Понякога можете да се възползвате от малко допълнително усилване извън инструментите в лентата с инструменти. Microsoft Word е пълен със скрити преки пътища, които можете да използвате, за да подобрите производителността си и да вършите нещата по-бързо. Ето нашите любими.
Инструкциите в тази статия се отнасят за Word 2019, Word 2016 и Word за Mac.
Запазете собственото си форматиране на думи
Използвате ли някога Microsoft Word, за да създавате един и същ документ отново и отново? Може би създавате седмични отчети на персонала или месечен бюлетин. Какъвто и да е случаят, можете лесно да създадете тези документи, като запазите собственото си форматиране в Word.
Искате да спестите повече от собственото си форматиране? Можете да създадете свой собствен Word шаблон, който да използвате, когато създавате бъдещи документи. Това ви позволява да запазите документа в неговата цялост, вместо форматирането на вашия текст.
-
От документа, който искате да запазите като нов формат, изберете Панел със стилове, намиращ се чак вдясно от лентата с инструменти.
Image -
Изберете Нов стил към горната част на панела със стилове.
Image -
В този прозорец въведете новото име за вашето форматиране в предоставеното поле.
Image Назовете вашия шаблон за форматиране нещо, което обяснява за какво се използва. Бъдете възможно най-конкретни, за да можете да го намерите по-късно.
-
Изберете OK. Сега имате бърз стил, който е лесно достъпен от панела със стилове, когато имате нужда от него отново! Когато искате да използвате форматирането, изберете го от панела Стилове.
Image
Преки пътища за коригиране на множество грешки наведнъж
Направили ли сте грешка в изписването на дума, която сте използвали в целия си документ? Не е нужно да преглеждате документа и да го коригирате на ръка. Вместо това използвайте инструмента за намиране и замяна на Word, за да коригирате всяка грешка едновременно.
Как да използвате Find and Replace в Word за Mac
-
Във вашия документ щракнете върху Edit > Find > Replace.
Image -
В прозореца Намиране и замяна въведете думата, която искате да замените, в първото текстово поле, след което въведете думата, с която искате да я замените, във второто поле.
Image Можете да използвате инструмента за намиране и замяна за повече от думи. Всъщност в същото поле, в което въвеждате думата си за замяна, щракнете върху падащото меню, за да видите различни опции за форматиране (като знаци за абзац), които също можете да замените.
-
За да ги замените един по един, щракнете върху Replace. За да ги замените всички наведнъж, щракнете върху Замени всички.
Винаги е най-добре да се върнете и да проверите дали са направени правилните промени, особено когато създавате критични документи.
- Продължете този процес с други грешки, докато не приключите.
Как да използвате Find and Replace в Word за Windows
- Във вашия документ намерете раздела Начало. След това изберете Замяна.
- Използвайки полето Find What, въведете фразата, която искате да замените. В полето Замяна с въведете вашия нов текст.
- Изберете Replace, за да замените една грешка, или изберете Replace All, за да замените всички грешки наведнъж.
Как бързо да видите повече информация за вашия Word документ
Когато броят на думите и други подробности за вашия документ са от значение, има по-лесен начин да го видите, отколкото да щракате през различни екрани и менюта.
-
Във вашия документ намерете лентата с инструменти в долната част на прозореца на документа на Word. Тук ще видите номера на страницата, броя на думите и т.н.
Image Традиционният метод за разглеждане на тази информация изисква многократно щракване върху секцията Инструменти в Word. Този метод използва едно просто кликване.
- Изберете инструмента за броене на думи. Тук ще видите повече информация за вашия документ, като брой знаци, брой абзаци и други.
Закачете често използван файл с документ в Word
Има ли документ на Word, който често използвате за справка или като шаблон? Можете лесно да закачите този документ към папката с скорошни файлове за лесен достъп, когато имате нужда от него.
-
Ако сте в текущия документ, изберете Файл.
Не е необходимо да сте в текущия документ, за да получите достъп до секцията Скорошни. Просто отворете Word и продължете към следващата стъпка.
- Изберете Recent, след което превъртете, докато намерите документа, който искате да закачите, или го потърсете с помощта на полето за търсене.
- След като намерите документа, който искате да закачите, изберете иконата Pin вдясно от документа.
-
За да видите вашите фиксирани документи, изберете Pinned в горната част на прозореца Последни.
Image За да премахнете документ от секцията Pinned, просто изберете отново иконата Pin.
- Сега имате важните си документи на една ръка разстояние по всяко време.
Искате ли да правите още повече с Microsoft Word? Започнете, като изпробвате клавишни комбинации на Mac или Windows, за да ускорите процеса на създаване на документ, или вмъкнете таблица, за да организирате бързо вашите критични данни. Microsoft Word е изключително интуитивен за потребителя, което улеснява бързото създаване на документи, но това не означава, че не можете да използвате тези прости хакове, за да се движите още по-бързо.
