Outlook използва групи с контакти, за да съхранява членовете на списък за разпространение. След като създадете група с контакти и добавите контакти, създайте едно имейл съобщение и го адресирайте до групата с контакти. По този начин всеки в списъка за разпространение получава едно и също съобщение и спестявате време.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook за Microsoft 365.
Как да настроите списък за разпространение в Outlook
За да създадете група контакти в Outlook, създайте списъка и изберете къде да го съхранявате. Ето как:
- Отворете Outlook.
-
Отидете до раздела Начало и изберете Нови елементи.
Image -
Изберете Още артикули > Контактна група. Или натиснете Ctrl+ Shift+ L.
Image -
В прозореца Контактна група поставете курсора в текстовото поле Име и въведете име за списъка за разпространение.
За да изпратите имейл до списъка за разпространение, въведете името на списъка в текстовото поле To на прозорец за ново съобщение.
- Оставете прозореца Контактна група отворен.
Добавяне на членове към група с контакти в Outlook
След като групата бъде създадена и запазена, добавете контакти към списъка за разпространение.
За да добавите контакти към група с контакти:
- В прозореца Контактна група отидете на раздела Контактна група.
-
Изберете Добавяне на членове > От Outlook Contacts.
Image -
В диалоговия прозорец Избор на членове: Контакти изберете контакт и изберете Членове, за да добавите този контакт към списъка за разпространение.
Ако контакт не е в списъка, потърсете контакта по име или имейл адрес. Ако все още не можете да намерите контакта, изберете падащата стрелка Address Book и изберете друг списък.
- Повторете стъпка 3 за всеки от контактите, които искате да добавите към списъка за разпространение.
- Изберете OK.
- В прозореца Контактна група изберете Запазване и затваряне.
Създаване на нов контакт в списък за разпространение
За да добавите към група с контакти получатели, които не са в адресната ви книга на Outlook:
- Отидете в Outlook Хора и щракнете двукратно върху списъка за разпространение.
- В прозореца Контактна група отидете в раздела Контактна група и изберете Добавяне на членове> Нов имейл контакт.
-
В текстовото поле Показвано име въведете име за контакта.
Image Ако не знаете името на контакта, въведете неговия имейл адрес или въведете псевдоним.
- В текстовото поле Имейл адрес въведете имейл адреса на новия контакт.
- Ако не искате да добавите новия член към адресната книга, премахнете отметката от квадратчето Добавяне към контакти.
- Изберете OK.
- В прозореца Контактна група изберете Запазване и затваряне, за да запазите промените в списъка за разпространение.
Как да споделяте група контакти в Outlook
Има ли други хора, които биха се възползвали, ако имат вашия списък за разпространение? Вместо да ги карате да създават същата група с контакти от нулата, споделете групата с контакти с тях. Лесно е като изпращане на прикачен файл към имейл.
За да споделите група с контакти:
- Отидете на Outlook People.
- Щракнете двукратно върху групата за разпространение, която искате да споделите.
-
В прозореца Contact Group отидете на раздела Contact Group и изберете Forward Group> Като контакт в Outlook.
Image Изберете В интернет формат (vCard), за да прикачите текстов файл, съдържащ имената и адресите на членовете на групата.
- Адресирайте съобщението до лицето, което искате да получите списъка за разпространение.
- Изберете Изпращане.
Импортиране на група контакти в Outlook, която е споделена с вас по имейл
Ако някой създаде списък за разпространение в Outlook и ви го изпрати по имейл като файл с контакти на Outlook, импортирайте списъка във вашата адресна книга и го използвайте като свой собствен.
- Отворете съобщението, което съдържа прикачения файл с контакт на Outlook за групата.
-
Изберете падащата стрелка за прикачени файлове.
Image - Изберете Отваряне.
- В прозореца Контактна група отидете на Файл > Информация. йени
-
Изберете Преместване в папка > Копиране в папка.
Image -
В диалоговия прозорец Копиране на елемент в изберете папката Контакти.
Image - Изберете OK.
- С вашия списък за разпространение на място и готов, можете да започнете да изпращате съобщения до неговите членове.
Ако искате повече контрол върху вашите списъци за разпространение, използвайте категории за контакти, за да формирате елегантни пощенски списъци.
