Как да използвате Slack за работа

2024 Автор: Abigail Brown | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 06:40

Какво да знаете

• Отидете на Slack.com, изберете Get Started и следвайте подканите, за да настроите Slack Workspace и да съберете екип.
• Изберете + > Създаване на канал, за да добавите канали, центрирани около теми; въведете имената, които искате в групата.
• За да изпратите съобщения, изберете Ново съобщение, добавете име или група от имена, въведете своето съобщение и изберете Изпрати сега.

Тази статия обяснява как да настроите работно пространство на Slack и да изпълнявате функции като събиране на екип, създаване на канали, добавяне на потребители, изпращане на съобщения, осъществяване на обаждания и други.

Как да настроите Slack работно пространство за вашия екип

Slack може да се използва на компютър чрез избрания от вас уеб браузър или чрез мобилно приложение, но процесът на настройка е достатъчно сложен, така че може да обмислите използването на уеб браузър. За целите на тези инструкции ще ви покажем как точно да настроите първото си работно пространство в Slack от нулата.

Не се нуждаете от акаунт в Slack, преди да настроите първото си работно пространство и можете да настроите всичко и да започнете да използвате услугата безплатно. Някои функции са заключени зад абонамент, но можете да изберете дали абонаментът си заслужава или не, след като изпробвате безплатната версия.

Ето как да настроите първото си работно пространство в Slack:

1. Отворете slack.com и изберете Първи стъпки в горния десен ъгъл на страницата.

   

2. Изберете Моят екип все още не използва Slack.

   

   Тези инструкции са за настройка на чисто ново работно пространство на Slack. Ако не сте отговорни за настройването на Slack за вашата организация, щракнете върху Моят екип е в Slack, за да потърсите работно пространство, което е настроено от някой от вашите колеги.

3. Въведете своя имейл и изберете Потвърди.

   

   Използвайте служебния си имейл или имейла, който обикновено използвате, за да общувате с хората от екипа си.

4. Проверете имейла си за код за потвърждение. Когато пристигне, въведете кода.

   

5. Въведете името на вашата компания или екип, след което изберете Напред.

   

6. Въведете името на проект, върху който вашият екип работи в момента, след което изберете Напред.

   

7. Въведете имейл адресите за всеки от хората във вашия екип, след което изберете Добавяне на съотборници.

   

   Ще можете да добавите още съотборници по-късно, ако не вземете всички на тази стъпка.

8. Вашият канал в Slack вече е настроен. Изберете Вижте своя канал в Slack, за да започнете да го използвате.

   

Как да съберем екип в Slack

След като създадете работното си пространство, все още имате няколко задачи за изпълнение, преди Slack да ви освободи. Ще трябва да завършите сглобяването на вашия екип, да създадете поздравително съобщение, да изпратите първото си съобщение и да финализирате някои важни настройки.

1. За да поканите допълнителни членове към вашия екип, въведете тяхното име и имейл, след което изберете Покани или изберете Готово и превъртете надолу до завършете процеса на настройка.

   

2. Изберете Изберете поздрав, след което изберете поздрав по подразбиране за вашия екип.

   

3. Редактирайте поздрава, ако желаете, след което изберете Запазване.

   

4. Изберете Започнете да използвате Slack за проекта за име на вашия канал.

   

5. Въведете първото си съобщение, след което изберете Изпращане. Когато вашите поканени започнат да се филтрират, това е едно от първите неща, които ще видят.

   

6. Изберете Завършете настройката.

   

7. Въведете вашето име, изберете парола, която ще използвате за достъп до Slack, след което изберете Напред.

   

8. Променете името или URL адреса на вашето работно пространство, ако искате, или просто изберете Край, ако сте доволни.

   

9. Вашето работно пространство в Slack е готово и екипът ви е готов. Можете да добавите още членове на екипа, ако желаете, или просто започнете да използвате работното си пространство, за да се координирате с екипа си.

   

Как да създавате канали и добавяте потребители в Slack

Създадохте един канал по време на първоначалния процес на настройка, но допълнителни канали наистина могат да помогнат на вашия екип да се съсредоточи върху конкретни проекти. Това е наистина полезно, ако имате голям екип, тъй като можете да ограничите каналите само до хората, които наистина се нуждаят от информацията, но все пак е добра идея да използвате този организационен инструмент, дори ако имате по-малък екип.

1. Изберете +, разположен вдясно от заглавието на главните канали.

   

2. Изберете Създаване на канал от падащото меню.

   

3. Въведете име и описание за вашия канал, след което изберете Създаване.

   

   Изберете плъзгача Направи частен, ако искате да контролирате кой може да се присъедини към канала. При изключена тази опция всеки може да чете и да се добавя към канала. Частните канали са отбелязани с икона на катинар вляво от името им във вашия списък с канали. Отворените канали ще имат хаштаг на това място.

4. Въведете имената на хората, които искате в групата, и изберете Готово или изберете Пропускане за сега, за да добавите хора по-късно.

   

   За да добавите хора по-късно, изберете канала, след което изберете Добавяне на хора.

5. Вашият канал вече е готов за използване.

   

Как да изпращате директни съобщения в Slack

В Slack всяко съобщение, което не е изпратено в канал, се счита за директно съобщение. Можете да изпращате съобщения до всеки от вашия екип или да създадете групово директно съобщение с множество членове на екипа, за да попълните всички едновременно.

1. Изберете името на лицето, на което искате да изпратите директно съобщение.

   

2. Въведете съобщението си в текстовото поле, след което натиснете Enter.

   

3. За да добавите емотикони, изберете усмихнато лице под текстовото поле, след което изберете едно или повече емотикони.

   

   Можете дори да създавате персонализирани емотикони на Slack за вашето работно пространство.

4. За да изпратите документ, изберете иконата кламер, след което изберете файл от вашия компютър.

   

5. Въведете описание за вашия файл, след което изберете Качване.

   

   Когато качвате файл в директно съобщение или канал, той автоматично ще бъде споделен със съответните потребители.

Как да изпратите групово директно съобщение в Slack

Груповите директни съобщения много приличат на директните съобщения, но ви позволяват да говорите с конкретен набор от хора, без да създавате специален канал. По-бързо и спретнато е от създаването на канал и е идеално за ситуации, в които трябва да предоставите важна информация на конкретни членове на екипа или бързо да си сътрудничите по нещо, което всъщност не изисква канал. Можете също да извършвате гласови и видео разговори чрез групови директни съобщения.

1. Изберете + до заглавието на секцията Директни съобщения.

   

2. Изберете хората, които искате да добавите към груповото директно съобщение, след което изберете Go.

   

3. Груповото директно съобщение функционира точно като вашите индивидуални директни съобщения. Можете да се върнете към това групово директно съобщение по всяко време, като го изберете в менюто.

   

4. Ако някога искате да изтриете това групово директно съобщение, щракнете с десния бутон върху него в менюто, след което изберете Затваряне на разговора. Можете също да го маркирате със звезда, или да го заглушите, за да спрете да получавате имейли и насочени известия.

   

Как да провеждате повиквания в Slack

Slack ви позволява да се обаждате на членовете на вашия екип поотделно или в група и имате възможност да използвате гласов или видео чат. Това прави много лесно да се уверите, че винаги сте на една и съща страница с вашия екип, бързо споделяте идеи и потвърждавате планове и провеждате отдалечени срещи без необходимост от допълнителен софтуер за телеконференции.

1. За да се обадите на отделен член на екипа, отворете вашето директно съобщение с този член на екипа, след което изберете иконата Call.

   

2. Обаждането ще се отвори в друг прозорец и ще се свърже веднага щом другият човек отговори.

   

   Използвайте иконите в долната част на разговора, за да заглушите микрофона си, да включвате и изключвате видеото си, да споделяте екрана си, да изпращате реакции с емотикони и да затваряте, отляво надясно. Иконата на зъбно колело в горния ляв ъгъл предоставя меню с опции, а силуетът с иконата + ви позволява да добавяте хора към разговора.

3. За да осъществите групово обаждане, отворете канал или групово директно съобщение, след което изберете иконата call.

   

   Груповите обаждания са първокласна функция, която не е налична в безплатния план Slack.

Как да скриете канали и директни съобщения без нови съобщения

Когато работното ви пространство расте, може да откриете, че в крайна сметка то е претрупано с много канали и разговори, които не винаги се използват. Като алтернатива може да откриете, че ви е трудно да разберете кои канали все още имат непрочетени съобщения. И в двете ситуации най-добрият вариант е да скриете канали и директни съобщения, които нямат нови съобщения.

1. Изберете името на вашето работно пространство в горния ляв ъгъл на страницата.

   

2. Изберете предпочитания.

   

3. Изберете Странична лента.

   

4. Изберете радиала до само непрочетени разговори или непрочетени разговори плюс вашата секция със звезда.

   

5. Ако предпочитате да заглушите само един канал или разговор наведнъж, просто щракнете с десния бутон върху този канал, след което изберете заглушаване на канала.

   

Настройки за поверителност на Slack

Ако използвате Slack за бизнес цели, добра идея е да избягвате да казвате нещо, което обикновено не бихте казали в офиса пред шефа си. Това не е така, защото вашият шеф може да използва Slack, за да ви подслушва, но има шанс ръководителят на вашето работно пространство да може да експортира вашите директни съобщения и да ги прочете.

За да проверите дали това е опция във вашето работно пространство или не, влезте в Slack, отворете slack.com/account/team, след което изберете Retentions и експорти. Ако видите следното съобщение, вие сте в безопасност:

Ако администраторите също имат достъп до вашите директни съобщения, съобщението ще гласи така:

Собствениците на работно пространство могат да експортират съобщения и файлове от обществени канали. Собствениците на работно пространство могат също да експортират съобщения и файлове от частни канали и директни съобщения.

Ако видите това съобщение, ще искате да настроите вашите директни съобщения да изтичат, вместо просто да ги оставяте. За да направите това, изберете иконата gear в горния десен ъгъл, когато сте в директно съобщение, след което изберете edit message retention >Напред > Използване на персонализирани настройки за задържане за този разговор Задайте го на един ден, след което изберете Запазване

Настройките за задържане на работното пространство са налични само ако вашата организация има платен план.

Предотвратете външни сайтове да виждат вашия трафик

Ако вие или членовете на вашия екип някога се свържете с външни уебсайтове, те ще могат да видят пълния уеб адрес на вашето работно пространство в Slack в реферала. Ако искате да предотвратите това да се случи, влезте в Slack и след това отворете slack.com/admin/settings.

Превъртете надолу и намерете Скриване на URL адреса на вашето работно пространство от регистрационни файлове на външни сайтове, след което изберете Разширяване. Премахнете отметката от квадратчето, след което изберете Запазване.

Ако имате платен план, като администратор можете също да коригирате глобалните настройки за задържане и изтриване на съобщения и файлове от тази страница.

Какво представляват Slack интеграции?

Досега имате доста добро разбиране как да настроите и използвате Slack, включително някои основни настройки за поверителност. Ако искате значително да разширите функционалността на Slack, можете да интегрирате голямо разнообразие от приложения на трети страни като Google Диск и Календар, Twitter, GitHub и други.

Ако искате да добавите малко интеграции на Slack, ето как да го направите:

1. Изберете Приложения в главното меню на Slack от лявата страна на екрана.

   

2. Намерете приложение, което искате да интегрирате със Slack, след което изберете Добавяне.

   

3. Изберете Добавяне към Slack.

   

4. Продължете с подканите на екрана. В този случай изберете Добавяне на Twitter Integration.

   

5. Ако е поискано, упълномощете Slack за достъп до вашия акаунт с приложението, което се опитвате да интегрирате.

   

6. Коригирайте настройките по ваш вкус, след което изберете Запазване на настройките. Приложението вече е интегрирано с вашето работно пространство Slack.

   

Slack Известия, теми и други предпочитания

Slack улеснява регулирането на различни потребителски предпочитания, включително когато получавате известия, теми и др. За достъп до тези мощни настройки изберете името на вашето работно пространство в горния ляв ъгъл, след което изберете Preferences.

Известия

Менюто за предпочитания за уведомяване на Slack ви дава някои важни опции, като възможността да активирате известия на работния плот. Изберете Активиране на известията на работния плот и ще получавате изскачащо известие на вашия компютър всеки път, когато получите съобщение в Slack. Можете също да изберете какъв тип съобщения да предизвикват изскачащи известия на работния плот.

Полето за ключови думи ви позволява да въведете конкретни важни термини, за които искате да следите. Всеки път, когато някой използва една от тези ключови думи в канал, до който имате достъп, ще можете лесно да намерите важния разговор.

Ако не искате да получавате никакви известия в почивните си часове, можете да използвате настройките за „Не безпокойте“, за да изключите автоматично известията си през определено време.

Опциите за уведомяване също ви позволяват да изберете как да се показват насочените известия на работния плот и дали да изпратите ping до мобилното си устройство чрез приложението Slack, ако не сте на работния плот.

Тема

Ако искате да коригирате вашата Slack тема, просто изберете Теми или Съобщения и медии в менюто с предпочитания. Избирането на теми отваря основно меню, което ви позволява да избирате между тъмните и светлите теми на Slack. Ако очите ви имат проблеми с ярки, бели уебсайтове, тъмната тема е страхотна.

Продължете да превъртате и ще откриете, че Slack има редица други теми, които променят начина, по който приложението изглежда и се чувства. Можете също да персонализирате вашата тема и да я споделите с други, ако се чувствате креативни.

Съобщения и медии

Изберете Съобщения и медии и ще имате още по-голям контрол върху начина, по който се изобразяват различните елементи на сайта. Тези опции ви позволяват да изберете дали да се показват потребителските икони, как да се показват съобщенията, дали да се показват пълни или показвани имена и др.

Инструменти за комуникация на Slack

Платените екипи на Slack могат да използват усъвършенствани инструменти за комуникация като Slack Huddles. Huddles са аудио разговори, към които всеки в канал може да се присъедини. Можете също така да започнете сбирка от директно съобщение и дори да споделите екрана си с други участници.

Платените планове също поддържат видео и гласови записи. Всички записи, качени в Slack, идват с препис, който може да бъде записан в архив с възможност за търсене. Записите могат да бъдат планирани да станат публични в определен час.

Ако вашият екип има план Slack Business+ или Enterprise Grid, можете да се възползвате от Slack Atlas, който създава подробни профили, за да даде на потребителите по-добро разбиране на структурата на вашата организация. Тази функция се интегрира с инструменти като Workday, така че можете автоматично да поддържате цялата информация актуална.