Да съкратиш означава да съкратиш обект, като го отрежеш рязко. В програми за електронни таблици, като Microsoft Excel и Google Spreadsheets, и двете числови данни се съкращават с вашия работен лист с помощта на функцията TRUNC, докато текстът се съкращава с помощта на RIGHT или НАЛЯВО функция.
Тези инструкции се отнасят за Excel за Microsoft 365, Excel версии 2019, 2016, 2013 и 2010 и Google Електронни таблици.
Закръгляване срещу отрязване
Докато и двете операции включват скъсяване на дължината на числата, двете се различават по това, че закръгляването може да промени стойността на последната цифра въз основа на нормалните правила за закръгляване на числата, докато съкращаването не включва закръгляване, а просто отрязване на данните при определена точка.
Причините за това включват:
- Улесняване на разбирането на данни, като например намаляване на броя на десетичните знаци, присъстващи в дълго число.
- Направяне на елементи подходящи, като например ограничаване на дължината на текстовите данни, които могат да бъдат въведени в поле за данни.
Формулата на Пи
Чест пример за число, което се закръгля и/или съкращава, е математическата константа Pi. Тъй като Пи е ирационално число; не завършва и не се повтаря, когато е написана в десетична форма, тя продължава вечно. Изписването на число, което никога не завършва обаче, не е практично, така че стойността на Pi се съкращава или закръгля според нуждите.
Много хора отговарят с 3,14, ако бъдат попитани за стойността на Пи. В Excel или Google Spreadsheets тази стойност може да бъде получена с помощта на функцията TRUNC.
Съкращение на числови данни
Както споменахме, един от начините за съкращаване на данни в Excel и Google Spreadsheets е чрез използване на функцията TRUNC. Където числото се съкращава се определя от стойността на аргумента Num_digits.
Например, в клетка B2 стойността на Pi е съкратена до типичната си стойност от 3,14 чрез задаване на стойността на Num_digits на 3.
Друга опция за съкращаване на положителни числа до цели е функцията INT; той винаги закръглява числата надолу до цели числа, което е същото като съкращаването на числата до цели числа, както е показано в редове три и четири от примера.
Предимството на използването на функцията INT е, че няма нужда да се указва броят на цифрите, тъй като функцията винаги премахва всички десетични стойности.
Съкращение на текстови данни
В допълнение към съкращаването на числа е възможно също да съкращавате текстови данни. Решението къде да съкратите текстовите данни зависи от ситуацията. В случай на импортирани данни само част от данните може да са уместни или, както бе споменато по-горе, може да има ограничение за броя на знаците, които могат да бъдат въведени в поле.
Както е показано в пети и шести ред на изображението по-горе, текстовите данни, които включват нежелани или ненужни знаци, са съкратени с помощта на ЛЯВО и ДЯСНОфункции.
