Ключови изводи
- Dropbox вече може да премества, преименува и дори конвертира файлове автоматично.
- Просто дефинирайте правилата, след което пуснете елементи в папки.
-
Има много други мощни инструменти за автоматизиране на Dropbox.
Dropbox автоматично ще организира вашите папки вместо вас, преименува, премества и дори превежда всичко, което пуснете там.
Има много начини за автоматизиране на папките във вашия Dropbox – в края на краищата това е просто папка, пълна с файлове – но наличието на вграден инструмент може да предложи няколко предимства по отношение на удобство, сигурност и надеждност. И все още можете да използвате всички инструменти на трети страни, които харесвате. И така, защо автоматизираните папки са толкова страхотна идея и какво могат да направят за вас?
"[Автоматизираните папки са] невероятно лесен начин за управление на всякакъв вид голям, многофайлов проект с множество сътрудници", каза Девън Фата, главен изпълнителен директор на компанията за уеб разработчици Pixoul, за Lifewire по имейл. „Създаването на добра организационна система, която работи за всички, е постоянна битка във всеки вид работа, базирана на проекти, и това може да спести много време в тези области.“
Краят на картотекирането
Папките често са бъркотия. Изхвърляме файлове в папка, за да почистим, да речем, нашите настолни компютри, след което изхвърляме някои от тези файлове в подпапка, за да изчистим първата папка. Представете си, ако тези файлове могат да се организират сами.
Дори тези от нас, които държат всичко подредено, могат да се възползват от автоматичното архивиране. А с Dropbox скоро ще бъде лесно. Просто трябва да настроите своите правила за автоматизация веднъж, след което Dropbox ще свърши цялата работа.
Например, можете да създадете правило, което автоматично поставя вашите файлове в папки въз основа на датата. Пуснете куп файлове във вашия Dropbox и той ще създаде папки за януари, февруари и т.н. и ще постави вашите файлове в тях. Бъдещите файлове, добавени към главната папка, ще бъдат автоматично преместени в тези подпапки. Идеален е например за съхраняване на разписки за вашите данъци.
Това е хубаво и вече доста мощно, но става много по-добро. Dropbox може също автоматично да преименува файлове и снимки, може би въз основа на датата, на която са създадени/заснети. Може също така да маркира вашите файлове и дори да ги конвертира в други формати. Например, можете да имате папка, която конвертира всичко в PDF или такава, която автоматично разархивира zip файлове.
Хубавото е, че тези действия се задействат чрез преместване на файлове в папки, което може да се направи на всяко свързано устройство.
Алтернативи
Автоматизирането на папки Dropbox в крайна сметка идва за всички, но в момента се разпространява само за бизнес клиенти. Все пак има много още по-мощни опции за автоматизиране на вашите папки в Dropbox - или всякакви други папки.
Има две основни категории за автоматизиране на папки. Едната е уеб базирана услуга като Zapier или IFTTT (If This Then That). Другият е инструмент, който работи локално на вашия компютър, като отличния Hazel за Mac. След това има повече услуги с едно предназначение като Cloud Convert, които ще наблюдават папка на Dropbox и ще конвертират всичко, което добавите. Той е мощен и лесен за използване.
Предимството на уеб базирания инструмент е, че може да се свързва с други уеб услуги. IFTTT може да направи някои диви неща. Можете например да накарате интелигентната си крушка да мига в червено всеки път, когато има нова статия, публикувана тук в Lifewire News. Zapier предлага още по-задълбочени – макар и много по-сложни за настройване – автоматизации, които копаят във вашия Gmail, Slack, Twitter, Trello и др.
Недостатъкът на тези онлайн инструменти е, че вашите лични данни трябва да напуснат компютъра ви, за да могат да си свършат работата. От друга страна, голяма част от тези данни така или иначе вече са някъде в облака.
Местен
Ако искате да се заемете наистина сериозно с автоматизацията на вашия компютър, има много инструменти. На Mac и iOS можете да използвате вграденото приложение Shortcuts, което идва с галерия от предварително направени автоматизации. Някои от тях работят и с Dropbox.
За автоматизиране на папки опитайте Hazel. Това следи папките за нови файлове и действа спрямо тях.
Едно правило на Hazel, което използвам, следи моя работен плот за изображения. Той преоразмерява екранните снимки до 2000 пиксела ширина, така че мога да ги използвам за онлайн статии като тази. Друго правило взема webp изображения и ги превръща в JPG. Имам и правило, което копира песни в приложението, известно преди като iTunes.
Hazel предлага свой собствен набор от вградени действия, но можете също да го използвате, за да изпълнявате Shortcuts, AppleScripts, Automator действия и дори да пишете свои собствени скриптове на езика за програмиране по ваш избор. Тази модулност го прави както изключително лесен за започване, така и неограничен в неговия потенциал. И, разбира се, може да действа върху всяка папка във вашия Dropbox.
Новата вградена автоматизация на Dropbox изглежда страхотно и покрива основите, но се надяваме, че ще предизвика интерес и към по-мощни автоматизации. Защото какъв е смисълът от компютър, ако не може да се погрижи за цялата натоварена работа вместо вас?
