Какво да знаете
- В Windows: Изберете Файл > Експортиране > Създаване на PDF/XPS. Потвърдете, че PDF е избрано до Запазване като тип.
- На Mac: Отидете на Файл > Запиши като. До Файлов формат изберете PDF.
- В Google Таблици: Използвайте избор на файл, за да отворите файла на Excel. Отидете на Файл > Изтегляне > PDF > Експортиране.
Тази статия обяснява методите за конвертиране на Excel документи в PDF формат, включително експортиране от Windows или Mac Excel, използване на Google Таблици, използване на онлайн конвертор и отпечатване в PDF формат. Информацията се отнася за версии на Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel за Microsoft 365.
Експортиране в PDF в Excel на компютър с Windows
Има много начини за конвертиране на Excel файл в PDF формат, така че да е по-лесно да се отваря и чете на други устройства, без да имате инсталирана програма или приложение за електронни таблици. Ако имате Excel на вашия компютър с Windows, можете лесно да конвертирате Excel XLSX или XLS файлове във формат PDF.
- Отворете менюто Файл > Експортиране.
- Изберете Създаване на PDF/XPS.
-
Проверете отново дали PDF (.pdf) е избрано до Запиши като тип. Другата опция е за създаване на XPS файл.
Image Можете по избор да използвате това време, преди да направите PDF, за да активирате или деактивирате някои разширени опции. Отидете на Опции в диалоговия прозорец за запазване, за да правите неща като експортиране само на конкретни страници в PDF, експортиране на всички работни листове и други.
- Изберете къде да бъде записан PDF файлът и след това изберете Публикуване.
Експортиране в PDF в Excel на Mac
Ако сте на компютър с Mac, създаването на PDF от Excel файл може да бъде завършено чрез Запиши като елемент от менюто.
- Отидете на Файл > Запиши като, за да отворите изскачащ прозорец за запазване на документа на Excel.
-
До Файлов формат, в долната част на този прозорец изберете PDF.
Image Обърнете внимание на опциите точно под падащото поле за избор на формат. Можете да изберете Workbook или Sheet, за да конвертирате или цялата работна книга в PDF (всички листове, в които има данни), или само листа, който е отворен точно сега.
-
Изберете Запазване, за да конвертирате Excel файла в PDF на вашия Mac.
Експортиране в PDF с Google Таблици
Sheets е онлайн инструментът за създаване и редактор на електронни таблици на Google. Тъй като можете да качвате Excel файлове в Google Таблици и тъй като Таблици могат да експортират документи в PDF формат, това служи като чудесен начин за конвертиране на XLSX/XLS в PDF на всеки компютър.
- Отворете Google Таблици и използвайте бутона избор на файлове вдясно, за да прегледате и отворите своя Excel файл.
-
Отидете на Файл > Изтегляне > PDF (.pdf), за да видите визуализация на документа като PDF. Можете да редактирате какво трябва да се експортира и някои други настройки.
Image - Изберете EXPORT, за да запазите електронната таблица като PDF.
Използвайте онлайн конвертори
Друга опция е да използвате файлов конвертор. Тъй като XLS и XLSX файловете са документи, можете да използвате безплатен конвертор на файлове с документи.
Има дори някои онлайн преобразуватели на Excel към PDF, които правят това още по-лесно и тъй като работят с всеки уеб браузър, могат да конвертират Excel в PDF във всяка операционна система.
Няколко от нашите любими включват Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF и Online2PDF.
Друго, което харесваме, показано по-долу, е FileZigZag. Качете вашия Excel файл там и изберете PDF като целеви формат. Изберете Стартиране на конвертирането, за да конвертирате Excel файла в PDF и да получите връзката за изтегляне.
'Печат' в PDF
Ако нямате инсталиран Excel, пак можете да запишете XLSX или XLS файла в PDF с безплатната програма Excel Viewer на Microsoft. Въпреки това, тъй като този инструмент е само преглед на файлове на Excel (не редактор), трябва да инсталирате друга програма заедно с него, за да поддържа преобразуването на PDF.
Един начин е с безплатен PDF принтер. PDF принтерите работят, като ви накарат да „отпечатате“документа в PDF, което е лесен начин за изпращане на Excel файл до PDF конвертора, след което програмата ще го запише в PDF формат.
- Отворете Excel Viewer и изберете Excel файла, който искате да конвертирате в PDF.
- Използвайте бутона в горната лява част на програмата, за да изберете Печат.
-
Променете принтера от падащото меню до Име, за да бъде PDF принтерът, който сте инсталирали.
Image В нашия пример можем да изберем Foxit Reader PDF Printer от падащото меню.
-
Направете други промени, които желаете, в предпочитанията за печат, например да отпечатате определен брой страници и след това изберете OK, за да стартирате софтуера за PDF принтер, Foxit PDF Reader в този случай.
Някои PDF принтери ще отворят програмата с допълнителни инструкции, а други ще запазят PDF без други подкани.
- Това е! Създадохте PDF файл от документа на Excel!
Защо да използвате PDF формат
Файловете на Excel изискват специфична програма за четенето и редактирането им, така че може да е трудно да споделяте такива документи с хора, които нямат необходимия софтуер. Въпреки това, PDF форматът е много по-разпространен, така че докато има инсталиран PDF преглед на компютъра, можете да преглеждате файла без необходимост от преглед/редактор на електронни таблици.
Файловете на Excel, които остават във формат XLSX или XLS, могат да се редактират 100 процента с Excel или друга подобна програма за електронни таблици (напр. OpenOffice Calc и LibreOffice Calc), но PDF файловете не са. Въпреки че има налични PDF редактори, те обикновено не работят толкова добре, колкото редактирането на необработен файл.
