Ако прекарвате голяма част от деня си в работа с имейли, има много начини да използвате Outlook по-ефективно. Променете настройките по подразбиране, за да съответстват на начина, по който работите. Използвайте една или две клавишни комбинации. Настройте филтри за автоматизиране на задачите. И се уверете, че Outlook работи на максимална скорост. Разгледайте следните съвети и тайни и ще си върнете малко време.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook за Microsoft 365.
Файл съобщения с едно кликване
Правете по-бързо това, което правите толкова често. Настройте действия с едно кликване, за да управлявате имейли с лекота.
Рационализиране на разговорите
Не затрупвайте имейл папките си със съобщения, цитирани другаде. Разберете как да използвате Outlook за автоматично почистване на имейли. Outlook ще премести или изтрие тези излишни имейли вместо вас.
Повторно изпращане на имейли
Изпратете повторно имейл в Outlook, за да използвате повторно неговото съдържание, тема или получатели, вместо да започнете с празно съобщение.
Поддържайте файловете на Outlook малки и бързи
Ако искате Outlook да бъде бърз, поддържайте размера на основния PST файл малък. PST файлът е мястото, където Outlook съхранява имейли, контакти, календари и др. Един от начините да запазите PST файла малък е например да преместите старата поща в отделен архивен файл.
Настройте автоматичен отговор "Извън офиса" или "Ваканция"
Нека Outlook отговаря от ваше име, когато сте далеч и няма да можете да отговорите на вашия имейл. Това ви спестява време не само когато наваксвате след ваканции, но и всеки един работен ден.
Преместете имейл бързо във всяка папка
Ако не сте настроили архивиране с едно кликване за папка, Outlook има друг начин за бързо преместване на имейли в папки. Можете да прехвърляте съобщения, като използвате например клавиатурата или удобен бутон на лентата.
Създаване и използване на имейл шаблони
Когато съставяте подобни съобщения до различни получатели, запазете един от тези имейли като шаблон в Outlook за бъдеща употреба. Ще изпратите един и същ имейл или подобен, многократно със завидна скорост.
Промяна на лицето и размера на шрифта на Outlook по подразбиране
Ако мислите, че шрифтът, който Outlook използва, когато пишете съобщение или четете имейл, е твърде широк, висок, малък, малък, голям или син, променете го. Разберете как да зададете точния шрифт, стил на шрифта и цвят, които да използвате по подразбиране за имейли в Outlook.
Изтриване и заглушаване на разговор
Когато откриете, че преминавате през имейли и разговори, които са напълно неуместни, Outlook може да ви помогне. Разберете как да използвате Outlook, за да изтриете цял разговор и да накарате Outlook автоматично да премахва бъдещи имейли в същата нишка.
Автоматично филтриране на пощата на един подател в конкретна папка
Започнете с всеки имейл, за да настроите филтър на Outlook, който автоматично премества всички бъдещи съобщения от същия подател в конкретна папка.
Намиране на свързани съобщения
В Outlook намирането на всички свързани съобщения е лесно. Просто потърсете име на контакт или думи в реда за тема. Outlook изброява всяко съобщение, което отговаря на вашите думи за търсене.
Задаване на акаунт по подразбиране за нови имейли
Уверете се, че новите съобщения, които създавате, започват с най-вероятния имейл адрес От, избран в Outlook.
Търсене в съобщение
Искате ли да намерите нещо в дълъг имейл? Разберете как да използвате Outlook за търсене в текста в имейл съобщение.
Планирайте имейлите да бъдат доставени по-късно
Можете да инструктирате Outlook да изпрати съобщение само на или след определена дата. Това е удобно за редовно случващи се събития, като например съобщение за седмична среща.
Бързо възстановяване на съобщение
Току-що ли изтрихте имейл в Outlook, който не беше готов да се насочи към папката Изтрити елементи? Ето лесен начин да си върнете този имейл веднага.
Настройване на списъци за разпространение
Създайте свои собствени пощенски списъци в Outlook и изпращайте съобщения до групи от хора лесно, без да се налага да въвеждате всички имейл адреси.
Изтриване на прикачени файлове от съобщения
Запазете съобщението; губят големия си размер. Разберете как да използвате Outlook за премахване на прикачени файлове (след като ги запишете на друго място) от имейл съобщения. Можете значително да намалите размера на вашата пощенска кутия.
Намиране на цялата поща от подател бързо
Outlook открива всички съобщения от определен подател и ви ги показва бързо с този съвет.
Настройване на папка „Цялата поща“
Вижте всички изпратени, получени, архивирани и подадени имейли за акаунт на едно място в Outlook.
Нека Outlook Highlight Mail се изпраща само до вас
Когато сте единственият получател на имейл, съобщението обикновено е по-важно, отколкото ако сте един от дузина души. Разберете как Outlook може да маркира съобщения, които имат само вас в реда До.
Редактиране на получените имейл съобщения
Вместо да препращате имейли до себе си или да правите бележка другаде в Outlook или евентуално извън него, можете да редактирате всеки получен имейл и да добавите свой собствен текст.
Автоматично копие: цялата поща, която изпращате
Outlook може да изпрати копие на всяко съобщение, което съставите, на друг имейл адрес.
Разширете Outlook със спестяващи време добавки
Добавки като ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen и Auto-Mate могат да подобрят вашия работен процес в Outlook, като поставят точната информация близо до пръстите ви, филтрират интелигентно и автоматизират повтарящи се задачи.
