Microsoft Access – част от офис пакета Microsoft 365 – предлага стабилна релационна база данни от клас десктоп, която не се нуждае от сървър, за да работи. Базите данни на Access работят от фиксиран файл на вашия твърд диск или мрежов дял и предлагат сложни инструменти за създаване на таблици, заявки, формуляри и отчети.
Първи стъпки и важни условия в Access
Стартирайте Microsoft Access. От елемента от менюто Създаване изберете Таблица. Таблицата е основната единица за съхранение в база данни. В рамките на обект като таблица информацията се съхранява в комбинации атрибут/стойност.
Ето някои важни термини, които трябва да знаете, докато използвате Access:
- Полета: Елементи от данни в таблица, съответстващи на колони.
- База данни: Базата данни е поредица от добре дефинирани обекти, които свързвате с връзки.
- Формуляр: Графичен интерфейс, в който въвеждате информация в таблица.
- Заявки: Заявката дестилира някои подгрупи от една или повече таблици, за да достигне до уникален набор от информация в движение.
- Записи: Елементи от данни в таблица, съответстващи на редове.
- Отчети: Съдържанието на таблица или резултатите от заявка. Отчетите са обобщения на информация за печат.
- Таблици: Структурирани, добре дефинирани колекции от атрибути. Организацията на таблицата идва от полета (колони) и записи (редове).
Връзки на обекти в Access
Всички таблици са свързани една с друга чрез поредица от връзки. Microsoft Access е система за управление на релационни бази данни, което означава, че налага правила, които управляват как данните в една таблица се отнасят към данните в друга таблица.
Как да използвате формуляри в Access
Използвайте формуляр, за да улесните правилното въвеждане на записи в базата данни. Формулярите са графични инструменти, оптимизирани да поддържат въвеждане на данни. Вместо да добавят информация към таблицата директно, потребителите ще я въведат във формуляр, който е по-лесен за навигация и четене.
Долен ред
Резултатите от заявка не съвпадат напълно с резултатите от таблица. Вместо това заявката извлича от една или повече таблици, като използва разширени правила за филтриране и сортиране, за да върне подобен на таблица резултат, който захранва отчет или структуриран файл за експортиране.
Отчети в Access
Използвайте отчет, за да вземете резултатите от заявка или съдържанието на таблица и да създадете четлива версия, която можете лесно да отпечатате или споделите на екран. Отчетите обобщават цялото или част от съдържанието на таблицата.
Долен ред
Microsoft Access е инструмент за отчитане в предния край, който извлича данни от тестови файлове, електронни таблици на Excel, бази данни SQL или Azure, Microsoft Outlook или десетки други източници на информация. Като импортирате свързани таблици или импортирани източници на данни, можете свободно да използвате Access като инструмент за заявки и агент за отчитане. Access също поддържа публикуване на отчети и данни в други бази данни и платформата Microsoft SharePoint.
Изходни формати в Access
В по-голямата си част информацията в база данни на Access остава в нея. Заявките и отчетите обаче се експортират чисто извън базата данни във формати Excel, обикновен текст, XML, PDF или XPS. Освен това Access захранва списъци за разпространение на Microsoft Outlook и Microsoft Word.
