Какво да знаете
- Преди да дигитализирате вашите файлове, създайте папки и подпапки, за да организирате файловете.
- Уверете се, че скенерът или принтерът поддържа софтуер за оптично разпознаване на символи (OCR) и че имате инсталиран софтуер за OCR.
- Процесът е различен в зависимост от това дали искате да сканирате документ на Mac или на Windows.
Дигитализирането на хартиени документи може да помогне, когато организирате важната си документация. Цифровите файлове, включително PDF, могат да бъдат конвертирани във файлове с възможност за търсене с помощта на софтуер за оптично разпознаване на знаци (OCR), който обикновено се доставя с принтер. Това означава, че вашата информация не заема място и е по-лесна за намиране. Освен това можете да запишете вашите цифрови файлове на CD или DVD, на флаш устройство, в онлайн хранилище. Ето как да организирате вашите сканирани документи.
Как да използвате скенер, за да се организирате
Ето някои стъпки, които можете да предприемете, за да организирате бизнеса или дома си с помощта на скенер. Ще ви трябва скенер за документи, за да работи това. Не е необходимо да е скъпо или луксозно. Ако нямате такъв, започнете с тези прегледи на скенери за снимки и скенери за документи за някои най-добри покупки.
Ако не искате отделен скенер, евтин принтер "всичко в едно" ще свърши работа.
-
Прегледайте документите си и решете какво можете да цифровизирате и какво можете безопасно да хвърлите.
Това вероятно ще отнеме известно време. Работете на малки стъпки, ако е необходимо.
-
Преди да дигитализирате файловете си, създайте папки и подпапки за съхранение на файловете. Помислете за категориите, от които се нуждаете, и създайте папка за всяка. Поставете разписките за кредитни карти в една папка, документите за автомобилна застраховка в друга. Телефонни сметки, разписки за хранителни стоки, сметки за домашен ремонт и т.н. могат да бъдат поставени в отделни папки. Във всяка папка създайте подпапки за всяка година (или месец). По-лесно е да започнете с организирана система и да добавите нова документация към правилния файл, отколкото да пренареждате системата всеки път, когато се сканира нова разписка.
За да създадете нова папка в Windows, щракнете с десния бутон върху работния плот и изберете New > Folder Повторете тази стъпка, докато сте в новата папка, за да създадете подпапка. За да създадете нова папка в Mac, изберете File > Нова папка или натиснете Shift+ Команда +N
-
Уверете се, че скенерът или принтерът са доставени със софтуер за оптично разпознаване на символи (OCR). Това ви позволява да сканирате документи в PDF формат и да редактирате файловете. Има голям шанс на вашия компютър с Windows да е инсталиран приличен OCR софтуер.
Ако OCR софтуерът не е инсталиран на вашия компютър, ABBYY FineReader и Adobe Acrobat Pro DC са популярни избори.
-
Време е да сканирате вашите документи. Как точно ще направите това зависи от вида на скенера и софтуера, който използвате.
Lifewire има ръководства за сканиране на документи на Windows и Mac.
- Когато приключите с дигитализирането на документи, следете за физическата документация. Уверете се, че автоматично сканирате документите всеки път, когато получите нови разписки или документи. В противен случай документите ще започнат да се трупат отново.
