Какво да знаете
- В Outlook изберете Файл > Информация > Настройки на акаунта > Настройки на акаунта.
- Отидете до раздела Файл с данни и изберете Добавяне. В диалоговия прозорец Нов файл с данни на Outlook изберете Файл с данни на Outlook и след това изберете OK.
- Наименувайте архива, изберете местоположение за него и изберете OK. Плъзнете и пуснете цели папки в новата архивна папка.
Тази статия обяснява как да запазите PST файла малък, като архивирате старата си поща. Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook за Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010.
Как да архивирате стара поща в Outlook, за да запазите PST файла малък
С нарастването на купчината поща, която съхранявате в Outlook, обикновено расте и времето, необходимо на Outlook да направи това, което искате. Ограничението за размера на PST файла се очертава. (Файлът PST или „Лични папки“е мястото, където Outlook съхранява всички ваши данни, включително календари, контакти и имейли.)
За да създадете архив от стари съобщения в Outlook, отделно от PST файла, който използвате всеки ден:
- Изберете Файл и изберете Информация.
-
Изберете Настройки на акаунта и изберете Настройки на акаунта от менюто. Ще се отвори прозорецът с настройки на акаунта.
Image -
Изберете раздела Файл с данни.
Image -
Изберете Добавяне. Ще се отвори диалоговият прозорец Нов файл с данни на Outlook.
Image -
Изберете Файл с данни на Outlook и изберете OK.
Image -
Въведете името за архива под Име на файл и изберете местоположението, където искате да запишете файла.
Image - Изберете OK и затворете прозореца.
Преместване на поща в архива
За да попълните новосъздадения PST архив, плъзнете и пуснете цели папки в основната папка, която се появява под Папки за поща Това е удобно, ако вече имате Папка Archive, която съдържа, да речем, цялата поща от миналата година. Просто го пуснете в архива PST.
Алтернативно, за архивиране на отделни елементи:
- Щракнете с десния бутон върху главната папка, наречена на вашия PST архив под Папки за поща.
-
Изберете Нова папка от менюто.
Image -
Въведете желаното име на папка.
Уверете се, че Поща и публикации е избрано под Папката съдържа, ако искате да архивирате имейли. За архивиране на други елементи изберете подходящата категория.
Image - Плъзнете и пуснете отделни или групи от имейли в новосъздадената папка.
- За да преместите цялата поща преди определена дата в папка (или вложени папки), изберете Файл > Информация.йени
-
Изберете Инструменти и изберете Почистване на пощенска кутия.
Image -
Изберете AutoArchive от появилото се меню.
Image
Затворете архивния PST файл
След като сте архивирали всички елементи, можете да затворите PST файла в Outlook:
- Щракнете с десния бутон върху главната папка на вашия PST архив под Папки за поща.
-
Изберете Затваряне на "_" от менюто.
Image
Достъп до поща от затворен архивен PST файл
За да извлечете съобщения от архивен PST файл, който сте затворили:
- Изберете раздела Файл и изберете Отваряне и експортиране.
-
Изберете Отваряне на файл с данни на Outlook.
Image - PST файлът и неговите папки ще се появят под Mail Folders, готови за действие.
Малък PST файл е бърз PST файл
Струва си размерът на вашия основен PST файл да бъде малък и управляем. Можете да накарате Outlook да направи част от това с помощта на AutoArchive или да разделите вашите съобщения между повече PST файлове, което може да бъде безболезнено и бързо.
