Има няколко начина за сортиране на данни в Microsoft Excel. Научете как да използвате условно сортиране в Excel, за да сортирате по цвят на шрифта, фонов цвят на клетка или цвят на икона.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel за Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013 за Windows и Mac.
Изберете диапазон за сортиране в Excel
Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон за сортиране. Excel може автоматично да включва свързани данни в диапазон, стига да няма празни редове или колони в избраната област. Празните редове и колони между областите със свързани данни са допустими. След това Excel определя дали областта с данни има имена на полета и изключва тези редове от записите за сортиране.
Разрешаването на Excel да избира диапазона за сортиране е добре за малки количества данни. Въпреки това, за големи области от данни, най-лесният начин да се уверите, че е избран правилният диапазон, е да го маркирате преди сортиране.
Ако един и същи диапазон трябва да се сортира многократно, най-добрият подход е да се даде име на диапазона. Ако е дефинирано име за диапазона, който ще се сортира, въведете името в полето за име или го изберете от съответния падащ списък. По този начин Excel автоматично подчертава правилния диапазон от данни в работния лист.
Всяко сортиране изисква използването на ред на сортиране. При сортиране по стойности има два възможни реда на сортиране: възходящ и низходящ. Въпреки това, когато сортирате по цветове, не съществува такъв ред, така че трябва ръчно да дефинирате реда на сортиране на цветовете.
Как да сортирате по цвят на фона на клетка в Excel
В примера по-долу записите на ученици на възраст 20 и по-млади са подчертани в червено. За да сортирате данните по цвят на фона на клетката, така че червените записи да се показват отгоре:
-
Маркирайте диапазона от клетки за сортиране (клетки A2 до D11 в примера).
Image -
Отидете до раздела Начало, след което изберете Сортиране и филтриране > Персонализирано сортиране.
Image -
Изберете падащата стрелка Сортиране по и изберете Цвят на клетката.
Изчистете квадратчето Моите данни имат заглавки, така че първият ред да не бъде отрязан.
Image -
Изберете падащата стрелка Поръчка и изберете Червено.
Когато Excel открие различни цветове на фона на клетките в избраните данни, той добавя тези цветове към падащия списък Поръчка в диалоговия прозорец.
Image -
Изберете Отгоре от падащия списък до полето за ред на сортиране, така че червените клетки да са в горната част на списъка, след което изберете ОК.
Image -
Четирите записа с червен фон са групирани заедно в горната част на диапазона от данни.
Когато работите с изчисления, можете да накарате отрицателните числа в Excel да изглеждат червени по подразбиране, за да помогнете на тези числа да изпъкнат повече.
Image
Как да сортирате по цвят на шрифта в Excel
В примера по-долу записите на студенти, записани в програми за медицински сестри, се появяват в червено, а тези, записани в научни програми, са сини. За да сортирате данните по цвят на шрифта:
-
Маркирайте диапазона от клетки за сортиране (клетки A2 до D11 в примера).
Image - Отидете до раздела Начало, след което изберете Сортиране и филтриране > Персонализирано сортиране.
-
Изберете падащата стрелка Сортиране по и изберете Цвят на шрифта.
Изчистете квадратчето Моите данни имат заглавки, така че първият ред да не бъде отрязан.
Image -
Изберете падащата стрелка Поръчка, след което изберете Червено.
Когато Excel намери различни цветове на шрифта в избраните данни, той добавя тези цветове към падащия списък Поръчка в диалоговия прозорец.
Image -
Изберете Отгоре от падащия списък до полето за ред на сортиране, така че червените записи да са в горната част на списъка.
Image -
Изберете Добавяне, за да добавите второ ниво на сортиране.
Image -
Използвайте същите настройки като първото ниво на сортиране, но този път изберете падащата стрелка Поръчка и изберете Синьо.
Image -
Изберете OK, за да сортирате данните и затворете диалоговия прозорец.
Image -
Двата записа с червен цвят на шрифта са групирани заедно в горната част на диапазона от данни, следвани от двата сини записа.
Image
Как да сортирате по икона в Excel
Наборите икони предлагат алтернатива на обикновените опции за условно форматиране, които се фокусират върху промените във форматирането на шрифта и клетката. Примерът по-долу съдържа дати и температури, които са условно форматирани с набор от икони на стоп-светлини въз основа на максималните дневни температури.
Следвайте тези стъпки, за да сортирате данните, така че записите, показващи зелените икони, да бъдат групирани първо, следвани от жълтите и след това от червените икони:
-
Маркирайте диапазона от клетки за сортиране (клетки A2 до B31 в примера).
Image - Отидете до раздела Начало и изберете Сортиране и филтриране > Персонализирано сортиране.
-
Изберете падащата стрелка Колона, след което изберете колоната, съдържаща условните икони (Температура в примера).
Поради начина, по който работи условното форматиране с икони, можете да оставите отметка в квадратчето Моите данни имат заглавки.
Image -
Изберете падащата стрелка Сортиране по, след което изберете Икона за условно форматиране.
Image -
Изберете падащата стрелка Поръчка, след което изберете Зелено.
Image -
Изберете Отгоре от падащия списък до полето за ред на сортиране, така че записите със зелена икона да са в горната част на списъка.
Image -
Изберете Добавяне, за да добавите второ ниво на сортиране.
Image -
Използвайте същите настройки като първото ниво на сортиране, но този път изберете падащата стрелка Поръчка и изберете Жълто.
Image -
Изберете Добавяне, за да добавите трето ниво на сортиране, след което използвайте същите настройки като първите две нива, но този път изберете Поръчка падаща стрелка и изберете Red.
Image -
Изберете OK, за да сортирате данните и затворете диалоговия прозорец.
Image -
Записите със зелената икона са групирани заедно в горната част на диапазона от данни, последвани от записите с жълта икона и след това тези с червена икона.
Image
