Microsoft Word няма опция за директно записване на данни от формуляр като работен лист на Excel. Въпреки това, като преминете само през няколко допълнителни стъпки, е много лесно да експортирате данни от формуляр на Word в Excel.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel за Mac и Excel Online.
Долен ред
Формуляр на Word съдържа празни места за попълване, които улесняват хората да попълват важна информация. Обикновено тези формуляри се разпространяват, така че много хора да могат да ги попълнят и върнат. Събирането на цялата информация от тези формуляри и прехвърлянето им в електронна таблица на Excel е досаден ръчен процес. За щастие е много лесно да експортирате данни от формуляр на Word в Excel, като използвате файлове, разделени със запетая.
Използвайте опциите за избор на формат, разделен със запетаи
Необходими са само няколко корекции във вашия документ с формуляр на Word, за да запазите данните от формуляра като файл, разделен със запетая (CSV). Този файлов формат разделя всеки запис на формуляр със запетаи. Използвайте CSV файлове за импортиране на данни в Excel.
Microsoft Word е достатъчно интелигентен, за да запази само данните от формуляра в CSV файла. Допълнителният текст в документа не се добавя към CSV файла.
Когато документът на формуляра е отворен и попълнен с данни, изберете Файл > Опции.
- Изберете Разширени в панела отляво на диалоговия прозорец Опции.
- В раздела Запазване на точността при споделяне на този документ поставете отметка в квадратчето до Запазване на данните от формуляра като текстов файл с разделители.
- Натиснете OK, за да затворите диалоговия прозорец Опции на Word.
На този етап има два начина за експортиране на данните в Excel. Или запазете документа, или експортирайте данните.
Използвайте Запазване като за експортиране в CSV
За да запазите документа в CSV формат:
- От менюто Файл изберете Запиши като. Диалоговият прозорец Запазване като се отваря с вече избран файлов формат TXT.
- Назовете файла и изберете OK.
-
Появява се диалогов прозорец с визуализация на данните, които експортирате от формуляра в CSV формат.
- Натиснете OK, за да експортирате данните.
Word извлича данните от формуляра, въведени във формуляра като .csv файл, който може да се отвори с Excel. Word вмъква запетаи между полетата. Excel използва запетаите, за да раздели данните в конкретни клетки.
Използвайте експортиране за запазване в CSV
За да експортирате данните в CSV файл:
- Изберете Файл > Експортиране.
- Изберете Промяна на типа на файла.
- Под Типове файлове на документи изберете Обикновен текст (.txt).
- Изберете Запиши като, за да отворите диалоговия прозорец Запазване като.
- Изберете местоположението, където искате да запишете файла, въведете име на файл и изберете Запазване, за да експортирате данните.
Импортиране на данни от формуляр в Excel
След като данните от формата на Word бъдат експортирани в CSV формат, данните са готови за импортиране в Microsoft Excel.
Ако отворите файла с помощта на Excel, няма да видите файла в папката, в която сте го записали, защото Excel по подразбиране ви показва само файлове на Excel.
Отворете CSV файла, като следвате тези стъпки:
- Отворете празен документ на Excel.
- Изберете Файл > Отваряне.
- Изберете Преглед.
- От падащия списък тип файл изберете Всички файлове (.).
- Прегледайте папката, където се намират експортираните данни от формата на Word, и изберете CSV текстовия файл.
- Изберете Отваряне.
- Excel отваря съветника за импортиране на текст. Изберете Delimited и изберете Напред.
-
Премахнете отметката от квадратчето Tab и поставете отметка в квадратчето Запетая. След това изберете Напред.
- Изберете Край.
Данните от вашия Word формуляр се появяват във вашия Excel лист.
Импортиране на данни от формуляр в съществуваща електронна таблица с Excel 2019 и 2016
Ако искате да пренесете данни от нови формуляри на Microsoft в една и съща електронна таблица, следвайте тези стъпки:
- Отворете вашия запазен Excel файл.
- Създайте нов лист, като натиснете символа + в долната част на съществуващия лист.
- Изберете клетка A1.
- В менюто Данни изберете Получаване на данни > От файл, > От текст/CSV(В Microsoft 2010 или 2013 изберете От текст ).
- Изберете новия текстов файл с данните от формуляра и изберете Импортиране.
- В съветника изберете Зареждане > Зареждане до.
- Под Къде искате да поставите данните изберете Съществуващ работен лист и се уверете, че A1 е избрано.
- Натиснете OK.
След като данните от формуляра бъдат импортирани, добавете новите данни от формуляра на Word към основния си работен лист:
- В Word маркирайте целия ред само с данните.
- Щракнете с десния бутон и изберете Копиране.
- В Excel изберете вашия основен работен лист.
- Маркирайте клетката точно под последния запис в листа.
- Щракнете с десния бутон и изберете Поставяне.
Импортиране на данни от формуляр в съществуваща електронна таблица с Excel 2013 и 2010
За да пренесете данни от нови формуляри на Microsoft в Excel 2013 или 2010, следвайте тези стъпки:
- Отворете вашия запазен Excel файл.
- Изберете клетката в първата колона точно под вашите съществуващи данни.
- Избор Данни > От текст.
- Изберете новия текстов файл с данните от формуляра и изберете Импортиране.
- В съветника изберете Delimited и натиснете Напред.
- Премахнете отметката от квадратчето Tab, поставете отметка в квадратчето Запетая и изберете Напред.
- Натиснете Край.
- Под Къде искате да поставите данните, изберете Съществуващ работен лист. Уверете се, че е избрана клетката, в която искате да отиде новият ред.
- Натиснете OK.
Това добавя новите данни от формата на Word към следващия ред в основния ви работен лист.
