Има много начини да споделите папка в Outlook с други. Може да направи работата с екип или по проект много по-лесна, когато всички комуникации са на едно място, и може да бъде чудесен начин за управление на домакински дейности, финанси и много други. Научете как да създавате споделени папки в Outlook и да организирате работата си.
Трябва да имате достъп до Exchange Server. Това е единственият начин, по който можете да управлявате или споделяте своите папки в Outlook.
Как да споделяте папка в Outlook 2016
Нещо, което искате да проверите, преди да опитате да споделите папка, е дали вашият администратор ви позволява да го направите. Ако е така, ето какво трябва да направите:
- Отворете Outlook както обикновено.
- Намерете папката, която искате да споделите с някого.
-
След като намерите, щракнете с десния бутон върху папката, след което изберете Properties
Image -
В прозореца със свойства изберете раздела Разрешения.
Image - Изберете Добавяне.
-
От списъка с имейл адреси на сървъра изберете този, с който искате да споделите папката в Outlook.
Image
Как да отворите споделена папка в Outlook
Ако друг човек е споделил папка с вас, уверете се, че ви е дал правилните разрешения. Най-вероятно ще получите покана за споделяне по имейл и всичко, което трябва да направите, е да изберете Open this Notes/Tasks/Journal/Contacts/Calendar в горния ляв ъгъл.
Помислете дали да запазите имейла с поканата за споделената папка.
Ако изтриете имейла с покана, споделеното съдържание все още е достъпно за вас, има само някои допълнителни стъпки. Просто изберете раздела Folder, след което изберете Отворете споделен календар/Контакти/Дневник/Бележки/Задачи.
Това работи с Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Как да премахнете споделена папка
Независимо дали споделяте папка или премахвате споделена папка, процесът е почти същият. Ако дадена папка е била споделена с вас, най-лесният начин да се отървете от нея е да помолите лицето, което ви е предоставило достъп, да отмени всички разрешения.
Ако трябва да премахнете някого от преглед на вашата споделена папка, следвайте тези няколко стъпки:
- Щракнете с десния бутон върху споделената папка в Outlook, след което изберете Properties.
- Изберете раздела Споделяне на папки.
- Изберете с кой потребител не искате повече да споделяте папката, след което изберете Премахване.
Нива на разрешение в споделени папки в Outlook
Има начин да ограничите това, което хората могат да правят в рамките на споделена папка, като използвате цял набор от указания за разрешения.
Отворете Outlook, щракнете с десния бутон върху папката, която искате да споделите, след което изберете Properties > Permissions. Оттам изберете падащото меню Ниво на разрешение и изберете различно ниво за всяко различно лице, с което може да споделите папката.
Например, ако изберете Собственик, този човек може да прави всичко и всичко, но ако изберете Рецензент, единственото нещо те могат да направят е да прочетат елементите и нищо друго.
