Формулярите и документите са факт от живота. Но в дигиталната ера използването на хартиени формуляри е все по-тромаво и неудобно.
DocuSign е водещият инструмент за електронен подпис, предназначен да разреши тази трудност. Той позволява на физически лица и компании да заменят ръчното подписване на документи на хартиен носител. Сигурно, бързо и лесно е да подписвате, управлявате и съхранявате документи в облака – всичко това от един инструмент.
Как работи DocuSign
DocuSign има редица характеристики и функции, включително:
- Качване и изпращане: Качете вашия документ, посочете кой трябва да го подпише, поставете правилните полета и го изпратете на съответните страни.
- Подпис: Ще получите връзка в имейла си с искане за подпис. От тук ще изберете връзката, ще следвате разделите и ще подпишете. DocuSign ще изпрати документа автоматично.
- Управление на документи: Можете да видите състоянието на вашия документ от таблото за управление, да съхранявате документите си онлайн и да управлявате специфични предпочитания, като брандиране и видимост.
За да отключите всички функции на DocuSign, трябва да имате месечен план. Тези планове варират от $10 за личен акаунт до $32 на месец за бизнес професионален акаунт. Ако искате да използвате DocuSign само за подписване на документи, които получавате, можете просто да използвате безплатния план DocuSign. Има и 30-дневен безплатен пробен период, който можете да използвате, за да тествате инструмента, преди да се ангажирате с абонамент.
Как да изпратите документ за подпис чрез DocuSign
Първото нещо, което ще искате да знаете е как да изпратите документ за подпис с помощта на DocuSign. За да започнете, регистрирайте се за безплатния пробен период на DocuSign или за месечен акаунт.
-
На началната страница изберете Започнете сега, за да качите вашия документ, или плъзнете и пуснете файла с документа в бялото поле за качване.
DocuSign поддържа много файлови формати, качени от вашето устройство, както и доставчици на облачно хранилище като Google Drive и Dropbox. Размерът на файла може да бъде до 25 MB.
-
След като бъде качен, изберете Напред.
Image Ако сте единственият подписал, можете да поставите отметка в квадратчето до Аз съм единственият подписал, за да пропуснете напред.
-
Въведете името и имейл адреса на получателя. Ако трябва да добавите няколко подписващи, изберете Добавяне на получател.
- След като всички получатели бъдат добавени, изберете Напред.
-
Поставете вашите полета за подпис, като използвате инструментите в лентата с инструменти от лявата страна на екрана. Изберете Подпис и го поставете на мястото, където се изисква подпис.
Image -
Когато създадете всички необходими полета, изберете Напред. Тук можете да промените темата на имейла и да въведете имейл съобщение до вашия получател.
Можете също да изберете да зададете автоматични напомняния, като изберете Изпращане на автоматични напомняния.
- Когато приключите, изпратете документа до вашите получатели, като изберете Изпращане.
Как да използвате DocuSign за подписване на документ
Получили ли сте документ от друга страна, който иска вашия подпис чрез DocuSign? Подписването на документа е лесно.
-
Изберете Преглед на документа в имейла, който получавате от DocuSign.
Процесът на подписване може леко да се различава, ако сте нов потребител спрямо завърнал се потребител. DocuSign препоръчва да гледате тяхното видео за подписване или да прочетете ръководството как да се запознаете.
-
След като документът се отвори, трябва да се съгласите да подпишете електронно. Изберете Съгласен съм да използвам електронни записи и подписи, след което изберете Продължи.
Image - Изберете Старт отляво на документа, за да започнете подписването. Това ще ви покаже всички полета, необходими за попълване на вашия документ.
-
Изберете Знак. Ако сте използвали DocuSign преди, ще видите подписа си на място. Ако не сте използвали DocuSign, следвайте инструкциите на екрана, за да създадете нов подпис.
Image - След като подписът ви е поставен, уверете се, че всичко изглежда правилно, след което изберете Край. Ще видите резюме на сесията за подписване, включително датата, на която сте подписали, и датата, на която е изпратен документът.
Как да създадете PDF файл с възможност за попълване с DocuSign
Можете лесно да създадете всеки формуляр за попълване, който можете да си представите, като използвате инструментите на DocuSign. За да започнете, уверете се, че сте влезли във вашия акаунт в DocuSign.
- На началната страница качете своя формуляр. DocuSign автоматично ще конвертира формуляра в PDF.
-
Изберете Напред, след като файлът ви бъде качен.
Image - Добавете вашите получатели и изберете Напред.
-
На екрана Подготовка можете да започнете да създавате своя формуляр, като използвате полетата в лентата с инструменти от лявата страна на екрана.
Image -
Изберете от полетата и ги добавете във вашия формуляр, като изберете областта, където искате да бъде поставено полето. С всяко поле, което изберете, ще видите допълнителни опции от дясната страна на екрана. Например полето Име ви позволява да превключвате между пълно име и собствено име.
Image Можете също да добавяте формули, текстови полета, падащи менюта, радио бутони и др. Всички те се намират в лентата с инструменти от лявата страна на екрана.
- Когато вашият формуляр е завършен, изберете Напред, променете имейл съобщението си, ако желаете, след което изберете Изпрати, за да изпратите документа си до получателят(ите).
-
За да запазите формуляра си за бъдеща употреба, на екрана Управление изберете падащото меню отдясно на документа. Изберете Запазване като шаблон, попълнете подробностите, след което изберете Запазване. Вече ще можете да видите вашия формуляр на вашата страница с шаблони.
Image
Как да попълните формуляр с помощта на DocuSign
Процесът за попълване на формуляр е подобен на подписването на документ с помощта на DocuSign.
- Изберете Преглед на документа в имейла на DocuSign, който сте получили, за да започнете.
- Изберете Продължи, за да започнете да попълвате своя формуляр.
- Или изберете полетата, които трябва да попълните, или изберете Старт, за да позволите на DocuSign да ви преведе през документа, като ви отведе до всеки раздел, който изисква подпис.
-
Въведете информацията си в полетата. Можете също така да поставите отметки в квадратчета или опции в падащите менюта.
Image - Когато приключите, изберете Край. Вашият формуляр се изпраща автоматично обратно на подателя.
