Ключови изводи
- Работниците често изпълняват няколко задачи едновременно по време на срещи и шансът за това се увеличава, докато срещата се проточи.
- Не всяка многозадачност обаче е лоша и "позитивната многозадачност" може да подобри производителността.
- Платформите за отдалечена работа могат да добавят нови функции, които подтикват работниците към задачи, подходящи за срещата.
Ако работите дистанционно, има голям шанс да сте извършили няколко задачи по време на среща през изминалата седмица – и едва ли сте сами.
Нов документ, издаден от Microsoft, поставя проблема в числа. Въпреки че многозадачността беше рядкост при кратки, малки срещи, тя достигна почти универсални нива при срещи, които продължаваха повече от час. Но новините не са само лоши: документът, който се фокусира върху използването на Microsoft Teams, предлага няколко начина, по които работниците могат да подобрят фокуса си.
"FocusAssist за Windows вече е доставен и може да бъде от голяма помощ тук", каза по имейл д-р Мери Червински, партньорски изследовател и изследователски мениджър в Microsoft. „Планирането на време за фокусиране чрез Cortana е друга налична опция в Outlook.“
Какво трябва да прави дистанционният работник?
Многозадачността по време на среща често се възприема като груба или контрапродуктивна и вестникът установи, че това понякога се оказва вярно. Изследователите обаче твърдят по-сложна точка. Не всяка многозадачност е отрицателна и могат да се използват инструменти за насочване на отдалечените работници към положителни резултати.
Участниците описаха подробно ползите от положителната многозадачност в анонимен дневник. „Бях по-малко разочарован от срещи, които не бяха много полезни за мен“, каза един.
Други казаха, че оценяват избора да обръщат голямо внимание, когато е необходимо, след което да се фокусират другаде, когато не е така. Участниците казаха, че многозадачността им е помогнала да намерят информация, като свързани файлове или обмен на имейли, подходяща за среща.
… 80-минутен маратон, предизвикващ стон, е над шест пъти по-вероятно да насърчи многозадачност.
д-р. Червински каза, че отдалечените работници, използващи Microsoft Teams или Windows, могат да се обърнат към Focus Assist и Focus Time, за да премахнат разсейването, което не е от значение за срещата, и да отделят време, за да се съсредоточат върху конкретни задачи. Вестникът предпочита всеки инструмент, който отхвърля външните изисквания към вниманието на работниците по време на среща.
Нови, по-добри функции в платформите за отдалечена работа могат да отидат дори по-далеч, за да насърчат положителната многозадачност. Документът предлага специфичен за срещата „режим на фокусиране“, за да помогне на работниците да изпълняват няколко задачи едновременно по начини, подходящи за среща, като отваряне на имейли или файлове в интерфейса на срещата, вместо в друг прозорец или програма. Това би насърчило позитивната многозадачност, като същевременно елиминира разсейването, което се среща в други програми.
Изследователите също така предлагат подобрени инструменти за дневен ред, които позволяват на служителите да напускат срещи по-рано или да се присъединяват към средата на срещата, ако само части от срещата са подходящи. Това може да се бори с основния враг на всяко внимание: дълги, скучни срещи.
Дистанционните работници се обаждат на дълги срещи
Многозадачността не беше особено често срещана, когато всички срещи бяха събрани: около 30% от срещите включваха многозадачност на имейли и приблизително 24% видяха многозадачност на файлове.
Но това се промени с продължителността. Не е изненадващо, че срещите, по-кратки от 20 минути, показаха няколко случая на многозадачност, но се увеличиха с шокираща скорост като наркотик за срещи.
Среща с продължителност от 20 до 40 минути е почти два пъти по-вероятно да накара присъстващите да се блъскат за друга работа, а предизвикващ стон 80-минутен маратон е над шест пъти по-вероятно работниците да бъдат разсеяни.
Размерът на срещата - както и броят на присъстващите - също беше от решаващо значение. Срещите един на един насърчават най-малко многозадачност и трети човек почти не променя резултата. Но потапянето в други задачи стана вероятно, тъй като повече лица се появиха във видео разговор. Многозадачността е над два пъти по-вероятна при среща с 10 или повече души.
Един участник описа мотивация, която може да се сравни. „На големите срещи, като кметствата, имам склонност да спирам и да слушам, когато се говори нещо интересно“, каза участникът. „През останалото време изглежда изобщо не се фокусирам върху работата.“
Данните включват друг по-слаб, но по-изненадващ резултат: насрочените срещи са лоша новина. Насрочената среща е около един път и половина по-вероятно да насърчи многозадачност, отколкото ad hoc среща. От планираните срещи, повтарящите се срещи бяха най-благодатната почва за разсейване.
„Начинът, по който се планират и структурират отдалечените срещи, е значително свързан с това кога и до каква степен хората разпределят вниманието си“, заключава документът. Така че, преди да натиснете изпращане на едночасова покана за среща, помислете отново - освен ако не искате да дадете време на колегите си да изчистят входящата си кутия.
