Въпреки разпространението на онлайн методи за комуникация, имейлът остава най-популярен, с близо 300 милиарда имейла, изпращани всеки ден през 2019 г. Независимо дали сте съвсем нов в имейла или го използвате от десетилетия, уверете се, че спазвайте правилата за имейл етикет.
Прегледайте съобщението си, преди да изпратите
След като въведете адресите на вашите получатели, създайте подходящ ред за тема, напишете съобщението си и прикачете няколко подкрепящи документа, върнете се и се уверете, че сте направили всичко правилно:
- Преглед на съобщението. Има ли нещо неясно? Има ли граматически или правописни грешки? Казахте ли всичко, което искахте?
- Проверете източниците си. Връзка към външен източник би ли изяснила значението ви? Дали връзката би помогнала на вашия получател да намери уебсайт бързо?
- Вижте имената на получателите. Забравихте ли важен човек, който трябва да види съобщението? Добавихте ли някой, който не трябва да вижда съобщението?
- Вижте адреса си. Ако имате повече от едно, не забравяйте да изпратите съобщението от най-подходящото за целта на съобщението.
- Определяне на приоритета на съобщението. Трябва ли съобщението да бъде маркирано като важно?
- Добавете подкрепящи документи. Забравихте ли прикачените файлове?
Не отговаряй винаги на всички
Трябва да знаете кога и кога не трябва да отговаряте на всички на групови имейли. Ако всички в оригиналния имейл (този, на който отговаряте) трябва да знаят какво имате да кажете, използвайте Отговор на всички.
Например, човек А изпраща имейл на вас и човек Б, за да измислите идеи как да отпразнувате 10-годишнината на вашия шеф с компанията. Вашият отговор е подходящ както за човек А, така и за човек Б, така че използвайте Отговор на всички, за да отговорите и на двамата.
Ако някой изпрати покана за парти по имейл до вас и 20 други приятели, вашият отговор не е подходящ за другите получатели на имейла, така че използвайте Отговор, за да изпратите отговор само до първоначалния подател.
Напишете ефективни теми
Ключът към написването на добра тема на имейл е да се уверите, че тя отразява накратко същността на вашето съобщение. Ето няколко примера:
- Срещата по продажбите е променена на 3:00
- Покана за парти за Хелоуин
- Ревизии на текста на уебсайта
- Тази седмица най-добрите 20 избрани видеоклипа
- Подробности за вашето ново членство
- Потвърждаване на вашия час
- Заявка за доброволци за събитие за набиране на средства
За да направите редовете за теми по-ефективни, включете действието, което искате да предприемат получателите, като например:
- Покана за парти за Хелоуин - отговорете до 11 май
- Ревизии на текста на уебсайта - необходимо е одобрение до вторник
Долен ред
Когато препращате имейл съобщение от някой друг, обяснете на новия получател защо го правите и как очаквате да се възползва от него. Например, да приемем, че клиент, Джей, ви изпраща въпрос и вие не знаете отговора. Препратете съобщението на вашия колега, Сара, с бележка, която гласи: „Сара, Джей иска да научи процеса за влизане в нашия портал от мобилното си устройство. Вижте по-долу за подробности. Можете ли да помогнете?“
Обяснете защо CC
Ако изпратите копие на някого в имейл съобщение, обяснете на основния получател, че го правите и защо. Да приемем например, че Джена иска да се присъедини към вашия книжен клуб и вие й изпращате информация за това. Ще изпратите копие на лидера на книжния клуб, Ан, и ще пишете на Джена: „Изпращам копие на нашия лидер, Ан, за да може тя да види какво ви изпращам и да попълни всичко, което може да съм пропуснал. Когато използвате този процес, Ан също знае защо получава копие от съобщението.
Долен ред
Имейл съобщенията могат да се изгубят в пощата или във филтъра за спам. В знак на любезност, особено при важни съобщения (като такива с прикачени файлове или свързани с крайни срокове), напишете кратка бележка, за да уведомите подателя, че имейлът му е получен. Например, ако вашият шеф ви изпрати нов проект, по който да работите, отговорете с „Разбрах, ще започна утре.“
Използвайте акронимите пестеливо
Не всеки знае всеки акроним, така че използвайте възможно най-малко и само когато сте сигурни, че получателят знае какво означават. Има няколко акронима, които обикновено се използват в кореспонденцията по бизнес имейл. Ето няколко:
- ASAP: Възможно най-скоро
- BTW: Между другото
- EOD: Край на деня
- EOM: Край на съобщението (обикновено се използва в реда за тема, за да покаже, че няма текст на имейла, който да следва)
- EOW: Краят на седмицата
- FYI: За ваша информация
- IMO: Според мен
- OOO: Извън офиса
- Y/N: Да или Не
Долен ред
Тъй като не получавате контекста на изражението на лицето и тона на гласа в имейла, той не е добра среда за изразяване на сарказъм или хумор, особено с получатели, които не познавате добре. Изразявайте съобщението си просто и ясно, поне докато не опознаете по-добре получателя. Ако наистина не можете да си помогнете, включете усмихната или смееща се емотикона, за да покажете, че се шегувате.
Изберете подходящ край
Понякога е трудно да разберете как да прекратите имейл съобщение. Ето няколко предложения, базирани на ситуацията:
- Благодаря или Много благодаря: Ако молите за услуга.
- Любов или Прегръдки: Ако получателят е приятел или член на семейството.
- Наздраве или Най-добър: Ако получателят е случаен познат.
- С уважение: Ако вашето съобщение е официално.
- Най-добри пожелания или Поздрави: Ако искате да поддържате официален бизнес тон.
