Въпреки че е възможно да копирате и поставяте данни от един Excel файл в друг, можете също да създадете връзка между два файла или работни книги. Когато създавате връзка между файлове, копираните данни се актуализират, когато оригиналните данни се променят. Също така е възможно да се създаде връзка между диаграма, намираща се в работна книга на Excel, и файл на Microsoft Word или слайд на PowerPoint.
Информацията в тази статия се отнася за Word, Excel и PowerPoint в Office 2019, 2016, 2013, 2010; Microsoft 365 и Office за Mac.
Поставяне на връзки между Excel и Word файлове
Когато данни от файл на Excel са свързани с документ на Word, данните се поставят в документа като таблица. След това таблицата може да бъде форматирана с помощта на функциите за форматиране на Word.
Тази връзка се създава с помощта на опцията Поставяне на връзка. За операциите за поставяне на връзка файлът, съдържащ оригиналните данни, е известен като изходен файл, а вторият файл или работна книга, съдържаща формулата за връзка, е целевият файл.
Свързване на единични клетки в Excel с формула
Могат също да се създават връзки между отделни клетки в отделни работни книги на Excel с помощта на формула. Използвайте този метод, за да създадете жива връзка за формули или данни, но той работи само за единични клетки.
- Изберете клетката в целевата работна книга, където искате да се показват данните.
- Натиснете знака за равенство (=) на клавиатурата, за да започнете формулата.
- Превключете към изходната работна книга и изберете клетката, съдържаща данните за свързване.
-
Натиснете Enter. Excel превключва обратно към целевия файл. Свързаните данни се показват в избраната клетка.
Image - Изберете свързаните данни, за да покажете формулата за връзка в лентата с формули над работния лист.
Долен ред
Когато поставяте връзка за данни, Word ви позволява да изберете дали да форматирате свързаните данни, като използвате текущите настройки за изходните или целевите файлове. Excel не предлага тези опции. Excel автоматично прилага текущите настройки за форматиране в целевия файл.
Свързване на данни между Word и Excel
За да свържете данни между Word и Excel:
- Отворете работната книга на Excel, съдържаща данните за свързване (изходния файл).
- Отворете целевия файл. Това може да бъде или работна книга на Excel, или документ на Word.
- В изходния файл маркирайте данните за копиране.
-
В изходния файл изберете Начало > Копиране. Избраните данни са оградени с пунктирана линия.
Image - В целевия файл изберете местоположението, където ще се показват свързаните данни. В Excel изберете клетката, която ще бъде в горния ляв ъгъл на поставените данни.
-
Отидете на Начало и изберете падащата стрелка Поставяне, за да се покаже списък с Опции за поставяне.
Image - Изберете опция Връзка. Свързаните данни се появяват в целевия файл.
Ако и двата файла са отворени, когато данните се актуализират в изходния файл, целевият файл се актуализира незабавно.
Ако целевият файл е затворен при промяна на изходните данни, данните в целевите клетки се актуализират при следващото отваряне на файла.
Ако изходният файл е затворен, когато целевият файл е отворен, може да се отвори предупредително поле, за да покаже, че документът съдържа връзки към външни файлове. Ще бъдете помолени да Актуализирайте или Не актуализирайте връзките.
Вижте формулата за връзка в Excel
Формулата за връзка се показва по различен начин в по-старите версии на Excel:
- Ако изберете свързаните данни в целевия файл, формула като =[Book1]Sheet1!A1 се появява в лентата с формули над работния лист.
- В Excel 2007 формулата за свързване се показва като {=Excel. Sheet.12|Book1!'!Sheet1!R1C1'} в лентата за формули.
Във формулата от 2007 г. абсолютната препратка към клетката е написана в стила R1C1, който означава ред 1, колона 1 и е еквивалентен на по-разпространения стил на препратка към клетка SAS1.
И в двете формули Book1 указва името на изходния файл.
Преглед на информация за връзка в Microsoft Word
За да видите информация за свързаните данни (като изходния файл, свързаните данни и метода за актуализиране) в Word:
- Щракнете с десния бутон върху свързаните данни, за да отворите контекстното меню.
-
Изберете Обект на свързан работен лист > Връзки, за да отворите диалоговия прозорец Връзки.
Image - Ако има повече от една връзка в текущия документ, всички връзки са изброени в прозореца в горната част на диалоговия прозорец. Изберете връзка, за да се покаже информация за тази връзка под прозореца.
Поставяне на връзка между диаграма на Excel и PowerPoint или Word
В допълнение към създаването на връзка за текстови данни или формули, също е възможно да използвате връзка за поставяне, за да свържете диаграма, намираща се в една работна книга на Excel, с копие във втора работна книга. Можете също да използвате този метод, за да свържете диаграма на Excel към файл на PowerPoint или Word.
След като бъдат свързани, промените в данните в изходния файл се отразяват както в оригиналната диаграма, така и в копието, разположено в целевия файл.
Долен ред
Когато поставяте връзка между диаграми, PowerPoint, Word и Excel ви позволяват да изберете дали да форматирате свързаната диаграма, като използвате текущата тема за форматиране за изходните или целевите файлове.
Диаграми на връзки в Excel и PowerPoint
Следният пример показва как да се направи връзка между диаграма в работна книга на Excel (изходния файл) и слайд в презентация на PowerPoint (целевия файл).
- Отворете работната книга, съдържаща диаграмата за копиране.
- Отворете целевия презентационен файл.
- В работната книга на Excel изберете диаграмата.
-
В Excel изберете Начало > Копиране.
Image - В PowerPoint изберете слайда, където ще се покаже свързаната диаграма.
- В PowerPoint изберете падащата стрелка Поставяне, за да покажете списък с възможности за избор.
- Изберете или Използване на целевата тема или Запазване на форматирането на източника, за да поставите свързаната диаграма в PowerPoint.
Ако и двата файла, съдържащи свързаните диаграми, са отворени, промените в изходните данни се актуализират незабавно и в двете диаграми.
Когато отваряте презентация на PowerPoint, съдържаща свързани данни, може да се отвори предупредително поле, което показва потенциален проблем със сигурността. Ще бъдете попитани дали искате да актуализирате свързаните данни.
