Какво да знаете
- Въведете данни в клетките в колони и редове, за да създадете основна база данни.
- Ако използвате заглавки, въведете ги в първата клетка във всяка колона.
- Не оставяйте нито един ред празен в базата данни.
Тази статия обяснява как да създадете база данни в Excel за Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel за Mac, Excel за Android и Excel Online.
Въведете данните
Основният формат за съхраняване на данни в база данни на Excel е таблица. След като таблица бъде създадена, използвайте инструментите за данни на Excel за търсене, сортиране и филтриране на записи в базата данни, за да намерите конкретна информация.
За да следвате този урок, въведете данните, както е показано на изображението по-горе.
Въведете студентските идентификатори бързо
- Въведете първите два идентификатора, ST348-245 и ST348-246, в клетки A5и A6, съответно .
- Маркирайте двата ID, за да ги изберете.
- Плъзнете манипулатора за запълване към клетка A13.
Останалата част от студентските идентификатори се въвеждат правилно в клетки A6 до A13.
Въведете данните правилно
Когато въвеждате данните, е важно да се уверите, че са въведени правилно. Освен ред 2 между заглавието на електронната таблица и заглавията на колоните, не оставяйте други празни редове, когато въвеждате данните си. Също така се уверете, че не оставяте празни клетки.
Грешките в данните, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно първоначално, е по-вероятно програмата да ви върне желаните резултати.
Редовете са записи
Всеки ред от данни в база данни е известен като запис. Когато въвеждате записи, имайте предвид следните указания:
- Не оставяйте празни редове в таблицата. Това включва да не оставяте празен ред между заглавията на колоните и първия ред с данни.
- Записът трябва да съдържа данни само за един конкретен елемент.
- Записът трябва също да съдържа всички данни в базата данни за този елемент. Не може да има информация за даден елемент в повече от един ред.
Колоните са полета
Докато редовете в база данни на Excel се наричат записи, колоните са известни като полета. Всяка колона се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа. Тези заглавия се наричат имена на полета.
- Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис са въведени в същата последователност.
- Данните в колона трябва да бъдат въведени в същия формат. Ако започнете да въвеждате числа като цифри (като 10 или 20), продължете така. Не променяйте наполовина и започнете да въвеждате числа като думи (като десет или двадесет). Бъдете последователни.
- Таблицата не трябва да съдържа празни колони.
Създайте таблицата
След като данните бъдат въведени, те могат да бъдат преобразувани в таблица. За да конвертирате данни в таблица:
- Маркирайте клетките A3 до E13 в работния лист.
- Изберете раздела Начало.
- Изберете Форматиране като таблица, за да отворите падащото меню.
- Изберете синята опция Стил на таблица среден 9, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране като таблица.
- Докато диалоговият прозорец е отворен, клетките A3 до E13 на работния лист са оградени с пунктирана линия.
- Ако пунктираната линия огражда правилния диапазон от клетки, изберете OK в диалоговия прозорец Форматиране като таблица.
- Ако пунктираната линия не огражда правилния диапазон от клетки, маркирайте правилния диапазон в работния лист и след това изберете OK в диалоговия прозорец Форматиране като таблица.йени
Стрелки за падащо меню се добавят до името на всяко поле и редовете на таблицата са форматирани в редуващи се светло и тъмно синьо.
Използване на инструментите за бази данни
След като създадете базата данни, използвайте инструментите, намиращи се под падащите стрелки до името на всяко поле, за да сортирате или филтрирате вашите данни.
Сортиране на данни
- Изберете стрелката за падащо меню до полето Фамилия.
- Изберете Сортиране от A до Z, за да сортирате базата данни по азбучен ред.
- Веднъж сортиран, Graham J. е първият запис в таблицата, а Wilson R е последният.
Данни за филтриране
- Изберете падащата стрелка до полето Програма.
- Поставете отметка в квадратчето до Изберете всички, за да изчистите всички квадратчета.
- Поставете отметка в квадратчето до Бизнес, за да добавите отметка към квадратчето.
- Изберете OK.
- Виждат се само двама студенти, Г. Томпсън и Ф. Смит, защото те са единствените двама студенти, записани в бизнес програмата.
- За да покажете всички записи, изберете стрелката за падащо меню до полето Програма и изберете Изчистване на филтъра от " Програма."
Разширяване на базата данни
За да добавите допълнителни записи към вашата база данни:
- Поставете показалеца на мишката върху малката точка в долния десен ъгъл на таблицата.
- Показателят на мишката се променя в стрелка с две глави.
- Натиснете и задръжте десния бутон на мишката и плъзнете показалеца надолу, за да добавите празен ред в долната част на базата данни.
-
Добавете следните данни към този нов ред:
Клетка A14: ST348-255
Клетка B14: Christopher
Клетка C14: A.
Клетка D14: 22
Клетка E14: Наука
Завършете форматирането на базата данни
- Маркирайте клетки A1 до E1 в работния лист.
- Изберете Начало.
- Изберете Обединяване и центриране, за да центрирате заглавието.
- Изберете Цвят на запълване, за да отворите падащия списък с цвят на запълване.
- Изберете Синьо, акцент 1 от списъка, за да промените цвета на фона в клетки A1 до E1 на тъмно син.
- Изберете Цвят на шрифта, за да отворите падащия списък с цвят на шрифта.
- Изберете Бяло от списъка, за да промените цвета на текста в клетки A1 до E1 на бял.
- Маркирайте клетки A2 до E2 в работния лист.
- Изберете Цвят на запълване, за да отворите падащия списък с цвят на запълване.
- Изберете Синьо, Акцент 1, По-светло 80 от списъка, за да промените цвета на фона в клетки A2 до E2 на светлосин.
- Маркирайте клетки A4 до E14 в работния лист.
- Изберете Център, за да центрирате текста в клетки A14 до E14.
Функции на базата данни
Синтаксис: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Където функцията D е едно от следните:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Тип: База данни
Функциите за база данни са удобни, когато Google Sheets се използва за поддържане на структурирани данни, като база данни. Всяка функция на база данни, Dfunction, изчислява съответната функция върху подмножество от диапазон от клетки, разглеждан като таблица на база данни. Функциите на базата данни приемат три аргумента:
- Database_arr е диапазон, вграден масив или масив, генериран от израз на масив. Той е структуриран така, че всеки ред след ред 1 е запис в база данни, а всяка колона е поле в база данни. Ред 1 съдържа етикетите за всяко поле.
- Field_str|num показва коя колона (поле) съдържа стойностите за осредняване. Това може да бъде изразено или като името на полето (текстови низ), или като номер на колона, където най-лявата колона ще бъде представена като 1.
- Criteria_arr е диапазон, вграден масив или масив, генериран от израз на масив. Той е структуриран така, че първият ред съдържа име(ната) на полето, към което ще се приложи критерият(ите), а следващите редове съдържат условния(ите) тест(ове).
Първият ред в Критерии определя имена на полета. Всеки друг ред в Criteria представлява филтър, набор от ограничения за съответните полета. Ограниченията са описани с помощта на нотация Заявка по Пример и включват стойност за съпоставяне или оператор за сравнение, последван от стойност за сравнение. Примери за ограничения са: "Шоколад", "42", ">=42" и " 42". Празна клетка означава, че няма ограничение за съответното поле.
Филтър съответства на ред от база данни, ако всички ограничения на филтъра (ограниченията в реда на филтъра) са изпълнени. Ред от базата данни (запис) отговаря на критериите, ако поне един филтър съответства на него. Име на поле може да се появи повече от веднъж в диапазона Критерии, за да позволи множество ограничения, които се прилагат едновременно (например температура >=65 и температура <=82).
DGET е единствената функция на база данни, която не агрегира стойности. DGET връща стойността на полето, посочено във втория аргумент (подобно на VLOOKUP) само когато точно един запис отговаря на Критерии; в противен случай връща грешка, показваща липса на съвпадения или множество съвпадения.
