Групирането на редове и колони в Excel ви позволява да свивате и разширявате секции от работен лист. Това може да направи големи и сложни набори от данни много по-лесни за разбиране. Изгледите стават компактни и организирани. Тази статия ви показва стъпка по стъпка как да групирате и преглеждате вашите данни.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel за Microsoft 365, Excel Online и Excel за Mac.
Групиране в Excel
Можете да създавате групи, като ръчно изберете редовете и колоните, които да включите, или можете да накарате Excel автоматично да открива групи от данни. Групите могат също да бъдат вложени в други групи, за да се създаде многостепенна йерархия. След като данните ви бъдат групирани, можете индивидуално да разгънете и свиете групи или можете да разгънете и свиете всички групи на дадено ниво в йерархията.
Групите предоставят наистина полезен начин за навигация и преглед на големи и сложни електронни таблици. Те правят много по-лесно фокусирането върху важните данни. Ако трябва да осмислите сложни данни, определено трябва да използвате Групи и бихте могли да се възползвате и от Power Pivot за Excel.
Как да използвате Excel за ръчно групиране на редове
За да групирате редове в Excel, най-простият метод е първо да изберете редовете, които искате да включите, след което да ги направите в група.
-
За групата от редове, които искате да групирате, изберете номера на първия ред и плъзнете надолу до номера на последния ред, за да изберете всички редове в групата.
Image -
Изберете раздел Данни > Група > Групови редове или просто изберетеГрупа , в зависимост от това коя версия на Excel използвате.
Image -
Ще се появи тънка линия отляво на номерата на редовете, показваща обхвата на групираните редове.
Image Изберете минус (-), за да свиете групата. Малки полета, съдържащи числата едно и две, също се появяват в горната част на този регион, което показва, че работният лист вече има две нива в своята йерархия: групите и отделните редове в рамките на групите.
- Редовете са групирани и сега могат да се свиват и разширяват според нуждите. Това прави много по-лесно фокусирането само върху съответните данни.
Как ръчно да групирате колони в Excel
За да създадете групови колони в Excel, стъпките са почти същите като за редове.
-
За групата от колони, които искате да групирате, изберете първата буква на колона и плъзнете надясно до последната буква на колона, като по този начин изберете всички колони в групата.
Image -
Изберете раздела Данни > Група > Групови колони или изберетеГрупа , в зависимост от версията на Excel, която използвате.
Image -
Ще се появи тънка линия над буквите на колоната. Този ред показва обхвата на групираните колони.
Image Изберете минус (-), за да свиете групата. Малки полета, съдържащи числата едно и две, също се появяват в горната част на този регион, което показва, че работният лист вече има две нива в своята йерархия за колони, както и за редове.
- Редовете са групирани и сега могат да бъдат свивани и разширявани, както е необходимо.
Как да направите групови колони и редове в Excel автоматично
Докато можете да повторите горните стъпки, за да създадете всяка група във вашия документ, Excel може автоматично да открие групи от данни и да го направи вместо вас. Excel създава групи, където формулите препращат към непрекъснат диапазон от клетки. Ако вашият работен лист не съдържа никакви формули, Excel няма да може автоматично да създава групи.
Изберете раздела Данни > Group > Auto Outline и Excel ще създаде групите за теб. В този пример Excel идентифицира правилно всяка от групите редове. Тъй като няма обща годишна сума за всяка категория разходи, колоните не са групирани автоматично.
Тази опция не е налична в Excel Online, ако използвате Excel Online, ще трябва да създадете групи ръчно.
Как да създадете групова йерархия на много нива в Excel
В предишния пример категориите приходи и разходи бяха групирани заедно. Би било логично да се групират и всички данни за всяка година. Можете да направите това ръчно, като приложите същите стъпки, както при създаването на първото ниво на групите.
-
Изберете всички редове, които да бъдат включени.
Image - Изберете раздела Данни > Група > Групови редове или изберетеГрупа , в зависимост от това коя версия на Excel използвате.
-
Ще се появи друга тънка линия отляво на линиите, представляващи съществуващите групи и указващи обхвата на новата група от редове. Новата група включва две от съществуващите групи и сега има три малки номерирани полета в горната част на този регион, което означава, че работният лист вече има три нива в своята йерархия.
Image - Електронната таблица вече съдържа две нива на групи с отделни редове в групите.
Как автоматично да създадете многостепенна йерархия
Excel използва формули за откриване на групи на много нива, точно както ги използва за откриване на отделни групи. Ако дадена формула препраща към повече от една от другите формули, които дефинират групи, това означава, че тези групи са част от родителска група.
Придържайки се към примера с паричния поток, ако добавим ред Брутна печалба към всяка година, който е просто приходите минус разходите, тогава това позволява на Excel да открие, че всяка година е група и приходите и разходите са подгрупи в тях. Изберете раздела Data > Group > Auto Outline, за да създадете автоматично тези многостепенни групи.
Как да разширите и свиете групи
Целта на създаването на тези групи от редове и/или колони е, че позволява скриването на региони от електронната таблица, предоставяйки ясен преглед на цялата електронна таблица.
-
За да свиете всички редове, изберете полето номер 1 в горната част на областта вляво от номерата на редовете.
Image -
Изберете квадрат номер две, за да разгънете първото ниво от групи и да направите второто ниво от групи видимо. Отделните редове в групите от второ ниво остават скрити.
Image -
Изберете квадрат номер три, за да разгънете второто ниво от групи, така че отделните редове в тези групи също да станат видими.
Image Също така е възможно да се разширяват и свиват отделни групи. За да направите това, изберете Плюс (+) или Минус (-), който се появява, за да маркира група, която е свита или разгъната. По този начин групите на различни нива в йерархията могат да се разглеждат според изискванията.
