Ключови изводи
- Планираното изпращане на Fastmail разделя създаването и доставката на имейл.
- Използвайте го като напомняне или за да избегнете стреса на колегите си през уикенда.
- Имейлът е най-добрият и най-лошият начин за комуникация на работното място.
Случвало ли ви се е да напишете имейл в неделя вечер, след което да се поколебаете, преди да натиснете изпрати. Планираното изпращане ще помогне.
Ветеран доставчик на имейл на първо място в поверителността Fastmail току-що добави планирано изпращане, функция, която вече се намира в някои други приложения и имейл услуги и която вероятно трябва да бъде стандартна за всички имейли. Това е проста функция. Можете да съставите имейл, когато е удобно за вас, и да планирате изпращането му във време, което е по-подходящо за получателя.
"Не обичам да се налагам на хората, но понякога предпочитам да работя до късно или през уикендите. Дори ако хората си почиват или си вземат отпуск, те ще видят имейла ви", моден стилист и фотограф на свободна практика Нурия Грегори. „Може да не се очаква да отговаряте на имейли веднага, но за хората на свободна практика често смятате, че трябва да го направите.“
Изпрати по-късно
Внедряването на планирано изпращане на Fastmail изобщо няма да ви изненада, което е страхотно. Просто щракнете върху стрелката до бутона за изпращане и изберете от падащия списък с предварително зададени настройки - по-късно днес, тази вечер, утре и т.н. Ако те не работят за вас, можете да изберете точна дата и час.
Разделянето на създаването на имейл от времето за изпращане носи няколко добри възможности. Както видяхме по-горе, можете да съставите имейл в неделя вечер и да го изпратите в по-редовно работно време. Това не само е по-добре за получателя, но може да скрие факта, че работите през уикендите, което е нещо, което може да доведе до нежелани очаквания в бъдеще.
Може да не се очаква да отговаряте на имейли веднага, но за работещите на свободна практика често смятате, че трябва.
Можете също така да посочите имейли, които трябва да бъдат изпратени в определен час, но това може да е, когато спите. Или можете да зададете време, за да достигне имейл до нечия входяща кутия, когато пристигне на работа, поставяйки го, надяваме се, в началото на списъка им.
Други хакове включват изпращане на напомняния с часове до себе си, задържане на лични имейли до приятелите ви до вечерта или насрочване на имейл до шефа ви за петък вечер, след което игнориране на всичките ви имейли до понеделник, ако желаете.
Става въпрос за контрол. Като имате повече контрол върху комуникацията си, можете да намалите умственото претоварване и стреса.
Ловец на стреса
Имейлът може да е един от най-големите източници на стрес в съвременната работа. Може да имате безкрайна купчина непрочетени съобщения, които трябва да обработите. Още по-лошо, важен имейл може да се изплъзне от вниманието ви, скрит от всички Fwd: Fwd: Fwd боклуци, задръстващи входящата ви кутия.
И след това има очаквания. Когато получите имейл, той е в ума ви. Дори подателят да не очаква отговор, вероятно се чувствате задължени да го дадете по-скоро, отколкото по-късно, дори ако това е само за да се справите с него и да го изхвърлите от ума си.
И тъй като графикът за имейл се диктува от подателя – т.е. всеки може да постави каквото и да е във входящата ви поща по всяко време – нямате никакъв контрол.
„Имейлите все още са най-добрият начин за комуникация на работното място. Въпреки това повечето хора не са организирали имейлите си“, каза технологичният репортер Раду Тирсина пред Lifewire по имейл. „Шумно е навсякъде и никой от нас няма търпението да чисти бъркотията през ден.“
Ето защо нещо като планирано изпращане е важно, но само ако всички го използват и го използват за силите на доброто, а не на злото. Управлението на служебната електронна поща се прехвърля върху потребителя, когато повече отговорност трябва да носи работодателят.
Немската автомобилна компания Daimler, която притежава Mercedes, има правилната идея. Когато служителите излязат на почивка, всички входящи имейли се изпращат в кошчето. Няма връщане от ваканция и работа с имейли за две седмици. Подателите получават автоматичен отговор, който им казва да изпратят отново всичко важно, след като служителят се върне в офиса.
Това е чудесен пример за премахване на стреса от имейлите, но за съжаление по-голямата част от отговорността все още пада върху нас, потребителите. Инструменти като Scheduled Send могат да помогнат, но докато не спрем да третираме имейлите като сметище за изваждане на неща от нашите собствени входящи кутии, като място за изискване на незабавни отговори и като нещо, което проверяваме непрекъснато, имейлите ще останат стресиращи.
