Flash Fill ви помага да въвеждате данни много по-бързо в Microsoft Excel. Той следи за модели в данните, които въвеждате, и прави предложения за завършване на въвеждането ви, като попълва цели колони с подходящи стойности. Продължете да четете, за да научите как да използвате Flash Fill в Excel, за да увеличите скоростта и точността при въвеждане на данни.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016 и 2013; Excel за Microsoft 365, Excel Online и Excel за Mac. Flash Fill не е наличен в предишните версии на Excel.
Flash Fill работи подобно на начина, по който Autofill работи в уеб браузър, но е много по-интелигентен. Автоматичното попълване на Excel работи малко по-различно, като ви позволява да копирате формули и стойности в хоризонтални или вертикални масиви в електронна таблица. Excel всъщност използва машинно обучение за Flash Fill, което му позволява да прави умни предложения за това, което може да искате да въведете.
Как да използвате Flash Fill в Excel
Има два начина за използване на флаш попълване в Excel. Винаги работи във фонов режим и ще прави предложения, докато въвеждате във всяка клетка. Най-лесният и често срещан начин за използване на Flash Fill е да приемете тези предложения, като натиснете клавиша Enter. Вторият начин за използване на Flash Fill е използването на команда в раздела DATA на лентата за автоматично запълване на няколко клетки наведнъж.
Flash Fill в момента е доста ограничен в своите възможности. Работи само когато колоната, в която въвеждате данни, е непосредствено до колоната, съдържаща изходните данни. Изходните данни са данните, съдържащи модела, който Flash Fill ще използва за генериране на стойности. Донякъде странно, че работи само с колони, а не с редове, така че не можете автоматично да попълвате ред с данни.
Използване на Flash Fill докато пишете
Докато пишете, Flash Fill винаги работи във фонов режим. Ако смята, че може да види какво се опитвате да въведете в колоната, ще ви предложи как можете незабавно да завършите целия запис. Използвано по този начин, можете да мислите за Flash Fill като за разширение на AutoComplete на Excel. Докато AutoComplete прави предложения за това, което може да въвеждате в отделна клетка, Flash Fill ви позволява да попълвате цели колони с данни.
За да използвате Flash Fill, докато пишете, следвайте тези стъпки:
-
Вмъкнете нова колона до колоната с изходните данни.
- Въведете необходимата стойност в първата клетка на новата колона.
-
Започнете да въвеждате стойността във втората колона. Ако Excel открие шаблона, ще се появи визуализация, показваща какви стойности ще използва за останалите клетки.
Image -
Натиснете клавиша Enter и стойностите се въвеждат автоматично.
Image - Това е, толкова просто!
Можете да продължите да използвате Flash Fill в следващите колони за извличане на различни елементи от данни. Докато колоната, съдържаща шаблона, не е отделена от колоната, в която въвеждате стойностите, Excel трябва да открие шаблона. Продължавайки предишния пример, имената също могат да бъдат извлечени.
Използване на Flash Fill от лентата
Когато Flash Fill открие шаблон, обикновено показва визуализацията, докато пишете. Натискането на Enter, за да приемете това предложение, обикновено е най-лесният начин за използване на Flash Fill. Въпреки това може да се използва и чрез команда на лентата. За да го използвате по този начин, изпълнете следните стъпки:
- Вмъкнете нова колона до колоната с изходните данни.
- Въведете необходимата стойност в първата клетка на новата колона.
- Изберете раздела ДАННИ на лентата.
-
Изберете командата Flash Fill.
Image - Ако Excel е открил модел, той ще въведе предложените стойности в останалите клетки.
Комбиниране на данни от множество колони
Flash Fill не само може да разделя стойностите в отделни колони. Може също да се използва за обединяване на колони, като се използва произволен модел, който изберете. Това може да бъде много по-бързо и по-интуитивно от използването на формула за конкатенация. Например, за да създадете единична адресна колона от отделни адресни полета, можете да следвате тези стъпки:
-
Въведете всяко адресно поле в отделна колона.
Image -
Създаване на съседна адресна колона.
- Въведете първия адрес в необходимия формат.
-
Започнете да въвеждате втория адрес и проверете предложените стойности на Excel.
Image - Натиснете Enter, за да приемете предложеното Flash Fill от Excel.
Обърнете внимание, че в този пример са използвани запетаи между улицата, града и държавата, но не и номера и улицата. Flash Fill трябва да работи с всеки формат, който решите да използвате.
Други възможности на Flash Fill
Flash Fill може да опрости много задачи за въвеждане на данни. Освен че разделя и комбинира колони, Flash Fill може да премахва водещи нули, където само някои записи ги имат. Може да се използва за форматиране на текст, числа и дати. Може да замени част от съдържанието на клетка, може би създавайки защитена версия на чувствителни данни, като замени някои числа с XXXX. Различни функции като комбиниране на стойности и добавяне на знаци могат дори да се комбинират.
За да изпълните някоя от тези функции, процесът е същият. Следвате следните стъпки:
- Въведете необработените данни, които трябва да бъдат изчистени или преформатирани в една колона.
- Въведете данните както искате в първата клетка на съседна колона.
- Започнете да въвеждате втората стойност и Flash Fill ще предложи как може да допълни всички останали стойности в колоната, следвайки същия модел.
След като започнете да се справяте с възможностите на Flash Fill, ще го намерите за изключително мощен и полезен инструмент. Ако се интересувате от друг наистина полезен инструмент за опростяване на въвеждането на данни, вижте как да използвате AutoFill в Excel, това може да копира формули и стойности по интелигентен начин в електронна таблица.
