Правилното въвеждане на данни в електронна таблица за първи път избягва проблеми по-късно и улеснява използването на много от инструментите и функциите на Excel, като формули и диаграми. Този урок обхваща основните неща, които трябва и не трябва да се правят при въвеждане на данни в програми за електронни таблици като Excel, Google Sheets и Open Office Calc.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Mac, Excel за Microsoft 365 и Excel Online.
Общ преглед на въвеждането на данни в Excel
Работните листове на Excel са мощни инструменти за анализ, които съхраняват големи количества данни. Уверете се, че вашите данни се показват и анализират правилно, като използвате най-добрите практики на Excel за въвеждане на данни.
Това са основните неща, които трябва и не трябва да имате предвид, когато използвате Excel:
- Направете планирайте своята електронна таблица.
- Не оставяйте празни редове или колони, когато въвеждате свързани данни.
- Правете запазвайте често и запазвайте на две места.
- Не използвайте числа като заглавия на колони и не включвайте единици с данните.
- Да използвате препратки към клетки и именувани диапазони във формули.
- Не оставяйте клетки, съдържащи формули, отключени.
- Направете сортирайте вашите данни.
Планирайте своята електронна таблица
Когато въвеждате данни в Excel, добра идея е да планирате, преди да започнете да пишете. Решете как ще се използва работният лист, данните, които ще съдържа и какво ще се прави с тези данни. Тези решения оказват значително влияние върху окончателното оформление на работния лист.
Планирането преди въвеждане спестява време по-късно, ако електронната таблица трябва да бъде реорганизирана, за да стане по-ефективна.
Ето някои точки, които трябва да имате предвид, когато планирате вашите работни книги в Excel:
- Каква е целта на електронната таблица?
- Колко данни ще съдържа електронната таблица?
- Необходими ли са диаграми?
- Ще бъде ли отпечатана електронната таблица?
Долен ред
Целта на електронната таблица определя местоположението на данните, тъй като най-важната информация трябва да бъде видима и лесно достъпна. Ако вашите данни изискват изчисления, изчисленията определят кои формули и функции са необходими и къде трябва да бъдат въведени формулите.
Колко данни ще побере електронната таблица?
Количеството данни, които електронната таблица ще съдържа първоначално и колко ще бъдат добавени към нея по-късно, определя броя на работните листове, които ще ви трябват за работната книга.
Ето няколко съвета:
- Не разпространявайте твърде много данните си. Когато данните се съдържат в няколко работни листа, конкретна информация може да бъде трудно да се намери. Освен това изчисленията, които обхващат множество работни листове или работни книги, влияят върху производителността на Excel.
- За големи работни листове показвайте значителни суми на колони над заглавията на колоните, а не в долната част на работния лист, за да намерите бързо обобщена информация.
Необходими ли са графики?
Ако всички или част от данните ще бъдат използвани в диаграма или диаграми, това може да повлияе на оформлението на информацията.
Следвайте тези най-добри практики, когато използвате диаграми:
- В зависимост от типа диаграма може да се наложи данните да бъдат групирани по различен начин. Например създайте обобщена област за кръгови диаграми.
- За големи електронни таблици преместете диаграмите на отделни страници, така че работните листове да не са претъпкани с данни и изображения.
Ще бъде ли отпечатана електронната таблица?
Как организирате данните зависи от това как ще бъдат отпечатани данните. Ще бъдат ли отпечатани всички данни или само част от данните? Данните ще бъдат ли отпечатани в портретно или пейзажно оформление?
Когато отпечатвате работни листове, имайте предвид тези съвети:
- Ако работният лист е отпечатан с портретен изглед на хартия с размер Letter (8,5" x 11"), поставете повечето от данните в редове под няколко колони. По този начин заглавията се виждат на един лист.
- Ако работният лист е отпечатан на няколко листа, отпечатайте заглавията на колоните в горната част на всяка страница. Заглавията на колоните предоставят преглед на данните и ги правят по-достъпни и лесни за четене.
- Ако са отпечатани няколко колони с данни, използвайте пейзажно оформление, за да запазите всички заглавия на една страница. Отново, ако са необходими няколко листа, отпечатайте заглавията на колоните в горната част на всяка страница.
- Ако работният лист съдържа диаграми, преместете диаграмите на отделен лист, преди да отпечатате работната книга.
Не оставяйте празни редове или колони, когато въвеждате свързани данни
Празните редове или колони в таблици с данни или свързани диапазони от данни затрудняват правилното използване на някои от функциите на Excel като диаграми, обобщени таблици и специфични функции.
Дори празни клетки в ред или колона, съдържащи данни, могат да причинят проблеми, както е показано на изображението по-долу.
Липсата на празни пространства помага на Excel да открива и избира свързани данни, когато използва набор от функции като сортиране, филтриране или автоматично сумиране.
Когато искате да разделите данните, за да ги улесните за четене, използвайте рамки или форматирайте заглавия и етикети. Използвайте визуални знаци като удебелен текст, линии и цвят на клетките, за да отделите и маркирате данните.
Следвайте тези съвети, когато работите с данни в редове и колони:
- Поставете описателно заглавие в горната част на първата колона на таблицата с данните под него.
- Ако има повече от една поредица от данни, избройте ги една след друга в колони (отляво надясно) със заглавието за всяка поредица от данни в горната част.
Долен ред
Въпреки че поддържането на свързани данни заедно е от съществено значение, също така е полезно да се отделят несвързани диапазони от данни. Оставете празни колони или редове между различни диапазони от данни или други данни в работния лист, така че Excel да избере правилните свързани диапазони или таблици с данни.
Запазвайте често
Значението на честото запазване на работата ви не може да бъде надценено или твърде често. Ако използвате уеб базирана електронна таблица като Google Sheets или Excel Online, запазването не е проблем. Тези програми нямат опция за запазване. Вместо това електронните таблици се записват автоматично във вашия облачен акаунт с функцията за автоматично запазване.
За настолни програми за електронни таблици, запишете работата си след две или три промени. Например, запишете, след като сте добавили данни, форматирали заглавия на колони или сте въвели формула. Най-малкото запазвайте работата си на всеки две или три минути.
Въпреки че стабилността на компютрите и компютърния софтуер се е подобрила драстично с времето, софтуерът все още се срива, случват се прекъсвания на захранването и други хора понякога се спъват в захранващия ви кабел и го издърпват от контакта. А когато се случат злополуки, загубата на данни увеличава натоварването ви, докато възстановявате това, което вече сте направили.
Excel има функция за автоматично запазване, която обикновено работи много добре, но не бива да разчитате изцяло на нея. Създайте навика да защитавате данните си с чести записвания.
Пряк път за запазване
Не е нужно да местите мишката върху лентата и да кликвате върху иконите, за да запазите работата си. Вместо това придобийте навика да записвате, като използвате комбинацията от клавишни комбинации. Когато искате да запазите своя работен лист, натиснете Ctrl+ S.
Запазете на две места
Също така е важно да запазите данните си на две различни места. Второто място е резервно. Най-доброто архивиране е това, което е на различно физическо местоположение от оригинала.
Когато запазвате резервно копие на работните си книги, помислете за запазване на файлове във вашия облачен акаунт. Когато работните книги се съхраняват на вашия компютър и в облака, вие не само ще имате резервно копие в облака, но облакът е проектиран с резервни копия, което означава, че вашите данни се съхраняват на множество сървъри.
Базирани в облак резервни копия
Отново създаването на резервно копие не трябва да отнема време.
Ако сигурността не е проблем, например ако работният лист е списък с вашите DVD дискове, вероятно е достатъчно да си изпратите копие по имейл. Ако сигурността е проблем, облачното съхранение е опция.
В случай на онлайн електронни таблици, собствениците на програмата архивират своите сървъри и това включва всички потребителски данни. Но за по-сигурно изтеглете копие на файла на вашия компютър.
Не използвайте числа като заглавия на колони и не включвайте единици с данните
Използвайте заглавия в горната част на колоните и в началото на редовете, за да идентифицирате вашите данни, заглавията правят операции като сортиране по-лесни. Но не използвайте числа като 2012, 2013 и т.н. като заглавия.
Както е показано на изображението по-горе, заглавията на колони и редове, които са числа, може по невнимание да бъдат включени в изчисленията. Ако вашите формули съдържат функции, които автоматично избират диапазона от данни за аргумента на функцията, като AutoSum, числата в заглавията на колоните ще причинят проблем.
Обикновено такива функции, които също включват AutoMax и AutoAverage, първо ще търсят колони с числа и след това ще потърсят вляво за ред с числа. Всички заглавия, които са числа, ще бъдат включени в избрания диапазон.
Числата, които се използват като заглавия на редове, могат да бъдат сбъркани като друга поредица от данни, ако са избрани като част от диапазон за диаграма, а не като етикети на оси.
Форматирайте числата в заглавните клетки като текст или създайте текстови етикети, като пред всяко число поставите апостроф ('), като например '2012 и '2013. Апострофът не се показва в клетката, но променя числото към текстови данни.
Запазете единиците в заглавията
Не въвеждайте валута, температура, разстояние или други единици във всяка клетка с числовите данни. Ако го направите, има шанс Excel или Google Sheets да видят всичките ви данни като текст.
Вместо това поставете единици в заглавията в горната част на колоната, за да сте сигурни, че тези заглавия са в текстов формат и няма да създадат проблем.
Текст отляво, числа отдясно
Бърз начин да разберете дали имате текстови или числови данни е да проверите подравняването на данните в клетка. По подразбиране текстовите данни са подравнени отляво в Excel и Google Таблици, а числовите данни са подравнени отдясно в клетка.
Въпреки че това подравняване по подразбиране може да бъде променено, форматирането трябва да се приложи след въвеждане на всички данни и формули. Подравняването по подразбиране ви дава представа дали данните са форматирани правилно в работния лист.
Символи за процент и валута
Най-добрата практика за въвеждане на данни в работен лист е да въведете обикновено число и след това да форматирате клетката, за да се покаже правилно числото, например като процент или като валута.
Excel и Google Таблици разпознават символи за процент, които се въвеждат в клетка заедно с числото. Тези приложения също така приемат често срещани валутни символи, като знака за долар ($) или символа на британската лира (£), ако ги въведете в клетка заедно с числови данни, но други валутни символи, като южноафриканския ранд (R), се интерпретира като текст.
За да избегнете потенциални проблеми, въведете сумата и след това форматирайте клетката за валута, вместо да въвеждате символа на валутата.
Използвайте препратки към клетки и именувани диапазони във формули
Както препратките към клетките, така и наименуваните диапазони могат и трябва да се използват във формули, за да поддържат формулите и целия работен лист без грешки и актуални.
Препратките към клетки са комбинация от буквата на колоната и номера на реда на клетка, като A1, B23 и W987. Препратките към клетки идентифицират местоположението на данните в работен лист.
Наименуван диапазон или дефинирано име е подобно на препратка към клетка, тъй като се използва за идентифициране на клетка или диапазон от клетки в работен лист.
Свързване на данни във формули
Формулите се използват в Excel за извършване на изчисления като събиране или изваждане.
Ако действителните числа са във формули като:
=5 + 3
Всеки път, когато данните се променят, трябва да редактирате формулата. Така че, ако новите числа са 7 и 6, формулата става:
=7 + 6
Алтернативно, ако въведете данните в клетки в работния лист, използвайте препратки към клетки или имена на диапазони във формулата вместо числата.
Ако въведете числото 5 в клетка A1 и 3 в клетка A2, формулата става:
=A1 + A2
За да актуализирате данните, ще промените съдържанието на клетки A1 и A2, но ще запазите формулата такава, каквато е. Excel автоматично актуализира резултатите от формулата.
Този метод е полезен, когато работният лист съдържа сложни формули и когато множество формули препращат към едни и същи данни. След това ще промените данните само на едно място, което от своя страна актуализира формулите, които ги препращат.
Препратките към клетките и наименуваните диапазони също правят работните листове по-безопасни, като защитават формулите от случайни промени, като същевременно оставят достъпни клетките с данни, които се променят.
Долен ред
Друга функция на Excel и Google Таблици е, че препратките към клетките или имената на диапазони могат да бъдат въведени във формули с помощта на посочване, което включва щракване върху клетка, за да въведете препратката във формулата. Посочването намалява възможността от грешки, причинени от въвеждане на грешна препратка към клетка или неправилно изписване на име на диапазон.
Използване на именувани диапазони за избор на данни
Даването на име на област от свързани данни улеснява избора на данните, които ще бъдат сортирани или филтрирани.
Ако размерът на област с данни се промени, редактирайте наименования диапазон с Name Manager.
Не оставяйте клетките, съдържащи формули, отключени
След като са прекарали толкова много време в правилните формули и използването на правилните препратки към клетки, много хора правят грешката да оставят тези формули уязвими за случайни или неволни промени.
Заключете клетките, съдържащи вашите формули, ако използвате препратки към клетки или наименувани диапазони. Ако е необходимо, защитете клетките с парола, за да ги предпазите.
В същото време оставете клетките, съдържащи данните, отключени, така че потребителите да могат да въвеждат промени и да поддържат електронната таблица актуална.
Защитата на работен лист или работна книга е процес в две стъпки:
- Уверете се, че правилните клетки са заключени.
- Защитете работния лист чрез добавяне на парола.
Сортирайте данните си
Сортирайте данните си, след като приключите с въвеждането им. Работата с малки количества несортирани данни в Excel или Google Таблици обикновено не е проблем, но с увеличаването на размера на електронната таблица става трудно да се работи ефективно с нея.
Сортираните данни са по-лесни за разбиране и анализиране. Някои функции и инструменти, като VLOOKUP и SUBTOTAL, изискват сортирани данни, за да върнат точни резултати.
Също така сортирайте данните си по различни начини, за да забележите тенденции, които не са очевидни в началото.
Изберете данните за сортиране
Excel трябва да знае точния диапазон, който трябва да сортирате, и идентифицира области със свързани данни, ако има:
- Няма празни редове или колони в област със свързани данни.
- Празни редове и колони между областите със свързани данни.
Excel също определя дали областта с данни има имена на полета и изключва този ред от сортиране.
Въпреки това, позволяването на Excel да избере диапазона за сортиране може да бъде рисковано, особено при големи количества данни, които са трудни за проверка.
Използване на имена за избор на данни
За да сте сигурни, че са избрани правилните данни, маркирайте диапазона, преди да започнете сортирането. Ако планирате да сортирате един и същ диапазон от данни многократно, най-добрият подход е да му дадете име.
Когато сортирате именуван диапазон от данни, въведете името в полето за име или го изберете от свързания падащ списък. Excel автоматично подчертава правилния диапазон от данни в работния лист.
Сортиране на скрити редове и колони
Excel не включва скрити редове и колони с данни при сортиране, така че тези редове и колони трябва да бъдат разкрити, преди да се извърши сортирането. Например, ако ред 7 е скрит в диапазон от данни, които ще бъдат сортирани, той ще остане като ред 7 и няма да бъде преместен на правилното си място в сортираните данни.
Същото важи и за колоните с данни. Сортирането по редове включва пренареждане на колони с данни, но ако колона B е скрита преди сортирането, тя ще остане като колона B след сортирането.
Запазване на числата като числа
Проверете дали всички числа са форматирани като числа. Ако резултатите не са това, което сте очаквали, колоната може да съдържа числа, съхранени като текст, а не като числа. Например, отрицателни числа, импортирани от някои счетоводни системи, или число, въведено с водещ апостроф (') се съхраняват като текст.
Когато данните се сортират бързо с бутона A-Z или Z-A, нещата може да се объркат. Ако в данните има празен ред или празни колони, някои от данните ще бъдат сортирани, а други – не. Най-лесният начин да се уверите, че сте избрали правилния диапазон от данни, преди да сортирате, е да му дадете име.
Ако е избрана една клетка, Excel разширява селекцията до диапазон (подобно на натискане на Ctrl+ Shift+ 8 ), ограничени от една или повече празни колони и редове. След това проверява първия ред в избрания диапазон, за да определи дали съдържа информация за заглавка или не.
Заглавките на колоните трябва да отговарят на строги указания, преди Excel да ги разпознае като заглавка. Например, ако има празни клетки в заглавния ред, Excel може да помисли, че това не е заглавен колонтитул. По същия начин, ако заглавният ред е форматиран по същия начин като другите редове в диапазона от данни, Excel може да не разпознае заглавния колонтитул. Освен това, ако таблица с данни се състои от текст и заглавният ред не съдържа нищо друго освен текст, Excel няма да разпознае заглавния ред; заглавният ред изглежда точно като друг ред с данни в Excel.
Excel сортира само след като диапазонът е избран и Excel определя дали има заглавен ред. Резултатите от сортирането зависят от това дали Excel е избрал както диапазона, така и определянето на заглавния ред правилно. Например, ако Excel не смята, че има заглавен ред, тогава заглавката се сортира в тялото на данните.
За да сте сигурни, че обхватът ви от данни е разпознат правилно, използвайте Ctrl+ Shift+ 8пряк път, за да видите какво избира Excel. Ако не отговаря на вашите очаквания, тогава или променете характера на данните във вашата таблица, или изберете диапазона от данни, преди да използвате диалоговия прозорец Сортиране.
За да сте сигурни, че заглавията се разпознават правилно, използвайте Ctrl+ Shift+ 8 пряк път, за да изберете диапазона от данни, след което погледнете първия ред. Ако заглавката има празни клетки сред избраните в първия ред, първият ред е форматиран точно като втория ред или сте избрали повече от един заглавен ред, тогава Excel приема, че няма заглавен ред. За да коригирате това, направете промени в заглавния ред, за да сте сигурни, че Excel ги разпознава.
Ако вашата таблица с данни използва многоредови заглавки, Excel може да се затрудни да ги разпознае. Проблемът се усложнява, когато очаквате Excel да включва празни редове в тази заглавка; просто не може да го направи автоматично. Можете обаче да изберете редовете, които да бъдат сортирани, преди да извършите сортирането. С други думи, бъдете конкретни в това, което искате Excel да сортира; не позволявайте на Excel да прави предположенията вместо вас.
Запазване на дати и часове като текст
Ако резултатите от сортирането по дата не се окажат според очакванията, данните в колоната, съдържаща ключа за сортиране, може да съдържат дати или часове, съхранени като текстови данни, а не като числа (датите и часовете са форматирани числови данни).
В изображението по-горе записът за А. Питърсън се озова в края на списъка, когато въз основа на датата на заемане 5 ноември 2014 г. трябва да е над този за А. Уилсън, който също има дата на заемане 5 ноември. Причината за неочакваните резултати е, че датата на заемане на A. Peterson е била съхранена като текст, а не като число.
Смесени данни и бързо сортиране
Когато използвате метода за бързо сортиране със записи, съдържащи текстови и числови данни, Excel сортира числата и текстовите данни отделно, като поставя записите с текстови данни в долната част на сортирания списък.
Excel може също да включи заглавията на колоните в резултатите от сортирането, интерпретирайки ги просто като още един ред от текстови данни, а не като имена на полета за таблицата с данни.
Сортиране на предупреждения
Когато използвате диалоговия прозорец Сортиране, дори за сортиране в една колона, Excel може да покаже предупреждение, че е срещнал данни, съхранени като текст, и дава следните опции:
- Сортирайте всичко, което прилича на число като число.
- Сортирайте числата и числата, съхранени като текст отделно.
Първата опция поставя текстовите данни на правилното място на резултатите от сортирането. Втората опция поставя записите, съдържащи текстови данни, в долната част на резултатите от сортирането, точно както при бързите сортирания.
