Загубата на важни документи, за чието създаване сте прекарали толкова много време, е разочароващо, особено ако сте като повечето потребители, които създават документи директно на компютъра и нямат предимството на ръкописно копие.
Ето шест начина да запазите текстообработените си документи в безопасност.
Никога не съхранявайте документите си на вашия OS диск
Въпреки че повечето текстообработващи програми записват вашите файлове в папката Моите документи, това е най-лошото място за тях. Независимо дали става въпрос за вирус или софтуерна повреда, повечето компютърни проблеми засягат операционната система и често единственото решение е да преформатирате устройството и да преинсталирате операционната система. В такъв случай всичко на устройството ще бъде загубено.
Инсталирането на втори твърд диск на вашия компютър е сравнително евтин начин да се справите с този проблем. Вторият вътрешен твърд диск няма да бъде засегнат, ако операционната система е повредена и дори може да бъде инсталиран на друг компютър, ако трябва да закупите нов.
Ако сте скептични относно инсталирането на второ вътрешно устройство, външен твърд диск е отлична опция. Външен диск може да бъде свързан към всеки компютър по всяко време, като го включите в USB или FireWire порт. Много външни дискове също имат допълнителното предимство на архивиране с едно докосване или по график; вие определяте папките и графика, а софтуерът се грижи за останалото.
Долен ред
Съхраняването на вашите файлове на място, различно от вашата операционна система, не е достатъчно; трябва редовно да създавате резервни копия на вашите файлове. Увеличете шансовете си да успеете да извлечете файл, като имате второ архивиране на него. Ако данните са важни, помислете за съхраняване на резервно копие в огнеупорно хранилище.
Пазете се от прикачените файлове по имейл
Дори и да сте сигурни, че не съдържат вируси, прикачените файлове към имейлите могат да причинят загуба на данни. Например, ако получите документ със същото име като този на вашето устройство и софтуерът ви за електронна поща е настроен да записва прикачени файлове на същото място, рискувате да презапишете файла, който вече е там. Това често се случва, когато работите съвместно върху документ и колеги изпращат актуализации по имейл.
Настройте програмата си за електронна поща да запазва прикачени файлове на уникално място или, като изключите това, помислете два пъти, преди да запазите прикачен файл към имейл на вашия твърд диск.
Пазете се от потребителска грешка
Възползвайте се от предпазните мерки, включени във вашия текстообработващ процесор, като функции за създаване на версии и проследявани промени. Често срещан начин, по който потребителите губят данни, е когато редактират документ и случайно изтриват части. След като документът бъде запазен, частите, които са променени или изтрити, се губят, освен ако не сте активирали функции, които съхраняват промените вместо вас.
Ако не искате да се занимавате с разширените функции, използвайте клавиша F12, преди да започнете работа, за да запазите файла под друго име. Не е толкова организиран като някои от другите методи, но е полезен метод.
Отидете в облака
Съхраняването на файлове и техните резервни копия в облака става все по-често срещано. Съхранението в облак предлага много предимства, като щедро разпределение на пространството, лекота на използване, достъп от където и да сте и каквото и устройство да използвате, и надеждност.
Услугите за съхранение в облак архивират своите сървъри, така че има двоен слой защита за файловете, съхранявани по този начин. Поради тези причини облачното хранилище е все по-добрият вариант за повечето хора.
Има няколко основни безплатни опции:
- Google Drive предлага 15 GB с всеки акаунт в Google.
- Потребителите на Mac получават 5 GB с iCloud, който е вграден във всяко устройство на Apple.
- Microsoft предоставя 5 GB пространство с OneDrive, който идва с Microsoft 365 и Xbox акаунти.
Ако имате нужда от повече място за съхранение, услугите по-горе предлагат платени опции, както и други компании за съхранение в облак.
Съхранявайте хартиени копия на вашите документи
Няма да ви попречи да пишете и форматирате документа си отново, но запазването на отпечатано копие на важен документ поне ще гарантира, че имате съдържанието на файла и това е по-добре, отколкото да нямате нищо.
