Какво да знаете
- Първо организирайте данните в един Excel лист.
- След това в Word изберете Mailings > Start Mail Merge > изберете тип. Поща > Избор на получатели > Използване на съществуващ списък > Отворете листа.
- Накрая обединете полета в Word, като отидете на Mailings > Вмъкване на поле за обединяване. Изберете поле и натиснете Insert.
Тази статия обяснява как да използвате функцията за циркулярни документи в Microsoft Word и Excel, за да комбинирате текст от документ на Word с документ с източник на данни, като например електронна таблица. Инструкциите в тази статия се отнасят за Word за Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.
Подгответе данните за циркулярни документи
Функцията за циркулярни документи на Word работи безпроблемно с данни от Excel. Въпреки че можете да създадете източник на данни в Word, опциите за използване на тези данни са ограничени. Ако имате данни от пощенския списък в електронна таблица, не е необходимо да въвеждате отново информацията в източника на данни на Word.
Можете да използвате всеки работен лист на Excel във функция за циркулярни документи на Word без специална подготовка. Въпреки това, за да избегнете грешки в процеса на циркулярни документи, добра идея е да организирате данните в електронната таблица.
Уверете се, че всички промени, които възнамерявате да направите в електронната таблица, са завършени, преди да започнете циркулярното писмо. След като обединяването започне, извършването на каквито и да било промени може да доведе до грешки при обединяването.
Организиране на данните в електронните таблици
Организирайте вашите данни от пощенския списък на Excel в редове и колони. Мислете за всеки ред като за един запис и за всяка колона като за поле, което ще вмъкнете във вашия документ.
- Поставете всички данни на един лист: Данните от пощенския списък, които възнамерявате да използвате за циркулярното писмо, трябва да са на един лист. Ако е разпръснат в няколко листа, комбинирайте листовете или извършете няколко сливания. Също така се уверете, че листовете са ясно именувани, тъй като трябва да изберете този, който възнамерявате да използвате, без да можете да го видите.
- Създаване на заглавен ред: Създайте заглавен ред за листа, който възнамерявате да използвате за циркулярното писмо. Заглавният ред е ред, съдържащ етикети, които идентифицират данните в клетките под него. За да улесните Excel да прави разлика между данни и етикети, използвайте получер текст, граници на клетки и засенчване на клетки, които са уникални за заглавния ред. Също така се уверете, че избраните от вас заглавки съответстват на имената на полетата за сливане, което също ще намали вероятността от възникване на грешки.
- Правилно форматиране на числови данни: Уверете се, че неща като улични номера и пощенски кодове са правилно форматирани за начина, по който трябва да се показват, след като обединяването на имейли приключи. Неправилното форматиране на числа може да причини грешки при сливането.
Как да посочите списъка с получатели на циркулярни документи
Ето как да свържете вашия подготвен работен лист в Excel, съдържащ вашия пощенски списък, с вашия документ на Word:
-
В Word отворете документа, който ще използвате като шаблон за циркулярни документи. Това може да бъде нов документ или съществуващ документ. Изберете Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Изберете вида сливане, който искате да изпълните. Вашите опции са
- Букви
- Имейл съобщения
- Пликове
- Букви
- Директория
Ако предпочитате, можете също да използвате съветника за циркулярни документи, за да създадете вашето циркулярно писмо. За този пример ще преминем през стъпките за ръчно създаване на циркулярни документи.
-
След това отидете в раздела Изпращания и изберете Избор на получатели > Използване на съществуващ списък.
Image -
Придвижете се до и изберете Excel файла, който сте подготвили за циркулярната поща, след което изберете Отвори.
-
Ако Word ви подкани, изберете Sheet1$ > OK.
Ако вашият Excel има заглавки на колони, поставете отметка в квадратчето Първият ред от данни съдържа заглавки на колони.
Създаване или редактиране на документа за циркулярни документи
С вашата електронна таблица в Excel, свързана с документа за циркулярни документи, който създавате в Word, време е да редактирате своя документ в Word.
В момента не можете да правите промени във вашия източник на данни в Excel. За да направите промени в данните, затворете документа в Word, преди да отворите източника на данни в Excel.
Вмъкване на обединени полета във вашия документ
В Word изберете Mailings > Вмъкване на поле за сливане, за да изтеглите информация от електронната таблица в документа. Изберете полето, което искате да добавите (собствено име, фамилия, град, щат или друго), след което изберете Вмъкване.
Преглед на документи за циркулярни документи
Word не пренася форматирането от източника на данни, когато вмъква полета за сливане в документ. Ако искате да приложите форматиране като курсив, удебелен шрифт или подчертаване, направете го в Word.
Когато разглеждате документа с полета, изберете двойните стрелки от двете страни на полето, където искате да приложите форматирането. Когато преглеждате обединените данни в документа, маркирайте текста, който искате да промените.
Всички промени във форматирането се пренасят във всички обединени документи, а не само в документа за сливане, в който сте го променили.
Визуализация на обединените документи
За да прегледате обединените документи, отидете на Mailings > Преглед на резултатите. Този бутон работи като превключвател, така че ако искате да се върнете към преглед само на полетата, а не на данните, които съдържат, натиснете го отново.
Навигирайте през обединените документи, като използвате бутоните в раздела Изпращане. Те са отляво надясно: Първи запис, Предишен запис, Отиди на запис,Следващ запис и Последен запис.
Преди да обедините документите, визуализирайте ги всички или колкото можете повече, за да проверите дали всичко е обединено правилно. Обърнете специално внимание на препинателните знаци и интервалите около обединените данни.
Финализиране на документа за циркулярни документи
Когато сте готови да обедините документите, имате два избора:
- Печат на документи: Обединете документите към принтера. Ако изберете тази опция, документите се изпращат на принтера без никакви промени. За да направите това, изберете Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Редактиране на отделни документи: Ако трябва да персонализирате някои или всички документи (алтернатива е да добавите поле за бележки в източника на данни за персонализирани бележки) или да направите други промени преди да отпечатате, редактирайте всеки отделен документ. За да направите това, изберете Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents
Който и метод да изберете, ви се показва диалогов прозорец, в който можете да кажете на Word да обедини всички записи, текущия запис или набор от записи. Изберете записите, които искате да отпечатате, след което изберете OK.
Ако искате да обедините диапазон, въведете началния номер и крайния номер за записите, които искате да включите в обединяването, след което изберете OK.
