Какво да знаете
- Ръчен архив: Отидете на Файл > Информация > Инструменти > Почистване на стари предмети. В изскачащия прозорец Архив изберете Архивирайте тази папка и всички подпапки.
- След това изберете папката за архива. Изберете падащия списък Архивиране на елементи, по-стари от и задайте дата.
- Автоматично архивиране: Отидете на Файл > Опции > Разширени > Настройки за автоматично архивиране. Изберете Стартиране на AutoArchive всеки и въведете времеви интервал.
Ако оставите твърде много имейли да се натрупват във входящата ви кутия, производителността на Outlook може да пострада. Научете как да архивирате имейли в Outlook и да управлявате тези стари имейли, ръчно или автоматично. Инструкциите в тази статия се отнасят за Outlook за Microsoft 365 и Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010.
Как да архивирате имейли в Outlook ръчно
Ако предпочитате да контролирате кога старите ви имейли да се архивират и къде да бъдат архивирани, има ръчен процес, който можете да следвате, за да направите това. Можете ръчно да архивирате имейл съобщения във всяка папка.
-
Отворете Outlook и изберете Файл > Информация > Инструменти > Почистване на стари елементи.
Image -
В изскачащия прозорец Архив изберете Архивирайте тази папка и всички подпапки и след това изберете папката, в която искате да архивирате елементи.
Image -
Изберете падащия списък Архивиране на елементи, по-стари от, след което задайте датата, след която искате да архивирате съобщенията.
Можете също да изберете Преглед, за да идентифицирате отделен PST файл, който искате да използвате за този архив. Или можете да го запазите като име на файл по подразбиране.
Image -
Изберете OK. Сега Outlook ще архивира съобщенията в тази папка според настройките, които сте конфигурирали.
Image -
Ако предпочитате да архивирате съобщения във всички папки, а не в отделни, изберете Архивирайте всички папки според техните настройки за автоматично архивиране Ако изберете това, ще трябва да върнете се в раздела Начало, щракнете с десния бутон върху една от папките, за които искате да зададете настройките за автоматично архивиране, след което изберете Properties
Image -
В прозореца Свойства изберете раздела AutoArchive.
Image -
Изберете Архивирайте тази папка с тези настройки, след което конфигурирайте настройките за това колко месеца съобщения искате да запазите и къде да преместите старите елементи.
Използвайки AutoArchive Settings, конфигурирайте както съобщенията да се архивират, когато сте активирали AutoArchive, така и как имейлите се архивират, когато ги архивирате ръчно с помощта на AutoArchive настройките.
Image
Как ръчно да активирате автоматично архивиране
Можете да активирате AutoArchive ръчно или автоматично. Ако вече сте задали вашите настройки за автоматично архивиране за всички ваши папки, както е описано по-горе, можете незабавно да задействате процедурата за архивиране.
Избор Файл > Информация > Инструменти > Почистване на пощенска кутия , след което изберете AutoArchive, за да задействате процеса на архивиране. Това ще използва настройките за автоматично архивиране, които сте конфигурирали за всяка пощенска папка.
Как автоматично да задействам AutoArchive
В допълнение към ръчното задействане на процедурата за архивиране, можете също да настроите AutoArchive да работи редовно.
-
Избор Файл > Опции > Разширени > Настройки за автоматично архивиране.
Image -
В прозореца с настройки на AutoArchive изберете Стартиране на AutoArchive всеки и въведете колко често искате да стартирате AutoArchive.
Можете да конфигурирате настройките да извеждат подкана при стартиране на AutoArchive и да го настроите да изтрива стари имейл съобщения или да ги премества в архивен PST файл на вашия компютър.
Image -
Изберете OK,и AutoArchive ще работи на зададения от вас интервал, така че никога да не се притеснявате, че входящата ви кутия ще заеме твърде много място.
Image
Използване на Outlook Sweep за автоматично архивиране в Outlook Web
В Outlook Online архивирането на съобщения е ръчен процес. Функция, наречена Outlook Sweep, ви помага да поддържате входящата си кутия чиста.
Невъзможно е да промените възрастта на съобщенията, които архивирате, но поне функцията за почистване ви дава възможност да архивирате всичките си съобщения в пощенската кутия, по-стари от 10 дни. Това ще ви помогне автоматично да поддържате входящата си кутия чиста.
-
Отворете входящата кутия на акаунта, където искате да архивирате имейл съобщения. Изберете имейла, който искате да архивирате, след което изберете Почистване от менюто.
Image -
В изскачащия екран изберете Винаги преместване на съобщения, по-стари от 10 дни, от папката INBOX.
Image -
Изберете падащото меню Преместване в и изберете Архив.
Image
