Когато планирате среща в Outlook с друг човек или група хора, те получават имейл с покана с подробности за срещата. От този имейл те могат да приемат или отхвърлят поканата за среща. Outlook добавя срещата към вашия календар на Outlook, следи отговорите на вашите присъстващи и изпраща напомняне преди началото на срещата.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook за Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013.
Как да изпратите покана за календар в Outlook
Ето как да насрочите среща в Outlook:
-
Изберете Начало tab.
Image -
Избор Нови елементи > Среща.
Алтернативно, натиснете Ctrl+Shift+Q.
Image -
В поканата за среща въведете описание на срещата в текстовото поле Заглавие.
Image -
В текстовото поле Required въведете имейл адресите на всеки участник, който трябва да присъства на срещата. В Outlook 2016 и 2013 въведете имейл адресите в текстовото поле To.
За да изберете контакти от вашата адресна книга, изберете Задължително, По избор или До.
Image -
В текстовото поле По избор въведете имейл адресите на хората, които искате да присъствате на срещата, но не изисквайте от тях да го правят.
Image -
Изберете начален и краен час за срещата.
Image -
За да блокирате цял ден от календара си за срещата, изберете Цял ден.
Image -
В текстовото поле Location въведете къде провеждате срещата.
Image -
В областта Съобщение въведете друга информация, която вашите участници трябва да знаят преди срещата, и прикачете всички файлове, които искате да прегледат.
За да прикачите файл към поканата за среща, изберете раздела Вмъкване, след което изберете Прикачване на файл. За да добавите връзка към документ във вашия OneDrive, изберете падащата стрелка Link.
Image -
По подразбиране, когато изпратите покана за среща в Outlook, поканата включва искане за отговор и дава на получателя опцията да предложи нов час за срещата. За да промените тези опции, изберете раздела Среща, след което изберете Опции за отговор
Image -
Изберете Изпращане.
Ако вашият график се промени или ако вашите присъстващи трябва да направят други планове, или отменете срещата, или я насрочете отново.
Image
Как да настроите повтаряща се среща
Outlook също ви позволява да настроите повтарящи се срещи. Използвайте тази опция за събирания, които планирате да повтаряте всяка седмица, месец или друг период. При повтаряща се среща трябва да въведете подробностите само веднъж и тя ще добави всички бъдещи събития към вашия календар въз основа на зададения от вас интервал.
-
Изберете раздела Начало, след което изберете Нови елементи > Среща.йени
Image - В поканата за среща въведете заглавие, задължителни участници, незадължителни присъстващи, местоположение и съобщение, описващо целта на срещата.
-
Изберете Направете повтарящ се.
В Outlook 2016 и 2013 изберете Среща > Повторение.
Image -
Ще се отвори диалоговият прозорец Повтаряне на среща. Въведете началния час, крайния час и продължителността на срещата.
Image -
В секцията Модел на повторение изберете кога срещата да се повтори. Например редовна седмична среща, която се провежда всеки понеделник.
Image -
В секцията Обхват на повторение изберете продължителност от време, през което повтарящите се срещи ще продължат. Можете да кажете на повтаряща се среща да се отмени на определена дата или след определен брой повторения. Изберете Без крайна дата, ако не искате срещата да изтече.
Image -
Изберете OK.
Image -
В поканата за среща изберете Изпращане.
Image
Как да използвате асистента за планиране за създаване на среща
Ако използвате Microsoft 365 на работа и сте потребител на Exchange, използвайте помощника за планиране, за да намерите най-доброто време за насрочване на среща с други хора. Когато отворите асистента за планиране, ще видите календарите за хората, които сте поканили на срещата.
За да използвате асистента за планиране, създайте покана за среща, изберете раздела Среща > Асистент за планиране.
Как да прегледате срещата във вашия календар на Outlook
След като създадете или приемете среща, тя ще се появи във вашия календар на Outlook въз основа на информацията за датата и часа. Ето как да намерите предстоящи събития.
- Изберете View Switcher, след което изберете Calendar.
- За да намерите срещата, превъртете през календара или използвайте полето за търсене и въведете заглавието на срещата.
-
За да видите подробностите за срещата, щракнете двукратно върху елемента от календара.
Image -
За да видите отговорите, изберете раздела Tracking. Колоната Response показва кои присъстващи са приели поканата за среща и кои не са отговорили.
Image -
Ако сте получили устно приемане от участник, изберете Няма, след което изберете Прието, Отказано, или даде Предварителен отговор.
Image - Затворете поканата за среща, когато приключите.
Как да добавите хора към съществуваща покана за среща
Можете да организирате среща и след това да имате повече участници, които да поканите по-късно (например, ако наемете друг служител и искате да го добавите към редовни срещи на персонала). Ето как да поканите нови участници на среща, която вече сте подготвили.
- Намерете срещата в календара си.
- Щракнете двукратно върху елемента на срещата.
-
Изберете Асистент за планиране раздел > Добавяне на присъстващи.
Image -
В диалоговия прозорец Избор на участници и ресурси изберете името на присъстващия.
Image -
Изберете или Задължително или По избор, за да посочите дали присъстващият е длъжен да присъства на срещата или присъствието му е по избор.
Image -
Изберете OK.
Image -
Участникът вече се появява в списъка с всички присъстващи в асистента за планиране.
Image -
Изберете Изпращане на актуализация.
Image
