Вложили сте много работа във вашата електронна таблица в Excel, не я оставяйте да ви се изплъзне, защото сте забравили да я запазите. Използвайте тези съвети, за да запазите работата си в безопасност и да я запазите за следващия път, когато имате нужда от този важен файл. Когато искате да споделите работата си, запазете работната книга в PDF формат.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Microsoft 365 и Excel за Mac.
Използване на клавишни комбинации за запазване на Excel
Има три начина за запазване на файл в Excel:
- Изберете Файл > Запазване като. В Excel 2019 изберете Файл > Запазване на копие.
- Изберете Запазване от лентата с инструменти за бърз достъп.
- Използвайте клавиша за бърз достъп Ctrl+ S.
Ако работите на Mac, използвайте клавиша Command вместо клавиша Control.
Ако файлът е бил записан преди това, показалецът се променя на икона на пясъчен часовник, докато се извършва записването. Ако работната книга се записва за първи път, се отваря диалоговият прозорец Запиши като.
Запазване за първи път
Когато файл се записва за първи път, две части от информацията трябва да бъдат посочени в диалоговия прозорец Запиши като. Въведете име за файла и изберете мястото, където ще бъде записан.
Имената на файловете могат да съдържат до 255 знака, включително интервали.
Долен ред
Използването на Ctrl+S е лесен начин за запазване на данни. Използвайте този пряк път често, поне на всеки пет минути, за да избегнете загуба на данни.
Пин Запазване на местоположения
Ако често отваряте определени файлове или папки в Excel, закачете ги към списъка си с наскоро отваряни файлове. Това поддържа местоположението лесно достъпно в горната част на списъка с последните.
Няма ограничение за броя на местоположенията, които могат да бъдат фиксирани. За да закачите местоположение за запазване:
-
За да закачите папка, изберете File > Запиши като.
Image -
Изберете Recent и от дясната страна на прозореца задръжте курсора на мишката върху работната книга или папката, която искате да закачите. За това местоположение се появява малко хоризонтално изображение на щифт.
Image -
Изберете pin за това местоположение. Папката се премества в списъка с фиксирани и хоризонталното щифтче се променя на вертикално щифтче.
Image - За да откачите местоположение, изберете вертикалното щифтче, за да го промените обратно на хоризонтално щифтче и да го премахнете от списъка с фиксирани.
Долен ред
Когато искате копие на работен лист или цяла работна книга, която никой не може да редактира и всеки може да преглежда, конвертира или запазва вашите Excel файлове в PDF формат. PDF файл (Portable Document Format) позволява на другите да преглеждат документи, без да се нуждаят от оригиналната програма, като Excel, инсталирана на техния компютър. Вместо това потребителите отварят файла с безплатна програма за четене на PDF файлове, като Adobe Acrobat Reader.
Запазване на активния работен лист в PDF формат
Когато записвате файл в PDF формат, по подразбиране се запазва само текущият или активен работен лист (работния лист на екрана).
За да запазите работен лист на Excel в PDF формат:
-
Изберете Файл.
Image -
Изберете Запазване като, за да отворите прозореца Запазване като.
Image -
Изберете мястото, където искате да запишете файла.
Image -
Въведете име за файла.
Image -
Изберете Запазване като тип стрелка надолу.
Image -
Превъртете списъка, за да намерите и изберете PDF (.pdf).
Image -
Изберете Запазване, за да запишете файла в PDF формат и затворете прозореца.
Image
Запазване на цяла работна книга в PDF формат
Опцията по подразбиране Запиши като записва само текущия работен лист в PDF формат. Следвайте тези стъпки, за да запазите цялата си работна книга като PDF файл:
-
Изберете Файл > Запазване като.
Image -
Изберете Преглед, за да отворите диалоговия прозорец Запазване като.
Image -
Изберете Запазване като тип, за да отворите падащ списък и изберете PDF. Бутонът Опции се появява в диалоговия прозорец Запиши като.
Image -
Изберете Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции.
Image -
Изберете Цялата работна книга в секцията Публикувай какво.
Image -
Изберете OK, за да се върнете към диалоговия прозорец Запиши като.
Image - Изберете Запазване, за да запазите работната книга в PDF формат и затворете диалоговия прозорец.
Автоматично запазване в OneDrive
Ако използвате Microsoft 365, Excel автоматично записва работата ви, когато изберете да записвате файлове в акаунта си за съхранение в облака на OneDrive. Когато вашите файлове се записват в OneDrive, документите се записват автоматично на всеки няколко секунди, елиминирайки необходимостта непрекъснато да избирате Запазване или да използвате клавишни комбинации.
За да работи функцията AutoSave, запишете документите на място във вашата папка OneDrive. Функцията AutoSave не работи с никое местоположение на вашия компютър или Mac.
Ако имате Microsoft 365 и запазвате вашите файлове в OneDrive, активирайте AutoSave, като изберете превключвателя в горния ляв ъгъл на екрана на Excel. Когато е активиран, превключвателят ще каже Вкл. За да изключите функцията и да запазите работата си ръчно, променете я на Изключено.
