Какво да знаете
- Можете да създадете такава в центъра за администриране на MS 365 под Групи > Споделени пощенски кутии. Изберете Добавяне на пощенска кутия и следвайте стъпките оттам.
- Всеки, присвоен на споделена пощенска кутия на Microsoft Office 365, има достъп до всичко в нея: входящи имейли, отговори, препращания и т.н.
- Потребителите на Office 365 се нуждаят от абонамент за Microsoft Exchange Online за достъп до споделена поща.
Тази статия обяснява как да добавяте потребители към споделена пощенска кутия на Outlook и как да използвате споделени пощенски кутии в Outlook, в мрежата и от мобилно приложение. Тези инструкции се отнасят за Office 365 за Windows и macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010; Outlook за iOS и Android; и Outlook в мрежата.
Как да създадете споделена пощенска кутия в Office 365
Можете да създадете толкова споделени пощенски кутии, колкото са ви необходими, но всеки потребител, който присвоите на пощенската кутия, трябва да има абонамент за Microsoft 365. За да настроите споделена пощенска кутия:
-
Влезте в центъра за администриране на Microsoft 365, като използвате вашия глобален администраторски акаунт в Microsoft 365 или идентификационни данни за администраторски акаунт на Exchange.
Центърът за администриране на Microsoft 365 преди беше известен като център за администриране на Office 365.
-
Изберете Групи > Споделени пощенски кутии в навигационния панел.
Image - Изберете Добавяне на пощенска кутия на страницата Споделени пощенски кутии.
-
На страницата Добавяне на пощенска кутия въведете име за споделената пощенска кутия в полето Име.
Image -
Псевдоним на пощенска кутия се създава автоматично в полето Email, но можете да промените псевдонима, ако желаете. Когато наименувате споделената пощенска кутия, изберете Добавяне.
Image - Изберете Добавяне на членове към тази пощенска кутия под Следващи стъпки.
- Изберете Добавяне на членове на страницата Добавяне на членове на споделена пощенска кутия.
-
Под Членове поставете отметка в квадратчето до всеки човек, който ще има достъп до споделената пощенска кутия. Когато сте готови, изберете Save и след това Close.
Ако не виждате името на човек в списъка, изберете Търсене и въведете името на човека.
Как да запазите изпратения имейл в споделената пощенска кутия
Когато потребител изпрати имейл съобщение от споделената пощенска кутия, копие от това съобщение се записва в Изпратени елементи папка на този потребител, а не в споделената пощенска кутия. Ако искате да запазите тези имейли в споделената пощенска кутия, трябва да редактирате настройките на споделената пощенска кутия.
За да запазите изпратените имейл съобщения в споделената пощенска кутия, изпълнете следните стъпки:
- Влезте в центъра за администриране на Microsoft 365 и изберете Групи > Споделени пощенски кутии в навигационния панел.
- Изберете вашата споделена пощенска кутия.
-
Изберете Редактиране до Изпратени елементи.
Image - Задайте Копиране на елементи, изпратени като тази пощенска кутия и Копиране на елементи, изпратени от името на тази пощенска кутия на Включено , след което изберете Запазване.
Как да използвате споделената пощенска кутия в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010
Когато настройвате споделената пощенска кутия, другите потребители не трябва да правят нищо, за да покажат споделената пощенска кутия в настолната версия на Outlook. Споделената пощенска кутия се появява автоматично в страничната лента на Outlook.
За да изпратите имейл от споделената пощенска кутия, изпълнете следните стъпки:
- Изберете раздела Начало в горната част на Outlook.
-
Изберете Нов имейл, за да създадете ново съобщение.
Image - Изберете От в новото имейл съобщение и след това изберете споделената пощенска кутия.
- Въведете вашето съобщение и изберете Изпращане.
Как да получите достъп до споделената пощенска кутия в Outlook в уеб
Ако искате да работите със споделената пощенска кутия в уеб браузър, трябва ръчно да добавите пощенската кутия. За да добавите споделената пощенска кутия към Outlook в уеб, изпълнете следните стъпки:
- Влезте в акаунта си в Microsoft 365 и след това изберете приложението Outlook.
-
Щракнете с десния бутон върху Folders (или името на вашата пощенска кутия) в навигационния панел и след това изберете Добавяне на споделена папка.йени
- Въведете имейл адреса на споделената пощенска кутия в диалоговия прозорец Добавяне на споделена папка и след това изберете Добавяне.
Как да добавите споделени пощенски кутии към Outlook Mobile App
Ако искате да получите достъп до споделена пощенска кутия от вашия смартфон или таблет, следвайте тези стъпки:
- Стартирайте приложението Outlook за iOS или Android и влезте в акаунта си.
-
Докоснете Добавяне на акаунт в левия панел, след което докоснете Добавяне на споделена пощенска кутия.
Ако имате няколко акаунта в Outlook, изберете този, който има достъп до споделената пощенска кутия.
-
Въведете имейл адреса. След като процесът приключи, трябва да видите вашата споделена пощенска кутия под вашите акаунти в приложението Outlook.
Ако искате да премахнете споделена пощенска кутия от приложението Outlook, отидете на Настройки > Акаунти, след което докоснете споделената пощенска кутия и изберете Изтриване на акаунт.
Какво представлява споделена пощенска кутия в Office 365?
Всеки човек, назначен към споделена пощенска кутия на Office 365, има пълен достъп до всички съобщения в нея. Потребителите членове могат да четат входящи имейли, да отговарят на съобщения, да препращат съобщения и да видят как другите са отговорили.
Когато член на екипа отговори на имейл съобщение от споделената пощенска кутия, имейлът се изпраща от споделения адрес, а не от имейл адреса на лицето, така че информацията на всички остава поверителна. Въпреки това споделените пощенски кутии обикновено нямат потребителски имена или пароли, което създава някои проблеми със сигурността.
Защо да използвате споделена пощенска кутия?
Споделените пощенски кутии са идеални за отдели за обслужване на клиенти или маркетинг, които искат на входящите имейл съобщения да се отговаря от следващия свободен член на екипа. Споделените пощенски кутии също идват със споделен списък с контакти и споделен календар, така че членовете на групата могат да създават срещи на централно място, което всички членове могат да виждат.
