Да знаете как да сравнявате два Excel файла е важно във всяка среда, в която много хора правят промени в един и същи файл. Това е често срещано в бизнес среда или в случаите, когато файловете на Excel се споделят в облака, където много хора имат достъп да правят промени.
За щастие има редица начини за сравняване на два файла на Excel. В някои случаи можете да обедините промените, направени в два различни Excel файла в един файл.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Microsoft 365 и Excel за Mac
Как да сравните два Excel файла
Ако имате два Excel файла с няколко листа, най-лесният подход е да направите пълно сравнение на работния лист с помощта на инструменти на трети страни.
Можете да намерите няколко инструмента онлайн, които ви помагат да сравнявате Excel файлове, но има няколко, които можете да използвате безплатно. Един от тях е Spreadsheet Compare, достъпен от SourceForge.
Изтеглете и стартирайте приложението, което инсталира добавка във вашето приложение Excel.
Spreadsheet Compare работи на всички версии на Excel след Excel 2000. Съвместим е само с операционната система Windows.
За да използвате Spreadsheet Compare за сравняване на два Excel файла:
-
Отворете и двата Excel файла, които искате да сравните, и изберете менюто Добавки.
Image Направете копия на Excel файловете, преди да започнете този процес, така че да имате оригиналите си, в случай че нещо се обърка.
-
В това меню има три опции. Изберете Пълно сравнение.
Image -
Изскача прозорец за сравнение на електронни таблици, показващ файловете в две полета, наречени „Първо/Преди“и „Второ/След“. По-старият Excel файл (преди да бъдат направени промени) трябва да бъде в полето Първо/Преди. Ако не е, изберете бутона Swap, за да го поставите там. След това изберете Напред
Image -
Персонализирайте как се извършва сравнението на следващия екран. Можете да промените къде в листа започва сравнението, дали е чувствително към главни и малки букви и как се идентифицират несъответствията. Изберете Напред.
Image -
Изберете листовете от първата работна книга, която искате да сравните, и изберете Добавяне, за да преместите тези листове в полето Сравнете тези работни листове. Изберете Напред и повторете процеса за втората работна книга.
Image -
Прегледайте настройките за конфигурация на отчета. Променете ги, ако желаете и след това натиснете Напред два пъти и Сравнение, за да завършите.
Image -
Накрая ще видите всеки оригинален лист актуализиран с променените клетки, маркирани в червено. Инструментът също така създава трети лист с отчет, показващ задрасканата стара стойност и новата стойност на нейно място.
Image
Този инструмент е мощен начин за сравняване на цели работни листове в Excel и виждане на бързи резултати с всички промени. Можете да превъртите и да запазите или премахнете промените, които искате да запазите.
Използване на Excel за сравняване на два листа
Ако имате отделни работни листове във файл на Excel за сравнение, можете да направите това по няколко различни начина. Единият е да използвате формули за създаване на трета електронна таблица, показваща всички разлики. Друг е чрез условно форматиране за маркиране на клетки, които са се променили.
Сравнете електронни таблици в Excel с помощта на формули
Ако имате два листа, които искате да сравните, можете да създадете трети лист, който подчертава кои клетки са различни и ви показва разликата. Това се постига с помощта на формула IF.
Формулата IF не е полезна за сравняване на цели работни книги без много допълнителна работа.
- За да започнете сравнението на два Excel листа, създайте трети лист. Обозначете го с Резултати, за да направите листа с резултатите по-лесен за идентифициране по-късно.
-
В клетка A2 на листа с резултати поставете следната формула и натиснете Enter:
=АКО(Лист1!A2Лист2!A2, "Лист1:" & Лист1!A2 &" И Лист2:" & Лист2!A2, "Няма разлика")
Можете да промените тази формула, за да започне от всяка клетка, която желаете. Ако данните във вашия лист започват от ред B и колона 3, вие променяте формулата, за да използвате B3 вместо A2.
Image -
Тази формула сравнява клетката от Sheet1 със същата клетка в Sheet2. Ако клетките са еднакви, листът с резултати показва Няма разлика. Ако са различни, клетката предоставя различните стойности от всеки лист.
Image -
Щракнете върху ъгъла на клетката и плъзнете мишката през листа до последната колона, която съдържа данни от другите листове, които сравнявате. Това запълва формулата за сравнение до последната колона и автоматично коригира препратките към клетките.
Image -
С подчертан същия ред щракнете върху ъгъла на последната клетка и плъзнете мишката надолу по листа до последния ред, който съдържа данни от другите листове, които сравнявате. Това запълва формулата за сравнение до последния ред и автоматично коригира препратките към клетките.
Image -
Превъртайки през листа, ще видите всички клетки, които са различни между Sheet1 и Sheet2, се показват със стойностите от всеки лист. Просто превъртете, за да идентифицирате всички разлики.
Image
Използването на формули е един от най-лесните начини за сравняване на отделни листове, защото не е необходимо да променяте оригиналните листове по никакъв начин.
Сравнете таблици на Excel с условно форматиране
Друг подход за сравняване на два листа е използването на условно форматиране. Както можете да видите от таблицата с резултати по-горе, тъй като всички клетки използват едно и също форматиране, може да е трудно да се забележат разликите между листовете.
Използването на условно форматиране е особено полезно за големи листове с много данни. Промяната на цвета или форматирането на клетки, които имат разлики, прави много по-лесно идентифицирането на тези разлики дори в листове с много редове и колони с данни.
Можете да използвате условно форматиране, за да идентифицирате разликите.
-
Маркирайте всички клетки в листа с резултати. Изберете менюто Начало.
Image -
Изберете Условно форматиране от групата Стилове и изберете Ново правило.
Image -
В прозореца Ново правило за форматиране, който се отваря, изберете Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате. В полето Форматиране на стойности, където тази формула е вярна, поставете следната формула и след това изберете Форматиране.
=Лист1!A2Лист2!A2
Точно както при подхода с формулата, можете да стартирате функцията за форматиране от всяка клетка. Ако вашите данни започват от B3 вместо от A2, редактирайте тази формула, за да използвате B3 вместо това. Форматирането ще започне от B3 и ще запълни всички редове и колони под и вдясно от него.
Image -
Конфигурирайте форматирането, което искате клетките да имат, когато има разлики между двата листа. Можете да изберете стил на шрифта, подчертаване, цвят и зачертаване. Изберете OK.
Image -
Форматирането улеснява виждането къде клетките на двата листа имат разлики.
Image
Сравнете работни листове в Excel ръчно
Един прост и бърз начин да сравните два работни листа е като го направите визуално. Excel предоставя лесен начин за визуално сравняване на два листа един до друг.
-
В работната книга, където имате два листа, които искате да сравните, изберете менюто Преглед. Изберете Нов прозорец, за да отворите същата работна книга в нов прозорец на Excel на заден план.
Image -
Изберете отново менюто Преглед и щракнете върху Преглед едно до друго. Това поставя двата прозореца на работната книга един до друг, като всеки запълва половината екран.
Image -
В един прозорец изберете листа, който искате да сравните. Докато превъртате листа в прозореца от едната страна, ще видите едновременно превъртане на листа в другия прозорец.
Image
Гледането един до друг е особено полезно в ситуации, когато два работни листа са почти еднакви, но знаете, че има няколко разлики. Синхронизираното превъртане ви позволява визуално да сканирате надолу по електронната таблица, за да намерите тези разлики.
Преглед едно до друго в Excel 2010 и по-ранни версии
Ако използвате по-стара версия на Excel, отделните файлове на работния лист се отварят в един и същи прозорец. Все още можете да използвате функцията View Side-by-Side, но намирането й е малко по-различно.
- Отворете и двата файла в един и същ прозорец на Excel.
- В менюто Преглед изберете Подреждане на всички, за да разделите отворените файлове на множество подпрозорци.
- Изберете иконата Преглед един до друг, за да видите подпрозорците един до друг и да превъртите и двата едновременно.
Опциите улесняват сравняването на два Excel файла
Опцията, която използвате за сравняване на данни в Excel, зависи от обема на данните и къде се съхраняват. Ако имате няколко листа в два различни файла на Excel, най-добрият ви вариант е да използвате добавка на трета страна, като Spreadsheet Compare.
Въпреки това, ако искате да сравните само два или повече листа в една работна книга, всяка от другите опции работи добре. Използвайте формули и условно форматиране за големи електронни таблици само с няколко малки промени, разпръснати навсякъде, които трябва да намерите. Използвайте визуалния подход една до друга, ако имате две електронни таблици с много промени в данните, които са по-лесни за визуално идентифициране.
