист, като въведете данните в полетата на формуляра до правилните заглавия:
- StudentID: SA267-567
- Фамилия: Джоунс
- Инициал: B.
- Възраст: 21
- Програма: Езици
Натиснете tab, за да се придвижвате от поле в поле. Изберете Нов, за да добавите записа към работния лист и да изчистите полетата за втория запис.
Добавете втория запис към работния лист:
- StudentID: SA267-211
- Фамилия: Уилямс
- Инициал: J.
- Възраст: 19
- Програма: Наука
Изберете Нов, когато приключите с добавянето на записа.
Когато въвеждате подобни данни, като номерата на студентските идентификационни номера (само числата след тирето са различни), използвайте копиране и поставяне, за да ускорите въвеждането на данни.
За да добавите останалите записи към базата данни на урока, използвайте формуляра, за да въведете данните, показани на изображението по-долу, в клетки A4 до E11.
Използване на инструментите за данни на формуляра
Когато повече записи се добавят към работния лист, важно е да се поддържа целостта на данните. Поддържайте данните актуални и уместни, като поправяте грешки в данните, актуализирате записи, премахвате остарели записи и изтривате дублиращи се записи.
Формулярът за въвеждане на данни съдържа няколко инструмента, които улесняват намирането, коригирането и изтриването на записи от базата данни. Тези инструменти се намират от дясната страна на формуляра и включват:
- Намиране на предишен и Намиране на следващ: Превъртете напред и назад през работния лист един запис наведнъж.
- Изтриване: Изтриване на записи от работния лист.
- Възстановяване: Отмяна на промените в запис. Възстановяването работи, когато във формуляра се показва запис. Когато има достъп до друг запис или формулярът е затворен, Възстановяването става неактивно.
- Критерии: Търсене в работния лист за записи въз основа на конкретни критерии, като име, възраст или програма.
Търсене на записи с едно име на поле
Ето как да използвате формуляра за въвеждане на данни, за да търсите в базата данни за записи, като използвате едно заглавие на колона, като Фамилно име, Възраст или Програма.
-
Във формуляра за въвеждане на данни изберете Критерии.
Image Когато изберете Критерии, полетата на формуляра се изчистват от формуляра; никакви записи не се премахват от работния лист.
- Поставете курсора в текстовото поле Program и въведете Arts, за да търсите всички студенти, записани в програмата Arts. йени
-
Изберете Намиране на следващия
Image -
Данните за първия запис, който отговаря на критериите за търсене, се появяват във формуляра.
Image За да направите промени в записа, изтрийте съществуващия текст и въведете правилните данни.
- Изберете Намиране на следващия за показване на допълнителни записи, които отговарят на критериите за търсене.
Търсене на записи с помощта на няколко имена на полета
Формулярът може да се използва и за търсене на записи по множество критерии. Например, за търсене на студенти, които са навършили 18 години и са записани в програмата по изкуства. Във формуляра се показват само записи, които отговарят на двата критерия.
- Изберете Критерии.
- Поставете курсора в текстовото поле Възраст и въведете 18.
-
Поставете курсора в текстовото поле Program и въведете Arts.
Image - Изберете Намиране на следващия.
- Данните за първия запис, който отговаря на критериите за търсене, се появяват във формуляра.
- Изберете Намиране на следващия за показване на допълнителни записи, които отговарят на критериите за търсене.
