Електронните таблици и базите данни предлагат начини за разглеждане на данни. Подходът, който всеки използва при събирането и споделянето на тези данни, обаче е доста различен.
Електронна таблица предлага квазиструктурирани данни във формат на ред и колона. Електронните таблици обаче не са свързани една с друга и не изискват правила относно информацията, съдържаща се в електронната таблица. Освен това електронните таблици нямат сложни инструменти за обобщаване и отчитане.
Базите данни събират информация по структуриран начин и налагат по подразбиране правила и връзки относно това какво влиза и излиза. Прегледахме и двете, за да ви помогнем да определите кой най-добре отговаря на вашите нужди.
Общи констатации
- Съдържа клетки, съставени от колони и редове.
- Извършване на математически изчисления.
- Сортиране и филтриране на данни.
- Организирайте сложни колекции от данни.
- Контролиран от система за управление на бази данни (СУБД).
- Достъп и управление на големи количества данни.
Базите данни поддържат автоматично бързо четене и писане на съдържание. Освен ако не използвате домашна система от инструменти за задействане като If This Then That, електронната таблица изисква ръчно въвеждане на информация.
Microsoft Excel и Google Sheets са често използвани програми за електронни таблици. И двете са налични безплатно на компютри, таблети и смартфони.
Освен Microsoft Access на работния плот (и клонинги като LibreOffice Base), повечето надеждни инструменти за бази данни се намират на сървъри. Големите компании използват опции като Microsoft SQL Server или сървърния пакет Oracle. Хората в общностите с отворен код и Linux използват инструменти като MariaDB.
Когато използвате база данни, обикновено я свързвате с инструменти за поддръжка. Тъй като базите данни изискват Structured Query Language за достъп до информация, инструменти като дизайнери на визуални отчети (като Crystal Reports) или инструменти за табло (като Tableau) управляват както генерирането на SQL, така и разработването на сложни отчети.
Дизайн: Анализ срещу взаимоотношения
- Оптимизиран за прост анализ на данни.
- Ограничени възможности за филтриране.
-
Ограничена възможност за сравняване на данни от различни източници.
- Може да свързва таблици.
- Мощен релационен анализ.
- Ограничени възможности за изчисление.
Дали базите данни или електронните таблици имат най-голям смисъл за дадена цел, следва от шепа характеристики на случаите на използване.
Въпреки че формулите за търсене и наименуваните региони свързват някои части от електронните таблици заедно, електронната таблица е самостоятелен набор от данни. Има ограничена възможност за филтриране и групиране в различни работни листове и файлове с електронни таблици. Електронните таблици са оптимизирани за финанси и прост анализ на данни. За просто разбиване на числа този подход е по-добър от база данни. Освен това базите данни изискват повече технически умения за настройване и конфигуриране.
Въпреки това, не е лесно да се сравнява информация от различни данни в електронна таблица. Базите данни налагат връзки и поддържат заявки въз основа на атрибути или подмножества в една или повече таблици. Базите данни свързват таблиците заедно по различни начини и извършват обобщена статистика за тези подмножества и надмножества.
Докладване: Външният вид е ключов
- Външен вид с възможност за персонализиране.
- Лесно създаване на графики.
- Богати функции за форматиране.
- Формализиран външен вид.
- Рационализиране на отчетите.
- Формат на табличния отчет.
Електронните таблици представят мрежа от информация. Съдържанието, форматирането, външният вид и структурата се определят от собственика на електронната таблица. Базите данни изискват формализирана структура и отделят информацията от външния вид на тази информация.
Електронната таблица е едновременно информационният и презентационният слой за тази информация. Този подход рационализира простите отчети, тъй като изчисленията са прозрачни за всеки, който отвори файла. Освен това опции като правилни линии, засенчване, графики и цветове правят крайния резултат да изглежда така, както възнамерявате.
База данни извежда информация в табличен формат. Всяко форматиране на изхода трябва да се извърши в електронна таблица или друга програма, като например инструмент за табло.
Местоположение на данните: Достъп до информация и проверка
- Самостоятелни документи.
- Ограничени опции за сигурност.
- Потребител по един.
- Специализирани сървъри за бази данни.
- Разрешенията повишават сигурността.
- Няколко едновременни потребители.
Електронните таблици са самостоятелни документи, които се намират на отделни компютри или файлови сървъри. Базите данни в по-голямата си част изискват специални сървъри за бази данни. Това означава, че създаването на база данни е повече работа, но не можете да я погрешно или случайно изтриете.
Въпреки че можете да защитите с парола електронна таблица, обикновено не можете да проверявате кой я преглежда или редактира. С база данни обаче не можете да преглеждате или променяте данните, освен ако нямате разрешение. Базата данни регистрира всяко преглеждане и редактиране, което извършвате, за бъдеща откриваемост.
По принцип електронните таблици са проектирани да се отварят и редактират от един човек наведнъж. Базите данни поддържат много влезли потребители едновременно.
Присъда: Обемът на данните решава
Решаването дали да използвате приложение за електронни таблици или база данни зависи от количеството данни, с които планирате да работите. Електронните таблици са подходящи за управляеми списъци с основна информация. Въпреки това, ако планирате да съхранявате големи количества необработени данни за неопределен период от време, една база данни е полезна инвестиция на вашето време и ресурси.
