Макрото е поредица от команди, които се записват, за да могат да бъдат възпроизведени (изпълнени) по-късно. Макросите са страхотни за намаляване на количеството работа, която трябва да вършите върху поредица от стъпки, които изпълнявате често. Ето как да създадете и тествате макрос в Microsoft Word.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Word за Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.
Защо да използвате макрос
С макрос можете да получите същите резултати, като щракнете върху команда, вместо да преминавате през всички стъпки. Някои начини за използване на макроси за увеличаване на производителността ви включват:
- Вмъкнете логото и името на фирмата си с определен шрифт.
- Вмъкнете таблица, която трябва да създавате редовно.
- Форматирайте документ с определени характеристики, като номериране на страници и абзаци с двоен интервал.
Създаването и използването на макроси е научено умение, но резултатната ефективност си заслужава усилието.
Създаване на макрос
В Word има повече от 950 команди, повечето от които са в менюта и ленти с инструменти и имат присвоени клавиши за бърз достъп. Някои от тези команди обаче не са присвоени към менюта или ленти с инструменти по подразбиране. Преди да създадете свой собствен макрос на Word, проверете дали съществува и може да бъде присвоен към лента с инструменти.
За да видите наличните команди в Word, следвайте тези стъпки:
-
Изберете раздела Изглед.
Image -
Изберете Макроси.
Image -
Изберете Преглед на макроси.
Или натиснете клавишната комбинация Alt+F8 за достъп до диалоговия прозорец Макроси.
Image -
Изберете падащата стрелка Макроси в и изберете Команди на Word.
Image -
В азбучния списък с имена на команди маркирайте име, за да се покаже описание на командата в долната част на диалоговия прозорец Macros под Descriptionетикет.
Image
Ако командата, която искате да създадете, съществува, не я дублирайте с вашия собствен Word макрос. Ако не съществува, продължете със създаването на своя Word макрос.
План за ефективни Word макроси
Най-важната стъпка в създаването на ефективни макроси на Word е внимателното планиране. Това планиране включва ясна представа какво искате да изпълнява макросът на Word, как ще улесни бъдещата ви работа и обстоятелствата, при които възнамерявате да го използвате.
След като имате предвид тези неща, планирайте действителните стъпки. Това е важно, защото записващото устройство ще запомни всичко, което правите, и ще го включи в макроса. Например, ако въведете нещо и след това го изтриете, всеки път, когато стартирате този макрос, Word ще направи същия запис и след това ще го изтрие, създавайки небрежен и неефективен макрос.
Когато планирате вашите макроси, ето някои неща, които трябва да имате предвид:
- Планирайте командите и реда, в който искате макросът да изпълнява командите.
- Запознайте се с клавишните комбинации за командите, които планирате да използвате. Това е особено важно за навигацията, тъй като не можете да използвате мишката за навигация в областта на документа, когато стартирате рекордера. Освен това ще създадете по-икономичен макрос, ако използвате клавиш за бърз достъп вместо клавишите със стрелки.
- План за съобщения, които Word може да покаже и които ще спрат макроса.
- Използвайте възможно най-малко стъпки, за да поддържате макроса ефективен.
- Направете поне едно пробно изпълнение, преди да започнете да записвате.
След като сте планирали своя макрос на Word и сте направили преглед, вие сте готови да го запишете. Ако сте планирали макроса си внимателно, записването му за по-късна употреба ще бъде най-лесната част от процеса. Единствената разлика между създаването на макрос и работата върху документа е, че трябва да натиснете няколко допълнителни бутона и да направите няколко селекции в диалоговите прозорци.
Запишете макроса
Когато започнете да записвате макрос, показалецът на мишката има малка икона, която прилича на касета до него, което показва, че Word записва вашите действия. След това можете да следвате стъпките, които сте заложили в етапа на планиране. След като сте готови, натиснете бутона Stop (това е синият квадрат отляво). След като натиснете бутона Стоп, вашият макрос на Word е готов за използване.
Ето как да запишете макрос.
-
Отидете до раздела View, изберете Macros, след което изберете Record Macro, за да отворите диалоговия прозорец Запис на макрос.
Image -
В текстовото поле Име на макрос въведете уникално име.
Имената могат да съдържат до 80 букви или цифри (без символи или интервали) и трябва да започват с буква. Името трябва да е уникално, за да можете да определите какво прави, без да се налага да препращате към описанието.
-
В текстовото поле Описание въведете описание на действията, които макросът изпълнява.
Image -
Изберете дали искате макросът да бъде наличен във всички документи или само в текущия документ. Ако решите да ограничите наличността на командата, маркирайте името на документа в падащото меню Store Macro in.
По подразбиране Word прави макроса достъпен за всичките ви документи и вероятно ще откриете, че това има най-голям смисъл.
Image -
Когато сте въвели информацията за макроса, изберете OK. Лентата с инструменти за запис на макроси се появява в горния ляв ъгъл на екрана.
Image
За да спрете записа на пауза, изберете бутона Пауза на запис/Възобновяване на записа (този е вдясно). За да възобновите записа, изберете го отново.
Тествайте макроса
Целта зад създаването на макроси в Word е да ускорите работата си, като поставите повтарящи се задачи и сложни последователности от команди на една ръка разстояние. Уверете се, че вашият макрос работи по предназначение, като го тествате.
-
За да стартирате макроса, натиснете клавишната комбинация Alt+F8, за да се покаже диалоговият прозорец Макроси.
Image -
Маркирайте макроса в списъка, след което изберете Изпълни.
Image
Ако не виждате своя макрос, уверете се, че правилното местоположение е в полето Макроси в.
Създаване на клавишни комбинации за макроси
Ако сте създали няколко макроса, търсенето в диалоговия прозорец Macros отнема време. Ако присвоите на макроси клавиш за бърз достъп, можете да заобиколите диалоговия прозорец и да получите достъп до своя макрос директно от клавиатурата по същия начин, по който използвате клавишите за бърз достъп за достъп до други команди в Word.
-
Изберете Файл, след което изберете Опции.
Image -
В диалоговия прозорец Опции на Word отидете в левия панел и изберете Персонализирана лента.
Image -
Изберете Персонализиране.
Image -
В списъка Категории превъртете надолу до Макроси и изберете макроса, за който искате да създадете нов пряк път.
Ако макросът в момента има присвоен клавиш за бърз достъп, той ще се появи в полето под етикета Текущи клавиши.
Image -
Ако към макроса не е присвоен клавиш за бърз достъп или ако искате да създадете втори клавиш за бърз достъп за макроса, изберете текстовото поле Натиснете нов клавиш за бърз достъп.
Image -
Въведете клавишната комбинация, която искате да използвате за достъп до вашия макрос.
Ако клавишът за бърз достъп е присвоен на команда, се появява съобщение В момента присвоено на, последвано от името на командата. Или преназначете клавиша за бърз достъп, като продължите, или изберете нов клавиш за бърз достъп.
-
Изберете падащата стрелка Запазване на промените в и изберете Нормално, за да приложите промяната към всички документи, създадени в Word.
За да използвате клавишната комбинация само в текущия документ, изберете името на документа от списъка.
Image -
Изберете Присвояване.
Image -
Изберете Затваряне, за да запазите промените си.
Image
