Имате ли огромна електронна таблица в Excel, от която не можете да разберете?
Време е да организирате списъка си с контакти в база данни на Microsoft Access. Много по-лесно е, отколкото можете да си представите и определено ще останете доволни от резултатите. Този урок ще ви преведе през целия процес стъпка по стъпка. Ако нямате собствена електронна таблица и искате да следвате урока, можете да изтеглите примерния Excel файл, използван за генериране на урока.
Създаване на нова база данни на Access 2013
Освен ако нямате съществуваща база данни, която използвате за съхраняване на информация за контакт, вероятно ще искате да създадете нова база данни от нулата. За да направите това, изберете иконата Празна настолна база данни на екрана Първи стъпки с Microsoft Office Access. Ще ви бъде представен екранът по-горе. Предоставете име на вашата база данни, изберете бутона Създаване и ще сте в бизнеса.
Започнете процеса на импортиране на Excel
Изберете раздела Външни данни в горната част на екрана за достъп и щракнете двукратно върху бутона на Excel, за да започнете процеса на импортиране на Excel.
Изберете източник и дестинация
След това ще ви бъде представен екранът, показан по-горе. Изберете бутона Преглед и навигирайте до файла, който искате да импортирате. След като намерите правилния файл, изберете бутона за отваряне.
В долната половина на екрана ви се показват опции за дестинация за импортиране. В този урок се интересуваме от конвертирането на съществуваща електронна таблица на Excel в нова база данни на Access, така че ще изберем Импортиране на изходните данни в нова таблица в текущата база данни Други опции на този екран ви позволяват да:
- Свържете вашата база данни с лист в Excel, така че промените в изходния лист да бъдат отразени в базата данни.
- Импортиране на данни в съществуваща таблица на база данни.
След като сте избрали правилния файл и опция, изберете OK, за да продължите.
Избор на заглавия на колони
Уверете се, че полето Първият ред съдържа заглавия на колони е избрано, ако първият ред на електронната таблица има имена на колони за данните, като Фамилия, Собствено име и Адрес. Това ще инструктира Access да третира първия ред като имена, а не действителни данни, които да се съхраняват в списъка с контакти.
Изберете Напред, за да продължите.
Създаване на желани индекси
Индексите на базата данни са вътрешен механизъм, който може да се използва за увеличаване на скоростта, с която Access може да намери информация във вашата база данни. На тази стъпка можете да приложите индекс към една или повече от колоните на вашата база данни. Просто изберете Индексиран падащото меню и изберете подходящата опция.
Имайте предвид, че индексите създават много излишни разходи за вашата база данни и ще увеличат количеството използвано дисково пространство. Поради тази причина искате да запазите индексираните колони до минимум. В нашата база данни най-често ще търсим по фамилното име на нашите контакти, така че нека създадем индекс в това поле. Може да имаме приятели със същото фамилно име, така че искаме да разрешим дубликати тук. Уверете се, че колоната Фамилно име е избрана в долната част на прозорците и след това изберете Да (Дубликатите са OK) от падащото меню Индексирани.
Изберете Напред, за да продължите.
Изберете първичен ключ
Първичният ключ се използва за уникално идентифициране на записи в база данни. Най-лесният начин да направите това е да позволите на Access да генерира първичен ключ за вас. Изберете опцията Нека Access добави първичен ключ и натиснете Напред, за да продължите. Ако се интересувате от избора на свой собствен първичен ключ, може да искате да прочетете нашата статия за ключовете на базата данни.
Именувайте масата си
Трябва да предоставите на Access име за препратка към вашата таблица. Въведете това в съответното поле и изберете бутона Край.
Преглед на вашите данни
Ще видите междинен екран, който ви пита дали искате да запазите стъпките, използвани за импортиране на вашите данни. Ако не, продължете и изберете Затваряне.
След това ще се върнете към основния екран на базата данни, където можете да видите вашите данни, като просто щракнете двукратно върху името на таблицата в левия панел.
Поздравления, успешно импортирахте вашите данни от Excel в Access!
