Какво да знаете
- Изберете клетка > Начало раздел > Сортиране и филтриране > Филтър. След това изберете стрелка за заглавка на колона, за да филтрирате или сортирате данните.
- За да се предпазите от грешки в данните, не оставяйте празни редове или колони в таблицата.
Една електронна таблица в Excel може да съдържа огромно количество данни; Excel има вградени инструменти, които да ви помогнат да намерите конкретна информация, когато искате да я извлечете. Ето как да създадете, филтрирате и сортирате списък с данни в Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Microsoft 365; Excel Online; и Excel за Mac.
Създаване на списък с данни в Excel
След като сте въвели правилно данни в таблица и сте включили правилните заглавки, преобразувайте таблицата в списък.
- Изберете клетка в таблицата.
- Избор Начало > Сортиране и филтриране > Филтър.
-
Стрелки за заглавки на колони се появяват отдясно на всяко заглавие.
Image - Когато изберете стрелка за заглавка на колона, се появява меню за филтриране. Това меню съдържа опции за сортиране на списъка по което и да е от имената на полетата и за търсене в списъка за записи, които отговарят на определени критерии.
- Сортирайте списъка си с данни, за да намерите конкретните данни, които искате да извлечете.
Имайте предвид, че таблица с данни трябва да съдържа поне два записа с данни, преди да бъде създаден списък.
Основна информация за таблица в Excel
Основният формат за съхраняване на данни в Excel е таблица. В таблица данните се въвеждат в редове. Всеки ред е известен като запис. След като таблица бъде създадена, използвайте инструментите за данни на Excel, за да търсите, сортирате и филтрирате записите, за да намерите конкретна информация.
Колони
Докато редовете в таблицата се наричат записи, колоните са известни като полета. Всяка колона се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа. Тези заглавия се наричат имена на полета. Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис са въведени в същата последователност.
Уверете се, че сте въвели данните в колона, използвайки последователен формат. Например, ако числата са въведени като цифри (като 10 или 20,), продължете така; не променяйте наполовина и започнете да въвеждате числа като думи (като "десет" или "двадесет").
Също така е важно да не оставяте празни колони в таблицата и имайте предвид, че таблицата трябва да съдържа поне две колони, преди да бъде създаден списък.
Пазете се от грешки в данните
Когато създавате таблицата, уверете се, че данните са въведени правилно. Грешките в данните, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно в началото, ще получите резултатите, които искате.
За да се предпазите от грешки в данните, не оставяйте празни редове в създаваната таблица, дори между заглавията и първия ред от данни. Уверете се, че всеки запис съдържа данни само за един конкретен елемент и че всеки запис съдържа всички данни за този елемент. Не може да има информация за даден елемент в повече от един ред.
