Преди да помолите членовете на вашия екип да прегледат вашите работни листове в Excel, включете проследяването на ревизии на Excel за вашата споделена работна книга. Когато използвате наследената функция за проследяване на промените в Excel, ще видите кой е направил промени в работния лист или работната книга и промените, които са направили. След като вашият екип завърши прегледа, сравнете вашите първоначални данни с променените данни на рецензентите. След това приемете или отхвърлете техните промени и изключете Проследяване на промените, за да финализирате документа.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel за Microsoft 365, Excel 2019 и Excel 2016.
Можете ли да проследявате промените в Excel?
Когато искате вашият екип да прегледа и редактира вашата работна книга на Excel, имате две възможности. Ако всички във вашия екип използват Excel за Microsoft 365, функцията за съавторство е лесен и бърз начин за преглед на документ. Ако искате повече информация за направените ревизии или ако членовете на вашия екип работят с по-стари версии на Excel, използвайте наследената функция за проследяване на промените.
Няма да намерите опцията за проследяване на промените в Excel за Microsoft 365 и Excel 2019 на лентата на Excel. Ще видите само командите за проследяване на промените в раздела Преглед на Excel 2016 и по-стари версии. Опцията е налична в по-новите версии на Excel, но ще трябва да добавите свързаните команди за проследяване на промените към нова група в раздела Преглед.
Microsoft ви препоръчва да използвате функцията за съавторство на Excel, която замества споделените работни книги. Със съавторството ще видите промените, които другите правят в реално време, като промените на всеки човек може да са в различен цвят. Съавторството обаче не проследява промените и не можете да отхвърлите промените, за да се върнете към оригиналните си данни. Съавторството е достъпно само с абонамент за Microsoft 365.
Активиране на проследяване на промените в по-нови версии на Excel
За да активирате наследената функция за проследяване на промените в Windows:
-
Отидете до раздела Файл и изберете Опции.
Image -
В диалоговия прозорец Опции на Excel изберете Персонализиране на лентата.
Image -
Изберете падащата стрелка Избор на команда от и изберете Всички команди.
Image -
Изберете падащата стрелка Персонализиране на лентата и изберете Основни раздели.
Image -
Разгънете и маркирайте категорията Преглед.
Image -
Изберете Нова група.
Image -
Уверете се, че записът Нова група е маркиран, след което изберете Преименуване.
Image -
В диалоговия прозорец Преименуване въведете екранно име за групата. Например въведете Проследяване на промените.
Image - Изберете OK, за да приложите промяната и затворете диалоговия прозорец Преименуване.
-
В диалоговия прозорец Опции на Excel отидете до списъка Всички команди, след което изберете всяко от следните:
- Сравняване и обединяване на работни книги (наследени)
- Защита на споделянето (наследено)
- Споделяне на работна книга (наследено)
- Проследяване на промените (наследени)
След като изберете всяка команда, изберете Добавяне, за да добавите тази команда към раздела Преглед.
Image - Изберете OK, за да приложите вашите промени и затворете диалоговия прозорец Опции на Excel.
-
Четирите команди за промяна на песни се появяват в раздела Преглед в новата група, която сте създали.
Image
Как да включите проследяване на промените в Excel
След като сте въвели цялата информация в работния лист, включете функцията за проследяване на промените, преди да направите работната книга на Excel достъпна за преглед.
-
Отидете до раздела Преглед и изберете Проследяване на промените > Открояване на промените.
Image - В диалоговия прозорец Открояване на промените поставете отметка в квадратчето Проследяване на промените при редактиране.
- Изберете квадратчето Кога и го задайте на Всички.
- Поставете отметка в квадратчето Кой и го задайте на Всички.
-
Поставете отметка в квадратчето Открояване на промените на екрана.
Image - Изберете OK.
-
В раздела Преглед изберете Споделяне на работна книга.
Image -
В диалоговия прозорец Споделяне на работна книга отидете на раздела Редактиране и изберете Използване на старите споделени работни книги функция вместо новото изживяване за съавторство квадратче за отметка.
Image - Изберете OK.
-
В раздела Преглед изберете Защита на споделената работна книга.
Image -
В диалоговия прозорец Protect Shared Workbook поставете отметка в квадратчето Споделяне с промени в записа.
Image - Изберете OK.
Споделете работната книга
Когато вашата споделена работна книга е готова за преглед, качете файла на място, до което членовете на вашия екип имат достъп. Например, качете работната книга в сайт на SharePoint, папка на OneDrive или Dropbox.
Функцията за проследяване на промените не работи с работни книги, които съдържат таблици. Таблиците трябва да бъдат преобразувани в диапазон.
След като работната книга бъде качена, информирайте членовете на вашия екип, че файлът е готов за преглед от тях. Един от начините да направите това е да използвате функцията за споделяне в Excel.
Ако нямате настроено пространство, което да е достъпно за всички рецензенти, изпратете по имейл файла на работната книга до всеки рецензент.
Как да видите и приемете промените
След като всички ваши рецензенти са имали възможност да прегледат и редактират работната книга, е време да приемете или отхвърлите тези промени.
-
Отидете до раздела Преглед и изберете Проследяване на промените > Приемане или отхвърляне на промените.
Image -
В диалоговия прозорец Избор на промени за приемане или отхвърляне изчистете отметката от квадратчето Къде, за да приемете или отхвърлите промените в цялата работна книга.
Image - Изберете OK.
-
За всяка промяна изберете Приемане или Отхвърляне.
Image
Как да изключите проследяването на промените
Когато приключите с прегледа и не искате да продължите да проследявате промените, направени в работната книга, изключете функцията за проследяване на промените.
-
Отидете до раздела Преглед и изберете Проследяване на промените > Открояване на промените.
Image -
В диалоговия прозорец Открояване на промените изчистете всички квадратчета за отметка.
Image - Изберете OK.
