Какво да знаете
- Изберете Стартиране на циркулярни документи и изберете какъв тип документ искате да създадете. След това изберете Избор на получатели, за да изберете кой да го получи.
- Изберете Вмъкване на поле за сливане и добавете всички полета, които искате да използвате. Изберете Finish & Merge, за да завършите процеса.
- Алтернативно, използвайте Съветника за циркулярни документи стъпка по стъпка, ако имате нужда от повече ръководена помощ при създаването на вашия обединен документ.
Използването на циркулярни документи във всички версии на Microsoft Word ще обедини данни от източник на данни с вашия документ. Той е идеален за писма, каталози, етикети и др. Ето как да започнете с тази спестяваща време функция.
Как да циркулираме в Word
Във всички текущи версии на Word опцията Mail Merge в раздела Mailings на лентата ви помага да създадете писмо за циркулярно писмо.
Създайте писмо от нулата или отворете съществуващо писмо, преди да започнете.
-
Изберете Стартиране на циркулярни документи на лентата за съобщения и изберете типа документ, който искате да създадете. Например можете да изберете писма, пликове или етикети. Друга възможност е да изберете Съветник за циркулярни документи стъпка по стъпка за повече помощ при създаването на вашия документ.
Image -
Изберете Избор на получатели от лентата за съобщения, за да добавите получатели към пощата. Можете да изберете да създадете нова база данни с получатели. Можете също да изберете да използвате съществуващ списък или контакти в Outlook.
Image -
В полето Получатели на циркулярни документи използвайте квадратчетата за отметка, за да изберете контактите, които искате да включите в циркулярните документи. Изберете OK, когато списъкът ви е готов.
Image -
Изберете Вмъкване на поле за сливане в лентата за изпращане. Изберете първото поле, което искате да добавите. Името на полето се появява там, където разполагате с курсора във вашия документ. Повторете, като вмъкнете всяко поле, което искате да включите. Като алтернатива можете да изберете опция като Address Block или Greeting Line
Можете да редактирате и форматирате текста около полето. Форматите, приложени към полето, ще се пренесат във вашия завършен документ. Можете да продължите да добавяте полета към вашето писмо.
Image -
Преди да отпечатате писмата си, трябва да ги прегледате, за да проверите за грешки. По-специално обърнете внимание на интервалите и препинателните знаци около полетата. Също така трябва да се уверите, че сте вмъкнали правилните полета на правилните места.
За да прегледате писмата, изберете Преглед на резултатите от лентата за изпращане. Използвайте стрелките, за да навигирате в документа.
Image -
Може да забележите грешка в данните за един от вашите документи. Не можете да променяте тези данни в документа за сливане. Вместо това ще трябва да го коригирате в източника на данни.
За да направите това, изберете Редактиране на списък с получатели в лентата за изпращане. В полето, което се отваря, можете да промените данните за всеки от вашите получатели. Можете също да ограничите получателите. Премахнете отметката от квадратчето до имената на получателите, за да ги пропуснете от операцията по сливане, и изберете OK.
Image -
След като прегледате документите си, вие сте готови да ги финализирате, като завършите сливането. Изберете бутона Finish & Merge на лентата за изпращане. Можете да изберете да редактирате отделни документи, да отпечатате писмата или да ги изпратите по имейл. Ако изберете да отпечатате или да изпратите имейл на писмата си, ще бъдете подканени да въведете диапазон. Можете да изберете да отпечатате всички, една или набор от съседни букви. Word ще ви преведе през процеса за всеки.
Image
