Какво да знаете
- Създаване на отчет с помощта на диаграми: Изберете Insert > Препоръчани диаграми, след което изберете тази, която искате да добавите към листа с отчети.
- Създаване на отчет с обобщени таблици: Изберете Insert > PivotTable. Изберете диапазона от данни, който искате да анализирате в полето Таблица/Диапазон.
- Печат: Отидете на Файл > Печат, променете ориентацията на Пейзаж, мащабиране до Побиране на всички колони на една страница и изберете Отпечатване на цялата работна книга.
Тази статия обяснява как да създадете отчет в Microsoft Excel, като използвате ключови умения като създаване на основни диаграми и таблици, създаване на обобщени таблици и отпечатване на отчета. Информацията в тази статия се отнася за Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel за Mac.
Създаване на основни диаграми и таблици за отчет в Excel
Създаването на отчети обикновено означава събиране на информация и представянето й в един лист, който служи като отчетен лист за цялата информация. Тези отчетни листове трябва да бъдат форматирани по начин, лесен за отпечатване.
Един от най-разпространените инструменти, които хората използват в Excel за създаване на отчети, са инструментите за диаграми и таблици. За да създадете диаграма в отчетен лист на Excel:
-
Изберете Insert от менюто и в групата диаграми изберете типа диаграма, която искате да добавите към отчетния лист.
Image -
В менюто Дизайн на диаграма, в групата Данни изберете Избор на данни.
Image -
Изберете листа с данните и изберете всички клетки, съдържащи данните, които искате да начертаете (включете заглавки).
Image -
Диаграмата ще се актуализира във вашия отчетен лист с данните. Заглавките ще се използват за попълване на етикетите в двете оси.
Image -
Повторете горните стъпки, за да създадете нови диаграми и графики, които представят по подходящ начин данните, които искате да покажете във вашия отчет. Когато трябва да създадете нов отчет, можете просто да поставите новите данни в информационните листове и диаграмите и графиките се актуализират автоматично.
Image Има различни начини за оформяне на отчет с помощта на Excel. Можете да включите графики и диаграми на една и съща страница като таблични (числови) данни или можете да създадете няколко листа, така че визуалното отчитане да е на един лист, табличните данни да са на друг лист и т.н.
Използване на обобщени таблици за генериране на отчет от електронна таблица на Excel
Обобщените таблици са друг мощен инструмент за създаване на отчети в Excel. Обобщените таблици помагат за по-задълбочено копаене в данните.
-
Изберете листа с данните, които искате да анализирате. Изберете Insert > PivotTable.
Image -
В диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица, в полето Таблица/диапазон, изберете диапазона от данни, които искате да анализирате. В полето Местоположение изберете първата клетка от работния лист, където искате да отиде анализът. Изберете OK, за да завършите.
Image -
Това ще стартира процеса на създаване на обобщена таблица в новия лист. В областта Полета на обобщена таблица първото поле, което изберете, ще бъде референтното поле.
Image В този пример тази обобщена таблица ще показва информация за трафика на уебсайта по месеци. И така, първо трябва да изберете Месец.
-
След това плъзнете полетата с данни, за които искате да покажете данни, в областта със стойности на панела с полета на обобщената таблица. Ще видите данните, импортирани от изходния лист във вашата обобщена таблица.
Image -
Опорната таблица събира всички данни за множество елементи, като ги добавя (по подразбиране). В този пример можете да видите кои месеци са имали най-много показвания на страници. Ако искате различен анализ, просто изберете стрелката за падащо меню до елемента в панела Стойности, след което изберете Настройки на полето за стойност
Image -
В диалоговия прозорец Настройки на полето за стойност променете типа изчисление на предпочитания от вас.
Image - Това ще актуализира съответно данните в обобщената таблица. Използвайки този подход, можете да извършите какъвто искате анализ на изходните данни и да създадете осеви диаграми, които показват информацията във вашия отчет по начина, по който ви е необходим.
Как да отпечатате своя отчет в Excel
Можете да генерирате отпечатан отчет от всички листове, които сте създали, но първо трябва да добавите заглавки на страници.
-
Избор Вмъкване > Текст > Header & Footer.
Image -
Въведете заглавието на страницата с отчета, след което го форматирайте, за да използвате по-голям от нормалния текст. Повторете този процес за всеки отчетен лист, който планирате да отпечатате.
Image -
След това скрийте листовете, които не искате да бъдат включени в отчета. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на листа и изберете Скриване.
Image -
За да отпечатате отчета си, изберете Файл > Печат. Промяна на ориентацията на Пейзаж и мащабиране на Побиране на всички колони на една страница.
Image -
Изберете Отпечатване на цялата работна книга. Сега, когато отпечатате своя отчет, само листовете с отчети, които сте създали, ще се отпечатат като отделни страници.
Можете или да отпечатате отчета си на хартия, или да го отпечатате като PDF и да го изпратите като прикачен файл към имейл.
