Microsoft Teams разполага с различни инструменти за увеличаване на производителността и подобряване на комуникацията между служителите с текстов чат, гласови и видео разговори, функционалност за споделяне на файлове, онлайн записи на смени и споделени календари.
Функцията за споделен календар на Microsoft Teams позволява на членовете на групата да създават срещи директно в приложението Teams, да посочват подробности и да добавят други членове, така че не само да бъдат уведомени за събитието, но и да го добавят към своите синхронизирани Microsoft Teams също и календар.
Тази статия се отнася за приложенията на Microsoft Teams на устройства с Windows 10, iOS и Android в допълнение към уеб версията.
Как работят календарите на Microsoft Teams
Microsoft Teams е инструмент за сътрудничество, предназначен за организации или групи и следователно е структуриран с фокус върху група или екип. Може да сте в състояние да влезете в група на Microsoft Teams с обичайния си имейл, но по-често ви се присвоява фирмен имейл, който използвате за достъп до Teams и други свързани приложения и услуги на Microsoft 365.
Приложението Microsoft Teams има един основен календар, който е присвоен на цялата ви група или организация. Членовете на групата могат да добавят срещи или събития към този календар, които автоматично се показват в календара за другите членове. Индивидите също могат да бъдат добавени към събития или срещи в календара, ако се изисква да присъстват.
Технически, вграденият (или по подразбиране) календар се нарича Групов календар, докато външните календари, които се споделят в Microsoft Teams, са Споделени календари. Тези термини обаче често се смесват и разликата между тях е замъглена.
Добра идея е да се обръщате към календарите в Microsoft Teams с уникални имена, вместо да използвате споделени или групови термини, за да избегнете объркване.
Календари могат също да се споделят в рамките на Microsoft Teams от Outlook или други услуги за планиране като Google Calendar.
Как да създадете събитие в споделен календар на Microsoft Teams
Ето процеса за създаване на събитие, наричано среща в Microsoft Teams, което може да бъде споделено с други членове на групата и автоматично добавено към календара на групата.
Този пример използва приложението Windows 10 Microsoft Teams, но тези инструкции и използваните менюта са идентични във всички останали версии.
-
Отворете приложението Microsoft Teams.
-
Изберете Календар.
Image -
Щракнете върху Нова среща.
Image -
Изберете подходящата часова зона от падащото меню в горната част на екрана.
Image Не е нужно да се притеснявате в коя часова зона се намират членовете на вашия екип, тъй като времето на вашата среща автоматично ще се коригира за тях.
-
Въведете име за вашата среща в полето за добавяне на заглавие.
Image -
В полето Добавяне на задължителни присъстващи въведете имената на хората, които искате да бъдат уведомени за събитието. След като започнете да пишете, имената трябва да се появят автоматично, за да изберете.
Image Ако искате да споделите това събитие в календара с хора, които не са във вашата група Microsoft Teams или може би дори не използват Microsoft Teams, можете да го направите, като въведете пълния им имейл адрес вместо името им.
Щракнете върху По избор, за да добавите членове на групата, които искате да знаете за срещата, но не е нужно да присъстват.
След като срещата бъде създадена, всички поканени страни ще получат покана до свързания с тях имейл адрес.
-
След това посочете началния и крайния час на вашата среща.
Image -
Щракнете върху Не се повтаря, за да отворите меню и да направите срещата редовно събитие, ако трябва да се повтаря. Например, може да искате да провеждате същата среща всеки делничен ден, седмично или веднъж месечно.
Image -
Щракнете върху Добавяне на канал, ако вашата среща е специфична за определена категория в настройката на Microsoft Teams на вашата компания. Например, може да искате да го поставите в канал на мениджърите, така че само членовете на екипа, които използват този канал, да знаят, че се провежда среща.
Image Можете да оставите много от тези полета празни, ако желаете.
-
Следва полето Добавяне на местоположение. Въпреки името си, това всъщност не е за указване на физическо местоположение. Вместо това, това е за избор на свързана система за стая с активиран Microsoft Teams или конферентно телефонно устройство.
Ако вашата компания не използва такива устройства, не е нужно да се притеснявате за попълването на това поле.
Image -
В голямото поле в долната част на екрана въведете подробности за полето за среща, въведете описание на вашата среща, дневен ред на срещата или съобщение до присъстващите.
Image -
Накрая щракнете върху Изпращане. Това ще добави събитието към вашия календар на Microsoft Teams и ще покани онези, които сте добавили. След като отговорят, събитието ще бъде автоматично добавено и към техните календари.
Image Ако не сте добавили никого към събитието, вместо това ще ви бъде показан бутонът Запазване. Това просто ще запази събитието във вашия личен календар на Microsoft Teams.
Какво прави Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Опцията Scheduling Assistant, която се показва при създаване на среща в Microsoft Teams на компютър, е алтернативен начин за създаване или редактиране на събитие. Той използва по-визуален потребителски интерфейс, който показва опциите от лявата страна на екрана и ви позволява да изберете период от време с мишката, който автоматично прави промените в графика.
Истинското предимство на Scheduling Assistant е как той показва всички графици на членовете на групата. Това улеснява виждането в кои часове и дни всеки е на разположение и премахва неудобството да питате членовете на групата кое време е най-подходящо за тях.
Графиците ще се показват в рамките на асистента за планиране само ако са били въведени в Microsoft Teams от администратора или други потребители. Ако вашата организация не използва Microsoft Teams за управление на графици, тази функция няма да е полезна.
Асистентът за планиране на Microsoft Teams е напълно незадължителен инструмент, въпреки че някои може да го предпочетат пред опцията за създаване на среща по подразбиране.
Как да приемете покана за календар на Microsoft Teams
След като бъдете добавени към среща в календар на Microsoft Teams, трябва почти веднага да получите покана по имейл.
Когато получите този имейл, щракнете върху връзката Присъединете се към срещата на Microsoft Teams, за да приемете поканата. Приложението Microsoft Teams се отваря и ви добавя към събитието. Ако нямате инсталиран Microsoft Teams, ще бъдете подканени да го инсталирате.
Ако не сте получили покана, проверете при създателя на събитието, за да се уверите, че е използвал правилния имейл адрес. Можете също така да проверите папката си със спам или нежелана поща.
Някои имейл услуги може да ви подканят да добавите тези събития на Microsoft Teams към тяхната собствена календарна система. Можете да направите това, ако желаете, но все пак ще трябва да кликнете върху текстовата връзка в имейла, за да приемете поканата.
Как да използвате създаване и споделяне на събития в Outlook Teams
Microsoft Teams изисква акаунт в Microsoft за използване. Обикновено вашата компания или организация ще ви предостави нов акаунт в Microsoft, който може да се използва за достъп до Microsoft Teams и различни други услуги на Microsoft Office.
Имейлът, свързан с този акаунт в Microsoft, може да се използва за влизане в Outlook и тъй като този акаунт се използва и за достъп до Teams, срещите в календара могат да се създават в Outlook и автоматично да се синхронизират с Microsoft Teams.
За да работи това, трябва да използвате един и същ акаунт в Microsoft за Outlook и Microsoft Teams. Например, не можете да използвате личния си имейл акаунт в Outlook, за да създадете събитие за работен календар на Microsoft Teams.
Това може да се направи както с приложенията на Outlook, така и чрез уеб изживяването и целият процес е почти идентичен с начина, по който бихте направили среща в Microsoft Teams, както е показано по-горе.
За достъп до календара в Outlook, просто щракнете върху иконата Calendar в долната част на лявото меню. След като календарът е отворен, щракнете върху ден, за да започнете процеса на създаване на събитие.
Ако искате събитие, направено в Outlook, да се регистрира в Teams, трябва да активирате превключвателя до Среща на екипи, , което може да се намери до Търсене на стая или местоположение текст. Ако не го направите, функционалността на споделения календар на Microsoft Teams няма да се активира и събитието просто ще бъде основно събитие в календарния ви график на Outlook.
Как да споделите друг календар в Microsoft Teams
Докато Microsoft Teams разполага със собствена вградена функция за календар, възможно е също така да импортирате допълнителни календари от Outlook, Google или всяка друга услуга за планиране, която предоставя уеб адрес за споделяне за своите календари.
Това може да бъде полезно, ако вашият екип използва друго приложение или услуга за управление на събития извън екосистемата на Microsoft Office.
Този пример използва Google Calendar, но процесът е идентичен за други подобни услуги.
- Отворете Google Календар в уеб браузър, както обикновено.
-
Задръжте курсора на мишката върху име на календар, така че трите точки да се появят вдясно от името му. Щракнете върху трите точки, за да отворите менюто.
Image -
Щракнете върху Настройки.
Image -
Щракнете върху уеб адреса под Публичен URL към този календар и натиснете Ctrl + V, за да го копирате в клипборда си.
Image -
Отворете Microsoft Teams и отидете в група или чат, към който искате да добавите календара.
Image -
Щракнете върху символа + в горната част на екрана.
Image -
Щракнете върху Уебсайт.
Image -
Поставете адреса на вашия календар в полето URL.
Image Можете също да добавите персонализирано име за него, като напишете в полето Име на раздела и изберете дали искате да уведомите групата за добавянето на календара, като поставите отметка в квадратчето до Публикувайте в канала за този раздел.
-
Щракнете върху Запазване.
Image Вашият календар вече ще бъде споделен в рамките на Microsoft Teams и ще може да се вижда от всички в този нов персонализиран раздел.
Как да редактирате среща на Microsoft Teams
За да редактирате събрание на Microsoft Teams, което сте създали или имате достъп до него, всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху него от вашия календар в приложението Microsoft Teams и да направите промените в съответните полета.йени
Можете да добавяте или премахвате участници, да променяте часа или местоположението, както и да редактирате името и описанието на събитието. Просто не забравяйте да щракнете върху Изпращане на актуализация, когато сте готови, за да запазите промените.
Ако промените не се показват за вас или членовете на вашия екип, опитайте да затворите напълно приложението и след това да го отворите отново.
Можете също да редактирате събития на Teams в Outlook, като отворите събитието в календара и след това щракнете върху Редактиране.
