В Microsoft Access GROUP BY е клауза, която можете да използвате, за да комбинирате записи с идентични стойности в конкретно поле в един запис. Ако включите SQL агрегатна функция в оператора SELECT, като AVG, COUNT или SUM, Access създава обобщена стойност за всеки запис.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Access за Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 и 2010.
Използване на GROUP BY
Можете да намерите и използвате функцията GROUP BY, като използвате SQL заявка в SQL View. Това е един от най-простите и директни начини за достъп и контрол на вашите данни.
-
Стартирайте Access и отворете вашата база данни.
Този пример използва примерната база данни на Northwind.
-
Изберете раздела Създаване.
Image -
В групата Заявки изберете Дизайн на заявка.
Image -
В списъка Добавяне на таблици изберете таблицата, с която искате да работите.
Image -
Изберете View в групата с резултати и изберете SQL View.
Image - Основното тяло ще превключи към прозорец на терминал за заявки. Тук можете да въведете всяка заявка, която искате.
-
За да получите основно групиране от SQL, трябва да въведете нещо подобно:
SELECTFROM име на таблица WHERE колона/категория LIKE ‘запис’;
Заменете действителното име на таблицата, заглавието на категорията или колоната и действителната стойност на записа, която търсите.
Разбивка на заявката
Вземете например таблица с данни за поръчка, състояща се от атрибутите по-долу:
- OrderID: Числова стойност, уникално идентифицираща всяка поръчка. Това поле е първичен ключ за базата данни.
- Продавач: текстова стойност, предоставяща името на продавача, който е продал продуктите. Това поле е външен ключ към друга таблица, съдържаща информация за персонала.
- CustomerID: Числова стойност, съответстваща на номер на клиентска сметка. Това поле също е външен ключ, препращащ към таблица, съдържаща информация за клиентския акаунт.
- Приходи: Числова стойност, съответстваща на сумата на продажбата в долари.
Когато дойде време за извършване на прегледи на ефективността на търговците, таблицата с поръчки съдържа ценна информация, която може да се използва за този преглед. Когато оценявате Джим, бихте могли например да напишете проста заявка, която извлича всички записи за продажби на Джим:
ИЗБЕРЕТЕОТ Поръчки WHERE Продавач като „Jim“;
Това ще извлече всички записи от базата данни, съответстващи на продажбите, направени от Джим:
OrderID Salesperson CustomerID Revenue
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 182 10000 12741 Джим 155 90000
Можете да прегледате тази информация и да извършите някои ръчни изчисления, за да разработите статистически данни за ефективността, но това би било досадна задача, която ще трябва да повторите за всеки продавач в компанията. Вместо това можете да замените тази работа с една заявка GROUP BY, която изчислява статистиката на всеки продавач в компанията. Пишете заявката и указвате, че базата данни трябва да групира резултатите въз основа на полето Продавач. След това можете да използвате всяка от SQL агрегатните функции, за да извършите изчисления върху резултатите.
Ето един пример. Ако сте изпълнили следния SQL израз:
ИЗБЕРЕТЕ Продавач, SUM(Приходи) КАТО „Общо“, MIN(Приходи) КАТО „Най-малки“, MAX(Приходи) КАТО „Най-големи“, AVG(Приходи) КАТО „Средни“, COUNT(Приходи) КАТО „ Номер' FROM Orders GROUP BY Salesperson;
Ще получите следните резултати:
Продавач Общо Най-малко Най-голямо Средно число
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 1180004000 393 363300 3
Както можете да видите, тази мощна функция ви позволява да генерирате кратки отчети от SQL заявка, предоставяйки ценна бизнес информация на мениджъра, извършващ прегледите на ефективността. Клаузата GROUP BY често се използва в базите данни за тази цел и е ценен инструмент в чантата с трикове на DBA.
