Какво да знаете
- Отидете на Файл > Опции > Save > AutoSave OneDrive и SharePoint Online файлове по подразбиране в Excel.
- За повече защита изберете Запазване на информацията за автоматично възстановяване и Запазване на последната автоматично възстановена версия, ако затворя без запазване.
Тази статия обяснява как да използвате функцията за автоматично запазване в Excel за Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 и 2010. Освен това обяснява автоматичното възстановяване, как да възстановите файл и какво да направите, ако не го направите имат функцията AutoSave.
Автоматично запазване срещу автоматично възстановяване
AutoSave автоматично запазва вашите файлове във вашия акаунт в OneDrive и SharePoint. Ще трябва да конфигурирате OneDrive или SharePoint, така че да са правилно свързани, и това е функция, налична само в Microsoft 365. Това също ви позволява да „редактирате съвместно“документи с други.
AutoRecover временно запазва промените в директория на вашия компютър. Наличен от Office 2007, той не записва автоматично вашите файлове. Вместо това, ако компютърът ви се изключи или Excel се затвори без записване, имате опцията да възстановите работата си. Той запазва тази информация на зададен интервал, обикновено 10 минути, но това е само временно. Ако изберете да не възстановите данните си, това ще изтрие данните и ще се върнете на изходна позиция.
Нито едно от тези не е заместител на командата Запис. Създайте си навик да запазвате работата си последователно, особено когато сте на път да затворите. От съществено значение е да конфигурирате както AutoSave, така и AutoRecover, ако имате и двете опции.
Как да включите автоматичното записване в Excel
От 2010 г. Excel направи само незначителни промени във функцията за автоматично запазване. Ако използвате Excel 2010 или по-нова версия, ще намерите това меню на същото място.
-
Отворете Excel и изберете Файл > Опции.
Image - В менюто, което се отваря, изберете Save отляво.
-
Ако имате акаунт в OneDrive или SharePoint, изберете Автоматично запазване на файлове на OneDrive и SharePoint Online по подразбиране в Excel. Това ще спести работата ви в акаунти в OneDrive и SharePoint в реално време, запазвайки резервно копие, ако загубите лаптопа си.
Активирайте това само за файлове, защитени с парола. Никога не споделяйте чувствителна информация като номера на социално осигуряване или финансови данни чрез файл на OneDrive или SharePoint.
Image - Изберете Запазване на информация за автоматично възстановяване и изберете интервала, на който искате да я запазите. По подразбиране е 10 минути, но можете да го зададете по-ниско или по-високо в зависимост от вашите предпочитания.
- Изберете Запазване на последната автоматично възстановена версия, ако затворя без запазване, за да запазите работата си, ако загубите захранване или случайно затворите Excel.
-
Отбележете къде Excel ще запази тези файлове. Ако предпочитате по-достъпно място, можете да го напишете тук.
Възможно е да не можете да видите местоположението си за автоматично възстановяване във File Explorer, в зависимост от това дали сте влезли или не като администратор и какви са вашите настройки за възстановяване на данни. Възможно е също така да не можете да промените пътя на файла, ако не сте администратор.
Как да възстановите Excel файл с помощта на AutoRecover
За достъп до версията за автоматично възстановяване на вашата работна книга на Excel, изберете File > Open, след което превъртете надолу до Раздел Възстановяване на незапазени работни книги и изберете вашия файл.
Какво ще стане, ако моята версия на Excel няма автоматично запазване?
Ако нямате опция за автоматично запазване във вашата версия на Excel или не искате да използвате OneDrive или SharePoint за архивиране на вашите файлове, можете също да използвате софтуер на трети страни, като Google Drive или Dropbox, за архивиране актуализирайте данните си редовно.
Преди да използвате тези услуги, помислете внимателно за потенциалната сигурност и пространство. Ако архивирате поверителна информация, съществува присъщ риск от пробив. Ако искате да запазвате документи за работа, консултирайте се с ИТ отдела на вашето работно място, ако има такъв, за решения, които са проверили.
Освен това, всяка услуга за архивиране ще има ограничено пространство и вероятно ще искате да я използвате, за да архивирате и други файлове. Има повече място, но ще трябва да се абонирате за него. Прегледайте внимателно нуждите си, преди да се регистрирате в която и да е услуга за архивиране.
