Microsoft Excel Основен урок за начинаещи

2024 Автор: Abigail Brown | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 06:40

Excel е програма за електронни таблици, която се използва за съхраняване, организиране и манипулиране на данни. Данните се съхраняват в отделни клетки, които обикновено са организирани в поредица от колони и редове в работен лист; тази колекция от колони и редове се нарича таблица.

Програмите за електронни таблици могат също да извършват изчисления върху данните с помощта на формули. За да улесни намирането и четенето на информацията в работен лист, Excel има редица функции за форматиране, които могат да бъдат приложени към отделни клетки, редове, колони и цели таблици с данни.

Тъй като всеки работен лист в последните версии на Excel съдържа милиарди клетки на работен лист, всяка клетка има адрес, известен като препратка към клетка, така че да може да се използва във формули, диаграми и други функции на програмата.

Темите, включени в този урок, са:

Въвеждане на данните в таблицата
Разширяване на отделни колони на работния лист
Добавяне на текущата дата и именуван диапазон към работния лист
Добавяне на формулата за приспадане
Добавяне на формулата за нетната заплата
Копиране на формули с манипулатора за попълване
Добавяне на числово форматиране към данните
Добавяне на форматиране на клетки

Въвеждане на данни във вашия работен лист

Въвеждането на данни в клетките на работния лист винаги е процес в три стъпки; тези стъпки са както следва:

Щракнете върху клетка, където искате да отидат данните.
Въведете данните в клетката.
Натиснете клавиша Enter на клавиатурата или щракнете върху друга клетка с мишката.

Както споменахме, всяка клетка в работен лист се идентифицира с адрес или препратка към клетка, която се състои от буквата на колоната и номера на реда, които се пресичат на мястото на клетката. Когато пишете препратка към клетка, буквата на колоната винаги се изписва първа, последвана от номера на реда – като например A5, C3 или D9

Когато въвеждате данните за този урок, е важно да въведете данните в правилните клетки на работния лист. Формулите, въведени в следващите стъпки, използват препратките към клетките на въведените сега данни.

За да следвате този урок, използвайте референтните клетки на данните, които се виждат на изображението по-горе, за да въведете всички данни в празен работен лист на Excel.

Разширяване на колони в Excel

По подразбиране ширината на клетката позволява само осем знака от всяко въвеждане на данни да бъдат показани, преди тези данни да се прехвърлят в следващата клетка вдясно. Ако клетката или клетките отдясно са празни, въведените данни се показват в работния лист, както се вижда със заглавието на работния лист Изчисления на удръжки за служители въведено в клетка A1

Ако клетката вдясно обаче съдържа данни, съдържанието на първата клетка се съкращава до първите осем знака. Няколко клетки с данни, въведени в предишната стъпка, като етикета Процент на приспадане:, въведен в клетка B3 и Thompson A. въведени в клетка A8 са съкратени, тъй като клетките вдясно съдържат данни.

За да коригирате този проблем, така че данните да са напълно видими, колоните, съдържащи тези данни, трябва да бъдат разширени. Както при всички програми на Microsoft, има няколко начина за разширяване на колони. Стъпките по-долу описват как да разширявате колони с помощта на мишката.

Разширяване на отделни колони в работния лист

Поставете показалеца на мишката върху линията между колони A и B в заглавката на колоната.
Показателят ще се промени на стрелка с две глави.
Щракнете и задръжте надолу с левия бутон на мишката и плъзнете двустранната стрелка надясно, за да разширите колона A до целия запис Thompson A. се вижда.
Разширете другите колони, за да показвате необходимите данни.

Ширини на колони и заглавия на работни листове

Тъй като заглавието на работния лист е толкова дълго в сравнение с другите етикети в колона A, ако тази колона беше разширена, за да показва цялото заглавие в клетка A1, работният лист не само ще изглежда странно, но ще затрудни използването на работния лист поради пропуските между етикетите вляво и другите колони с данни.

Тъй като няма други записи в ред 1, не е погрешно просто да оставите заглавието както е – преливайки в клетките вдясно. Като алтернатива Excel има функция, наречена сливане и центриране, която ще се използва в по-късна стъпка за бързо центриране на заглавието върху таблицата с данни.

Добавяне на дата и именуван диапазон

Нормално е да добавите дата към електронна таблица - доста често, за да посочите кога листът е актуализиран за последен път. Excel има редица функции за дата, които улесняват въвеждането на дата в работен лист. Функциите са просто вградени формули в Excel, за да улесните изпълнението на често изпълнявани задачи – като добавяне на дата към работен лист.

Функцията TODAY е лесна за използване, защото няма аргументи – това са данни, които трябва да бъдат предоставени на функцията, за да работи. Функцията TODAY също е една от променливите функции на Excel, което означава, че се актуализира при всяко преизчисляване – което обикновено е всеки път, когато работният лист се отваря.

Добавяне на дата с функцията TODAY

Стъпките по-долу ще добавят функцията ДНЕС към клетка C2 на работния лист.

Щракнете върху клетка C2, за да я направите активната клетка.
Щракнете върху раздела Формули на лентата.
Щракнете върху опцията Дата и час на лентата, за да отворите списъка с функции за дата.
Щракнете върху функцията Днес, за да изведете Конструктора на формули.
Щракнете върху Готово в полето, за да въведете функцията и да се върнете към работния лист.
Текущата дата трябва да се добави към клетка C2.

Виждатесимволи вместо датата

Ако в клетка C2 се появи ред от символи на хаштаг вместо датата след добавяне на функцията ДНЕС към тази клетка, това е защото клетката не е достатъчно широка, за да покаже форматираните данни.

Както бе споменато по-рано, неформатирани числа или текстови данни се разпръскват върху празни клетки вдясно, ако са твърде широки за клетката. Данни, които са форматирани като конкретен тип число – като валута, дати или час, обаче не се прехвърлят към следващата клетка, ако са по-широки от клетката, в която се намират. Вместо това те показват грешката.

За да коригирате проблема, разширете колона C, като използвате метода, описан в предходната стъпка на урока.

Добавяне на именуван диапазон

именуван диапазон се създава, когато на една или повече клетки се даде име, за да се улесни идентифицирането на диапазона. Наименуваните диапазони могат да се използват като заместител на препратка към клетка, когато се използват във функции, формули и диаграми. Най-лесният начин за създаване на именувани диапазони е да използвате поле за име, намиращо се в горния ляв ъгъл на работния лист над номерата на редовете.

В този урок името ставка ще бъде дадено на клетка C6, за да идентифицира процента на приспадане, прилаган към заплатите на служителите. Именуваният диапазон ще бъде използван във формулата за приспадане, която ще бъде добавена към клетки C6 до C9 от работния лист.

Изберете клетка C6 в работния лист.
Въведете rate в полето за име и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
Клетка C6 вече има името rate.

Това име ще се използва за опростяване на създаването на Формули за приспадане в следващата стъпка от урока.

Въвеждане на формулата за удръжки на служителите

Формулите на Excel ви позволяват да извършвате изчисления върху числови данни, въведени в работен лист. Формулите на Excel могат да се използват за основно пресичане на числа, като събиране или изваждане, както и за по-сложни изчисления, като намиране на средната стойност на ученик по резултатите от теста и изчисляване на ипотечни плащания.

Формулите в Excel винаги започват със знак за равенство (=).
Знакът за равенство винаги се въвежда в клетката, където искате да се появи отговорът.
Формулата се попълва с натискане на клавиша Enter на клавиатурата.

Използване на препратки към клетки във формули

Честият начин за създаване на формули в Excel включва въвеждане на данните за формулата в клетките на работния лист и след това използване на препратките към клетки за данните във формулата, вместо самите данни.

Основното предимство на този подход е, че ако по-късно стане необходимо да се променят данните, това е просто въпрос на замяна на данните в клетките, вместо да се пренаписва формулата. Резултатите от формулата ще се актуализират автоматично, след като данните се променят.

Използване на именувани диапазони във формули

Алтернатива на препратките към клетките е използването на именувани диапазони – като например именувания диапазон rate, създаден в предишната стъпка.

Във формула наименуван диапазон функционира по същия начин като препратка към клетка, но обикновено се използва за стойности, които се използват няколко пъти в различни формули – като процент на приспадане за пенсии или здравни обезщетения, данък скорост или научна константа – докато препратките към клетки са по-практични във формули, които препращат към конкретни данни само веднъж.

Въвеждане на формулата за удръжки на служителите

Първата формула, създадена в клетка C6 ще умножи брутната заплата на служителя Б. Смит по процента на приспадане в клетка C3.

Завършената формула в клетка C6 ще бъде:

=B6тарифа

Използване на посочване за въвеждане на формулата

Въпреки че е възможно просто да въведете горната формула в клетка C6 и правилният отговор да се покаже, по-добре е да използвате посочване, за да добавите препратките към клетките към формулите, за да сведете до минимум възможността от грешки, създадени от въвеждането грешна препратка към клетка.

Посочването включва щракване върху клетката, съдържаща данните, с показалеца на мишката, за да добавите препратката към клетката или наименования диапазон към формулата.

Щракнете върху клетка C6, за да я направите активната клетка.
Въведете знака за равенство (=) в клетка C6, за да започнете формулата.
Щракнете върху клетка B6 с показалеца на мишката, за да добавите тази препратка към клетката към формулата след знака за равенство.
Въведете символа за умножение () в клетка C6 след препратката към клетката.
Щракнете върху клетка C3 с показалеца на мишката, за да добавите наименования диапазон rate към формулата.
Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата.
Отговорът 2747.34 трябва да присъства в клетка C6.
Въпреки че отговорът на формулата е показан в клетка C6, щракването върху тази клетка ще покаже формулата, =B6скорост, в лентата с формули над работния лист

Въвеждане на формулата за нетната заплата

Тази формула се създава в клетка D6 и изчислява нетната заплата на служител чрез изваждане на сумата на приспадане, изчислена в първата формула от Брутна заплата. Готовата формула в клетка D6 ще бъде:

=B6 - C6

Щракнете върху клетка D6, за да стане активната клетка.
Въведете знака за равенство (=) в клетка D6.
Щракнете върху клетка B6 с показалеца на мишката, за да добавите тази препратка към клетката към формулата след знака за равенство.
Въведете знак минус (-) в клетка D6 след препратката към клетката.
Щракнете върху клетка C6 с показалеца на мишката върху тази клетка, препращаща към формулата.
Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата.
Отговорът 43, 041.66 трябва да присъства в клетка D6.

Относителни препратки към клетки и формули за копиране

Досега формулите Удръжки и Нетна заплата са добавени само към една клетка всяка в работния лист – C6 и D6 съответно. В резултат на това работният лист в момента е пълен само за един служител - B. Смит.

Вместо да преминавате през отнемащата време задача за повторно създаване на всяка формула за другите служители, Excel позволява, при определени обстоятелства, формулите да бъдат копирани в други клетки. Тези обстоятелства най-често включват използването на специфичен тип препратка към клетка – известна като относителна препратка към клетка – във формулите.

Препратките към клетките, които са били въведени във формулите в предходните стъпки, са относителни препратки към клетки и те са типът препратка към клетка по подразбиране в Excel, за да направи копирането на формули възможно най-лесно.

Следващата стъпка в урока използва Fill Handle, за да копирате двете формули в редовете по-долу, за да попълните таблицата с данни за всички служители.

Копиране на формули с манипулатора за попълване

манипулаторът за попълване е малка черна точка или квадрат в долния десен ъгъл на активната клетка. Манипулаторът за попълване има редица приложения, включително копиране на съдържанието на клетка в съседни клетки. попълване на клетки с поредица от числа или текстови етикети и копиране на формули.

В тази стъпка от урока, манипулаторът за попълване ще се използва за копиране на Deduction и Net Заплата формули от клетки C6 и D6 надолу до клетки C9 иD9.

Копиране на формули с манипулатора за попълване

Маркирайте клетки B6 и C6 в работния лист.
Поставете показалеца на мишката върху черния квадрат в долния десен ъгъл на клетка D6 – показалецът ще се промени на знак плюс (+).
Щракнете и задръжте левия бутон на мишката и плъзнете манипулатора за запълване надолу до клетка C9.
Освободете бутона на мишката – клетки C7 до C9 трябва да съдържат резултатите от Deduction формула и клетки D7 до D9 формулата Нетна заплата.

Прилагане на форматиране на числа в Excel

Форматирането на числата се отнася до добавянето на валутни символи, десетични маркери, знаци за процент и други символи, които помагат да се идентифицира типа на данните в клетката и да се улесни четенето им.

Добавяне на символа за процент

Изберете клетка C3, за да я маркирате.
Щракнете върху раздела Home на лентата.
Щракнете върху опцията Общи, за да отворите падащото меню Формат на числата.
В менюто щракнете върху опцията Процент, за да промените формата на стойността в клетка C3 от 0,06 на 6%.

Добавяне на символа на валутата

Изберете клетки D6 до D9, за да ги маркирате.
В раздела Начало на лентата щракнете върху опцията Общи, за да отворите падащото меню Формат на числата.
Щракнете върху Валута в менюто, за да промените форматирането на стойностите в клетки D6 на D9към валута с два знака след десетичната запетая.

Прилагане на форматиране на клетки в Excel

Форматирането на клетки се отнася до опциите за форматиране – като прилагане на удебелен шрифт към текст или числа, промяна на подравняването на данните, добавяне на граници към клетките или използване на функцията за сливане и центриране, за да промените външния вид на данните в клетка.

В този урок гореспоменатите формати на клетки ще бъдат приложени към конкретни клетки в работния лист, така че да съответстват на готовия работен лист.

Добавяне на получер формат

Изберете клетка A1, за да я маркирате.
Щракнете върху раздела Начало на лентата.
Щракнете върху опцията за форматиране Bold, както е посочено в изображението по-горе, за да удебелите данните в клетка A1.
Повторете горната последователност от стъпки, за да удебелите данните в клетки A5 до D5.

Промяна на подравняването на данните

Тази стъпка ще промени лявото подравняване по подразбиране на няколко клетки до централно подравняване.

Изберете клетка C3, за да я маркирате.
Щракнете върху раздела Начало на лентата.
Щракнете върху опцията за подравняване Център, както е посочено на изображението по-горе, за да центрирате данните в клетка C3.
Повторете горната последователност от стъпки, за да центрирате данните в клетки A5 до D5.

Обединяване и центриране на клетки

Опцията Обединяване и центриране комбинира няколко избрани в една клетка и центрира въведените данни в най-лявата клетка в новата обединена клетка. Тази стъпка ще обедини и центрира заглавието на работния лист - Изчисления на удръжки за служители.

Изберете клетки A1 до D1, за да ги маркирате.
Щракнете върху раздел Начало на лента.
Щракнете върху опцията Обединяване и центриране, както е идентифицирано на изображението по-горе, за да обедините клетки A1 към D1и центрирайте заглавието в тези клетки.

Добавяне на долни граници към клетки

Тази стъпка ще добави долни граници към клетките, съдържащи данни в редове 1, 5 и 9

Изберете обединената клетка A1 до D1, за да я маркирате.
Щракнете върху раздела Начало на лентата.
Щракнете върху стрелката надолу до опцията Border, както е посочено на изображението по-горе, за да отворите падащото меню с граници.
Щракнете върху опцията Долна граница в менюто, за да добавите граница в долната част на обединената клетка.
Повторете горната последователност от стъпки, за да добавите долна граница към клетки A5 до D5 и към клетки A9 до D9.