Какво да знаете
- Акаунт без Exchange: Създайте нов шаблон за имейл съобщение и след това създайте правило за изпращане на автоматичен отговор.
- Акаунт в Exchange: Файл > Информация > Автоматични отговори > Изпращайте автоматични отговори > съставете съобщение > изберете начален и краен час > OK.
- В Outlook.com: Настройки > Преглед на всички настройки на Outlook > Mail > Автоматични отговори > Включване на автоматичните отговори > създаване > Запазване.
Тази статия обяснява как да създадете съобщение за отговор "Извън офиса" за Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook за Microsoft 365 и Outlook.com, в зависимост от типа на акаунта, който използвате. Той също така обяснява как да определите дали имате акаунт в Exchange.
Как да зададете автоматични отговори в Outlook
Ефективен автоматичен отговор при извън офиса в Outlook гарантира, че докато ви няма, хората знаят, че сте недостъпни, кога ще се върнете и какво трябва да направят, ако имат проблем, който се нуждае от незабавно внимание.
Настройката за отговор извън офиса в Outlook се различава в зависимост от това дали вашият имейл акаунт е на сървър на Microsoft Exchange или е IMAP или POP имейл акаунт (като общи имейл услуги като Gmail, Yahoo Mail и други).
Как да разберете дали имате акаунт в Exchange
Ако не сте сигурни дали използвате Outlook с Exchange акаунт, погледнете в лентата на състоянието в долната част на прозореца на Outlook. Ако използвате акаунт в Exchange, ще видите Свързан с: Microsoft Exchange в лентата на състоянието.
Създайте своя шаблон за имейл за автоматичен отговор
За да настроите автоматичен отговор в Outlook за IMAP или POP имейл акаунт (за Exchange, вижте по-долу), използвайте функцията за правила на Outlook. Започнете, като създадете имейл шаблон за имейла с автоматичен отговор, който ще бъде изпратен до получателите, докато сте далеч.
-
Изберете Нов имейл.
Image -
Въведете Subject за имейла и текста на съобщението, указващ на получателя, че сте недостъпни.
Уведомете получателите кога могат да очакват личен отговор от вас и имайте предвид колко информация разкривате в автоматичния си отговор, тъй като разкриването на твърде много информация може да представлява риск.
-
Когато приключите със съставянето на вашето съобщение за автоматичен отговор, изберете Файл.
Image -
Изберете Запазване като.
Image -
Изберете падащата стрелка Запиши като тип и изберете Шаблон на Outlook.
Image - Outlook използва темата на шаблона по подразбиране като име в текстовото поле Име на файл. Променете това на всичко, което искате, което ви уведомява, че това е вашият шаблонен файл за имейли извън офиса.
-
Изберете Запазване.
Image - Затворете прозореца на съобщението.
Създаване на правило за автоматичен отговор "Извън офиса"
Следващата стъпка за IMAP или POP имейл акаунти е да настроите правило на Outlook. Това правило ще изпрати отговор с помощта на шаблона, който сте създали в предишния раздел.
-
Изберете Файл > Информация.
Image -
Изберете Управление на правила и сигнали.
Image -
Изберете раздела Правила за имейл.
Image -
Под Прилагане на промените към тази папка изберете имейл акаунта, за който създавате автоматичния отговор.
Ще имате опцията да приложите новото си правило към всички акаунти в по-късна стъпка.
-
Изберете Ново правило.
Image -
В секцията Започване от празно правило изберете Прилагане на правило към съобщенията, които получавам.
Image - Изберете Напред.
-
Под Стъпка 1: Изберете условие(я), поставете отметка в квадратчето Където е името ми в полето До.йени
Правилото за автоматичен отговор отговаря на цялата входяща поща, ако изчистите всички квадратчета за отметка на условието.
Image - Изберете Напред.
-
Под Стъпка 1: Изберете действие(я), поставете отметка в квадратчето отговор с помощта на конкретен шаблон.
Image -
Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото (щракнете върху подчертана стойност), изберете връзката конкретен шаблон.йени
Image -
Изберете падащата стрелка Поглед в, след което изберете Потребителски шаблони във файловата система.
Image -
Маркирайте шаблона, който сте създали.
Image - Изберете Отваряне.
- В диалоговия прозорец Съветник за правила изберете Напред.
-
Под Стъпка 1: Изберете изключение(я), поставете отметка в квадратчето освен ако не е автоматичен отговор.
Image - Изберете Напред.
- Под Стъпка 1: Посочете име за това правило, въведете име за вашето правило за автоматичен отговор.
-
Под Стъпка 2: Опции за настройка на правило, поставете отметка в квадратчето Включване на това правило, ако искате да активирате автоматичния отговор. Ако не искате автоматичният отговор да е активен сега, премахнете отметката от квадратчето.
Ако имате няколко имейл акаунта, в които искате да използвате този автоматичен отговор, поставете отметка в квадратчето Създаване на това правило за всички акаунти.
- Изберете Край.
- В диалоговия прозорец Правила и предупреждения изберете OK.
Outlook изпраща автоматичен отговор на адреса на всеки получен имейл веднъж на сесия; изпраща се втори автоматичен отговор, след като Outlook бъде затворен и отворен отново.
Как да активирате и деактивирате автоматичните отговори за IMAP и POP имейл акаунти
За IMAP и POP имейл акаунти активирайте автоматичния отговор, когато имате нужда от него. Отидете на File > Manage Rules & Alerts > Email Rules, поставете отметка в квадратчето до вашия автоматичен правило за отговор, след което изберете OK.
За да деактивирате отговора, премахнете отметката от квадратчето, след което изберете OK.
Автоматични отговори за Microsoft Exchange акаунти
Ако вашият имейл акаунт е акаунт в Microsoft Exchange (можете да настроите акаунт в Outlook.com като акаунт в Exchange в Outlook), можете да настроите автоматичен отговор „Извън офиса“директно на сървъра. Следвайте тези стъпки за Outlook 2019, 2016 и Outlook за Microsoft 365.
- Изберете Файл > Информация.
-
Изберете Автоматични отговори.
Image -
Изберете Изпращане на автоматични отговори. Напишете своето съобщение за автоматичен отговор в текстовото поле.
За да деактивирате автоматичен отговор, отидете в диалоговия прозорец Автоматични отговори и изберете Не изпращайте автоматични отговори. Вече не се изпращат автоматични отговори.
- По избор задайте времевата рамка, през която искате автоматичният отговор да бъде активен. Поставете отметка в квадратчето Изпращане само през този период от време. След това задайте Начален час и Краен час Само съобщенията, получени в този диапазон, ще получат автоматичен отговор.
-
Ако работите в компания или организация, може да имате допълнителни опции за вашите автоматични отговори:
- В моята организация: Това съобщение се изпраща до съобщения, получени от други хора в същата компания или организация като вас.
- Извън моята организация: Съобщението се изпраща до хора извън вашата организация. Поставете отметка в квадратчето Автоматичен отговор на хора извън моята организация.
Има рискове за сигурността, свързани с автоматичните отговори.
- Изберете OK.
Инструменти и добавки за автоматичен отговор на Outlook
Вместо да настройвате правило в Outlook ръчно, използвайте добавка като Mail Responder за Outlook или инструменти като Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Тези инструменти са умни за изпращане само на необходимите отговори при отсъствие от офиса.
За да поддържате отговорите извън офиса по-централно на сървър на Exchange (включително шаблони, включващи полета, обединени с Active Directory), опитайте Symprex Out-of-Office Manager.
Как да включите автоматичните отговори в Outlook.com
Активирането на автоматични отговори в Outlook.com е лесен процес. Функцията не предлага толкова много опции, колкото софтуерът Outlook, но е лесна за използване.
-
На страницата на Outlook.com Mail изберете Настройки > Преглед на всички настройки на Outlook.
Image -
Изберете Mail > Автоматични отговори.
Image -
Включете превключвателя Включване на автоматичните отговори.
За да изключите автоматичните отговори, изключете превключвателя Автоматични отговори на.
Image - По избор: Поставете отметка в квадратчето Изпращане на отговори само през период от време. Посочете Начален час и Краен час. Автоматичните отговори се изпращат само през този период от време.
-
Въведете съобщението, което искате да изпратите, докато автоматичните отговори са активирани.
Image - По избор, поставете отметка в квадратчето Изпращане на отговори само до контакти, за да изпращате автоматични отговори само до хората и имейл адресите във вашите контакти в Outlook.com.
- Изберете Запазване.
